Interviewvragen van tevoren doorsturen: goed of fout?

Best Value wordt steeds vaker toegepast. Het aantal inschrijvers die eerder aan een Best Value-aanbesteding hebben meegedaan neemt daarmee ook toe en zijn steeds beter voorbereid op de interviews.

Is dat goed of fout? Is het erg als inschrijvers de vragen voor de interviews vooraf al weten? Ik vind van niet. Mijn ervaring is dat er dan nog steeds onderscheid is.

‘Interviewvragen nooit van tevoren doorsturen’

Bij opdrachtgevers bestaat vaak huiver als ik voorstel om de interviewvragen van tevoren toe te sturen aan de inschrijvers.

Dan weten ze precies wat we gaan vragen. Dan zijn ze voorbereid.

Ook bij mijn activiteiten voor de Best Value-certificeringsboard, waarbij ik mensen begeleid bij het schrijven van hun artikel voor de certificering, is een vaak gezien statement dat de interviewvragen nooit van tevoren aan de inschrijvers bekend mogen worden gemaakt. Met het toenemen van de toepassing van Best Value is zelfs het advies om de vragen voor de interviews steeds te wijzigen zodat je de inschrijvers verrast.

Laten zien dat je expert bent

Een uitspraak waar ik het als Best Value-expert pertinent mee oneens ben. Het doel van het interview is niet om de inschrijver pootje te lichten of om de geïnterviewde beter te laten zijn dan hij is, het is juist de bedoeling om de inschrijver alle ruimte en mogelijkheden te geven om te laten zien dat hij of zij expert is. Om de opdrachtgever via dominante informatie te laten zien dat ze een goede match zijn voor de opdracht.

Verkeerde beoordelingscriteria

Als je de inschrijvers onvoorbereid het interview in laat gaan, loop je het risico inschrijvers meer op hun kwaliteit in het omgaan met dergelijke situaties te beoordelen in plaats van degene te selecteren die de klus het beste kan uitvoeren.

Net als bij de schriftelijke documenten gaat het bij de interviews ook om verifieerbare, dominante informatie die voor het onderscheid zorgt. Laat inschrijvers zich juist wel voorbereiden op het interview. Het onderscheid wordt er juist groter door en de selectie wordt er alleen maar beter van.

Door de mand vallen

Als je als geïnterviewde of inschrijver geen verifieerbare dominante informatie hebt, wordt het namelijk niet makkelijk. Het mooier verkopen dan het is (‘jokken’) kan uiteraard, maar dan val je later door de mand bij de verificatie en kunnen de mooie praatjes niet waargemaakt worden.

Bewijs

Ik gebruik een set hoofdvragen (ca. 10) die van tevoren naar alle inschrijvers gestuurd worden, zoals ‘Waarom ben jij de expert?’ en ‘Wat is je plan?’. Tijdens het interview nemen we de informatie in de beantwoording voor waar aan. In de fase daarna, bij de start van de concretiseringsfase of net daarvoor, vindt de verificatie plaats en moet er met verifieerbare informatie worden aangetoond dat hetgeen gezegd is tijdens het interview ook daadwerkelijk de waarheid is. Het bewijs. Degene die een mooi verhaal heeft bedacht en heeft gejokt valt op deze manier altijd door de mand met als gevolg een hoop tijd besteed voor niks en ‘jokken’ tijdens een aanbesteding is niet goed voor je reputatie.

Laat inschrijvers wel voorbereiden

Stuur dus juist wel alle inschrijvers de vragen van tevoren toe. Het gaat uiteindelijk om verifieerbare, dominante informatie die voor onderscheid zorgt en aantoont dat iemand de juiste expert is voor de klus.

Innovatie en Best Value: lastig te verenigen?

Vind jij ook dat Best Value en innovatie lastig met elkaar te verenigen zijn? En dat nieuwe toepassingen binnen Best Value niet tot hun recht komen dan wel te risicovol zijn om aan de opdrachtnemer over te laten? We zijn ermee aan de slag gegaan in de praktijk en Best Value en innovatie blijken een prima combinatie te zijn zoals blijkt uit onderstaande case.

Case: aanbesteding voor flexibele waterkering

Het gaat concreet om het project ‘Waterkering kern Spakenburg‘, een aanbesteding voor een flexibele waterkering die in Nederland nog nooit is toegepast en wereldwijd uniek is qua lengte (335 meter). De case wordt beschreven vanuit het perspectief van de aanbieder. Deze aanbesteding is op de markt gezet door Waterschap Vallei en Veluwe.
 

