Hoe voorkom je verrassingen in de uitvoeringsfase?

Auteur: Anneke van Abeelen, Best Value Trainer en Jolanda Hoogkamer, Best Value Support
Best Value Sales en Best Value support

Minder verrassingen

Het toepassen van de Best Value-aanpak binnen projecten zorgt voor minder verrassingen voor zowel klant als leverancier. De activiteiten die uitgevoerd dienen te worden zijn helder. Iedereen is op de hoogte van hetgeen hij moet doen en wanneer activiteiten moeten worden uitgevoerd. Dat levert een mooi resultaat op: weinig discussies en een efficiënte uitvoering.

In de praktijk

Toch zien we in de praktijk het tegenovergestelde vaak gebeuren. Er ontstaan veel discussies en de focus ligt vooral op detailniveau.

Hoewel er binnen een project geen afwijkingen zijn op tijd of budget worden er toch veel ongewenste gebeurtenissen gerapporteerd in de wekelijkse rapportage.

Hoe kan dit?

Onduidelijkheid

Voorkomen verrassingen in de uitvoeringsfaseHoe zit het met de doelstellingen? Als deze namelijk niet helder zijn ingericht in de wekelijkse rapportage dan kan de klant in de stress schieten. Er onstaan zorgen bij de klant of de leverancier bepaalde processen wel beheerst. Wat gaat de klant dan doen? Hij gaat energie steken in controle en probeert de boel zelf op de rails te krijgen.

Hoe los je dit op?

Je kunt dit oplossen door te controleren of het plan van de leverancier duidelijk en juist vertaald is naar de wekelijkse rapportage.

  • Controleer of het plan geen hiaten bevat
    • Vul ontbrekende informatie aan en kijk of alle raakvlakken duidelijk zijn en benoemd zijn
  • Controleer of het plan dominante informatie bevat
    • Als informatie niet helder en meetbaar is dan is het onduidelijk hoe je prestaties goed kunt volgen tijdens de uitvoering

De leverancier dient dus al in de concretiseringsfase te zorgen voor een transparante omgeving. Dit doet hij  door zijn plan naar een heldere mijlpalenplanning te vertalen. Door precies aan te geven hoe de prestaties van de klant alswel als de leverancier gemeten gaan worden, ontstaat er helderheid en een efficiënte uitvoering.


Laat je wekelijkse rapportage checken

Vliegende startBen je benieuwd of jouw projectplan goed is vertaald naar de wekelijkse rapportage? Kom dan op 14 oktober naar de workshop Wekelijkse Rapportage ‘Voor een vliegende start’.

Tijdens deze workshop komen klanten en leveranciers met hun wekelijkse rapportage bij elkaar om deze samen met twee experts te verbeteren.

35% teamkorting

Tot 3 oktober bedragen de deelnamekosten € 797,- per persoon. Daarna betaal je € 997,- per persoon. Maak ook meteen gebruik van de speciale teamkorting en ontvang 35% korting bij aanmelding van 3 of meer deelnemers.

De workshop vindt plaats op 14 oktober 2014 van 10:00 tot 16:00 uur in IJsselstein. Bestel hier je plaats(en) voor de workshop Wekelijkse Rapportage ‘Voor een vliegende start’.

De wekelijkse rapportage een tijdrovende klus?

Auteur: Jolanda Hoogkamer
Best Value Sales support

Afgelopen dinsdag heb je gratis kunnen deelnemen aan het webinar ‘In 5 stappen aan de slag met de wekelijkse rapportage’. Bekijk hier de video’s om het webinar terug te luisteren.

Tijdens het webinar zijn maar liefst 64 vragen gesteld. Een aantal vragen zijn plenair besproken en Anneke heeft veel vragen individueel beantwoord tijdens het webinar. Er wordt gewerkt aan een overzicht met antwoorden op alle gestelde vragen.

