Archief van de maand: oktober, 2014

Auteur: Wim de Vries, Pro4Value
Best Value Procurement

Binnen de ICT zien we een onbedwingbare drang om testen en demo’s uit te voeren, ook al is de leverancier al geselecteerd.

De opdrachtgever voelt sterk de behoefte om zelf te oordelen over de inhoud van een project. Het gaat hier vaak om kleine details. Moet dit lettertype nou rood of blauw? Deze kleinigheden hoeven voor het contract getekend gaat worden niet duidelijk te zijn. Dit kan in een later stadium worden aangepast. Toch wil de opdrachtgever eerst zien hoe het nieuwe systeem er uit gaat zien en hoe deze werkt.

Eerst zien dan geloven

Het is duidelijk voelbaar dat de instelling binnen het ICT-vakgebied is: eerst zien dan geloven. Hierbij maakt het niet uit of de expert kan aantonen dat hij soortgelijke projecten meerdere malen succesvol heeft uitgevoerd bij andere klanten, dat de klanttevredenheid hoog is en dat doelstellingen op tijd en binnen budget zijn waargemaakt.

De opdrachtgever wil door middel van een test zelf een oordeel kunnen vellen, terwijl dit juist de taak is van de leverancier.

Niet in lijn met BVP

Deze manier van werken ligt niet in lijn met de Best Value-methodiek. Binnen Best Value laat de opdrachtgever zich juist leiden door een expert. Tijdens de BVP-aanbieding steekt de expert boven het maaiveld uit op basis van dominante informatie. Daarna werkt hij een goed plan uit welke hij in de uitvoering waarmaakt.

Het houden van testen en proeven voordat een contract wordt getekend hoort niet in dit rijtje thuis. Het is zonde van de tijd en moeite die erin moet worden gestoken en het is weggegooid geld.

Wat is de oorzaak?

Maar waarom willen opdrachtgevers toch zien dat de leverancier een test uitvoert? Beoordelingsteams binnen de ICT bestaan vaak uit technische mensen met de nodige ervaring. Om na jaren de touwtjes uit handen te geven en in de rol van opdrachtgever te gaan zitten brengt onzekerheid met zich mee.

Best Value is een andere manier van denken. Men moet loslaten, zich laten overtuigen en gaan denken in doelstellingen. Wat hebben we nodig en wat willen we? Daarna is het aan de leverancier om aan te tonen dat hij dit kan bereiken met zijn plan, en het daarmee waar te gaan maken.

Een aantal tips

Het blijkt vrij moeilijk te zijn om dit probleem op te lossen. Een vastgeroeste werkwijze verander je niet zomaar. Beter is het om volgens de principes van BVP te testen. Een aantal tips:

• Bij het uitvoeren van een demo dient de opdrachtgever deze niet als expert te beoordelen, maar de demo dient de opdrachtgever als non-expert te overtuigen

• Combineer de test met het interview: geef tijdens het interview een korte presentatie over het beoogde systeem/inhoud

• Laat de leverancier een demo zien bij zijn beste klant en laat hem aantonen waarom deze vergelijkbaar is met zijn case. Laat deze klant desnoods de presentatie zelf presenteren, wat zijn de resultaten en de behaalde doelstellingen.

Volgende stap

De stap voor de toekomst is om testen en demo’s volledig los te laten zodat uiteindelijk de opdrachtgever zelf op de regiestoel gaat zitten en de leverancier de expert laat zijn.

_________________________________________________________________________________________________

Let op: workshop ‘Wekelijkse Rapportage’ verplaatst

De workshop Wekelijkse Rapportage is verplaatst van dinsdag 14 oktober naar dinsdag 4 november. Je kunt je dus nog inschrijven.

Tijdens deze workshop komen klanten en leveranciers met hun wekelijkse rapportage bij elkaar om deze samen met twee experts te verbeteren.

35% teamkorting

Kom je met drie personen of meer naar de workshop, dan ontvang je 35% korting.

De workshop vindt plaats op 4 november 2014 van 10:00 tot 16:00 uur in IJsselstein. Bestel hier je plaats(en) voor de workshop Wekelijkse Rapportage ‘Voor een vliegende start’.