Projectkenmerken

  • Een innovatieve zelfsluitende flexibele waterkering over 335 meter: de grootste ter wereld.
  • De waterkering gaat dwars door het centrum van Spakenburg; inpassing in de kern is een zorgpunt voor de gemeente in verband met de cultuurhistorische waarde en drukte qua toeristen en vaartuigen in de haven.
  • Het is nog nooit in Nederland gerealiseerd.
  • De aanbieder is een combinatie van twee bedrijven met ieder haar eigen expertise: van Heteren Weg- en Waterbouw BV en Jansen Venneboer. Aangevuld met expertise op het gebied van toetsing waterbescherming, landschapsarchitect en producent van de flexibele kering.
  • De opdrachtgever kiest bewust voor Best Value, omdat men zelf de expertise niet heeft.
  • Het project moet voldoen aan de regelgeving en toetsing van het Hoogwater beschermingsprogramma is cruciaal en nog nooit gedaan voor deze oplossing.

 

De aanbesteding

De aanbesteding is in twee fasen opgedeeld:

Fase 1

Fase 1 betrof een inpassingsplan in de kern van de gemeente en een prestatieonderbouwing die gericht was op de toetsing aan de regelingen en betrouwbaarheid van de constructie. De doorlooptijd voor de aanbieder was één maand.

Op basis van de scores voor fase 1 werden er drie aanbieders uitgenodigd voor fase 2.

Fase 2

Fase 2 betrof een ‘regulier’ Best Value-traject met prestatiebeweringen (over andere onderwerpen dan fase 1), risico’s en kansen. Aansluitend vonden interviews plaats. De doorlooptijd voor de aanbieder was zes weken voor het indienen van de kwaliteitsdocumenten.

Aspecten die van belang waren voor de aanbieder:

  • inhoudelijke experts op de diverse deelgebieden bij de opdrachtnemer;
  • een multidisciplinaire aanpak waarin iedere expert bijdroeg aan de totaaloplossing (op ieder deelgebied van de innovatie was ervaring opgedaan);
  • een aanbieder die techniek kan vertalen naar prestaties;
  • voldoende voorbeeldprojecten om diversiteit aan prestaties, risico’s en kansen te te onderbouwen met meetbare prestatie-informatie;
  • een opdrachtgever die dominante informatie weet te herkennen, en
  • gecertificeerde Best Value-adviseurs (bij zowel opdrachtgever als opdrachtnemer).

 

De aanpak

De aanbieder heeft veel tijd gestoken in het doorgronden van de opdracht. Omdat het proces in twee fases was verdeeld, was er veel aandacht voor de verdeling van de onderwerpen en beoordeling per fase. Hier moest zeer gestructureerd en gedisciplineerd worden gewerkt wat soms moeizaam ging.
 

Techniek versus prestaties

De technische mensen vonden het af en toe interessanter en leuker om over technische invalshoeken en problemen te praten (en daarvan waren er genoeg!) dan over prestaties, risico’s en de onderbouwing daarvan.

Belangrijk was om te zorgen dat iedere betrokkene weet wat Best Value is en bereid is daarin mee te werken. De uitdaging was verder om een consistent en logisch geheel te vormen, verdeeld over de fases.
 

Meetbare prestatie-informatie aanwezig

Wat de onderbouwing betrof hebben we kunnen putten uit de ervaring en meetbare prestatie-informatie van iedere afzonderlijke partij. Op alle deelgebieden konden we dit uitwerken, waarmee het geheel overtuigend en dominant was.
 

Goed gebruik van dominante informatie

In de concretiseringsfase was het zaak om vooral te focussen op de hoofdzaken door middel van dominante informatie. De aanbieder heeft zich niet laten verleiden tot/verloren in details. Hij heeft zich vooral gericht op het realiseren van overtuigende documenten waaruit blijkt dat alle doelstellingen van het project gerealiseerd kunnen worden.
 

Innovatie en Best Value: een goede combi

Zoals gezegd: het is gelukt om een hiermee een innovatief project aan te bieden binnen de Best Value-methodiek. De opdrachtgever is zeer tevreden over de geboden innovatieve oplossing en het feit dat alle doelstellingen behaald zijn.

Diverse stakeholders hadden daar vooraf zorgen over. Door de uitwerking aan de markt over te laten, hebben ze een innovatieve oplossing gekregen die ze van te voren niet hadden verwacht. De realisatie van het project zal worden afgerond begin 2017.
 

Meer weten over het project?

Er is al veel geschreven over dit project. Wil je meer informatie? Lees dan onderstaande artikelen.

Opdrachtgever leidt potentiele opdrachtnemers op, goed idee?

We zien in 100% van de aanbestedingstrajecten dat de opdrachtgever de opdrachtnemer faciliteert in het opleiden in de Best Value-aanpak.  Op het eerste gezicht logisch, want de opdrachtgever heeft immers belang bij een opdrachtnemer die het Best Value-gedachtengoed verstaat. Maar moet je als opdrachtgever je potentiële opdrachtnemers wel opleiden?

Evenwicht zorgt voor maximaal resultaat

Wat ik in de praktijk zie, is dat opdrachtgevers het ‘eng’ vinden om opdrachtnemers los te laten in het Best Value-gedachtegoed en als reactie potentiële opdrachtnemers op verschillende manieren faciliteren in het geven van trainingen in de Best Value-aanpak. Logisch als je kijkt waar de Best Value-aanpak vandaan komt.