Tijdrovende klus

Wat opvalt bij de analyse van de vragen is dat er veel vragen gericht zijn op het detailniveau, een van de grootste valkuilen bij het werken met de wekelijkse rapportage. Deze detailvragen zijn het gevolg van gebrek aan kennis en ervaring. Zaken die in de workshop Wekelijkse Rapportage: ‘Voor een vliegende start’ uitgebreid aan bod komen.

Een van de opmerkingen die gemaakt werd tijdens het webinar is dat het invullen van de wekelijkse rapportage tijdrovend is. Blijkt het in de praktijk inderdaad zo te zijn dat het werken met de wekelijkse rapportage veel tijd kost dan betekent dit dat er iets in het proces niet goed loopt.

Waarom kost het veel tijd?

Bij het werken met de wekelijkse rapportage zijn er een aantal veelvoorkomende valkuilen waar veel mensen instappen.

  • Te veel focus op detail
  • Niet werken met dominante informatie
  • Er worden te veel mensen betrokken op detailniveau

 

Te detailgericht en geen dominante informatie

De opdrachtnemer vult de wekelijkse rapportage in, stuurt deze naar de opdrachtgever welke tevredenheidsscores geeft. Het noteren van veel inhoudelijke en technische informatie kost veel tijd. Het gevolg hiervan is dat de opdrachtgever betrokken wordt bij jouw inhoudelijke proces en het veel tijd kost om de wekelijkse rapportage te beoordelen. Hierbij is de kans op een lage tevredenheidsscore groot en ontstaat er alsnog ruis over de prestaties van beide partijen. De valkuil is ook dat de opdrachtgever ’iets van je proces gaat vinden’ of voor de opdrachtnemer ‘gaat denken’.

Wekelijkse rapportage - Valkuil te veel mensen erbij betrekkenTe veel mensen

Als je naast alle detailinformatie ook te veel mensen betrekt bij de inhoud van je wekelijkse rapportage dan is de kans groot dat er steeds meer ruis ontstaat, waardoor vergaderingen langer gaan duren en de helderheid verdwijnt. Wat ga je dan doen? Je gaat er nog meer mensen bijhalen om dingen helder te krijgen. Een oplossing die alleen maar averechts werkt en een sneeuwbaleffect heeft.

Maximaal 30 minuten werk

30 minuten werk - Wekelijkse rapportageNatuurlijk kost het werken aan de wekelijkse rapportage in het begin meer tijd, omdat het nieuw is en het een andere manier van samenwerken is. Maar als je de kern van de rapportage goed doorhebt hoeft het geen tijdrovende klus te zijn en haal je maximale winst uit de wekelijkse rapportage. Voldoende oefenen en een goede opleiding zijn hierbij key. Dan ben je er maximaal 30 minuten per week aan kwijt. Best Value Experts helpt je hier graag bij en organiseert op 14 oktober 2014 een workshop WR: ‘Voor een vliegende start’.

Webversie wekelijkse rapportage

In het webinar zijn ook opmerkingen gemaakt over de werkbaarheid van de wekelijkse rapportage zoals Rijkswaterstaat deze beschikbaar heeft gesteld. Deze versie werkt niet in iedere omgeving even optimaal. Jolanda is bezig met het ontwikkelen van een webversie van de wekelijkse rapportage. Met de webversie heb je overal en altijd toegang tot de template, ongeacht locatie of systeem. Zodra er meer duidelijkheid is over de opleverdatum wordt dit in ons e-zine gecommuniceerd.

 

__________________________________________________________________________________________

Workshop wekelijkse rapportage ‘Voor een vliegende start’

Op 14 oktober 2014 organiseert Best Value Experts de workshop ‘Voor een vliegende start’. Samen met twee experts ga je aan de slag om je de wekelijkse rapportage helemaal eigen te maken.

Vliegende startDetails:

  • Datum: 14 oktober 2014
  • Tijd: 10:00 tot 16:00 uur
  • Plaats: omgeving Utrecht

Actie tot 17 september: € 497,-  per persoon!

Klik hier om je aan te melden en voor meer informatie.