Tot een jaar geleden hadden we het nog over Best Value Procurement (BVP) en gaf de perceptie dat het alleen betrekking had op inkoop. Door de ‘P’ ervan af te halen, moet het duidelijker worden dat het een omgeving is waarin zowel inkoop als verkoop maximaal kunnen presteren. Dat vergt dus ook initiatief van de opdrachtnemer om tot een evenwicht in het volwassenheidsniveau van zowel opdrachtgever als opdrachtnemer te komen.

De ideale opdrachtgever

Binnen Best Value is de ideale opdrachtgever een opdrachtgever die een bewuste keuze heeft gemaakt om zijn vraag middels deze methodiek naar de markt te brengen en die de drie fases 100% conform het Best Value-gedachtegoed doorloopt. Tijdens dit traject heeft hij minimaal een ervaren Best Value-expert (A of A+ gecertificeerd) aan boord en toont overeenkomstige houding en gedrag.  Een schat aan informatie haalt deze opdrachtgever uit de observaties die hij in een vroeg stadium, fase 1 ofwel de selectiefase, kan opdoen.

Tijdens deze observatie krijgt de opdrachtgever antwoorden op vragen als:

  • Hoe serieus zijn de potentiële opdrachtnemers om zich te verdiepen in mij als organisatie en overeenkomstige oplossing?
  • Verstaan ze het Best Value-gedachtengoed?
  • Wie stuurt de opdrachtnemer naar de marktbijeenkomst: sleutelfunctionarissen of sales?
  • Welke vragen worden gesteld tijdens de vragenronde: proces/technische, proactieve of moet ik zelf nadenken?
  • Zijn de kwaliteitsdocumenten van de opdrachtnemer geschreven vanuit eigen kracht?

Niet serieus genomen

Een opdrachtnemer die zonder Best Value-kennis inschrijft, laat zien de opdrachtgever niet serieus te nemen. Een opdrachtgever kiest met reden voor Best Value en moet mijns inziens door de opdrachtnemer als aanvullende conditie opgenomen worden in zijn prekwalificatie om wel of niet aan te bieden. Een goed opdrachtnemer zorgt dat de initiële condities maximaal goed staan, zodat er nog maar één uitkomst mogelijk is: een nieuwe opdracht!

Praktijk pakt anders uit

Hoewel we zien dat de opdrachtnemer zich meer en meer verdiept in de Best Value-aanpak en weet dat er een bepaald kennisniveau van hem wordt verwacht, komt de werkelijkheid niet overeen. In de praktijk zie ik dat opdrachtnemers die geen Best Value-expertise binnen hun organisatie hebben zich in beginsel ook niet laten begeleiden door een Best Value-expert.

Mogelijke oorzaken hiervan zijn een beleid van zelf doen, ontoereikend bidbudget en een ’hoe-moeilijk-kan-het-zijn’-overtuiging. Dit kan een verklaring zijn dat veel opdrachtgevers ertoe besluiten de opdrachtnemer te voorzien van trainingen om het Best Value-kennispeil omhoog te krikken.

Fun Factor neemt toe

Mijn persoonlijke ervaring is dat opdrachtnemers die na twee keer keer zelf doen (zonder goede afloop), zich wel laten bijstaan door een expert en/of zich intensiever laten opleiden. Het wel halen van de interviews en/of als nummer 1 eindigen na de selectiefase zijn vervolgens harde resultaten. Observaties die ik ook zie is dat de Fun Factor in de methodiek en het gedachtengoed enorm groeit, omdat de eigen kracht van de organisatie duidelijker is geworden.

Loslaten levert meer informatie

Mijn advies is: laat als opdrachtgever het opleiden van de opdrachtnemer los en geef de opdrachtnemer de ruimte om zich vanaf het begin te tonen als de expert. Door het faciliteren mis je als opdrachtgever een schat aan informatie/observaties die minimaal in de selectiefase zichtbaar worden.

Voor een goede opdrachtnemer is het logisch dat hij ervoor zorgt dat de initiële condities goed staan alvorens hij begint; en daar vallen de basisprincipes van Best Value ook onder.

Graag lees ik je reactie op dit artikel; wat zijn jouw perspectieven?

Klant aan het woord: hoe beleven aanbieders Best Value?

In onze nieuwe rubriek ‘Klant aan het woord’ vertellen klanten over hun ervaringen met Best Value Procurement. Hoe hebben zij het Best Value-traject ervaren en wat zijn hun gouden tips?

Rik Bulsink van GMB Civiel B.V. is als tendermanager betrokken geweest bij een Best Value-project voor het verbeteren van dijken en oevers langs een kanaal en meer in Nederland.

Bij Vodafone Nederland is Jan Pijpstra als bidmanager werkzaam geweest bij een Best Value-aanbesteding voor de integrale telecomdienstverlening voor een onderwijsinstelling.

(Prestatie)-informatie als rode draad

Bij Vodafone liep men voornamelijk aan tegen het feit dat er gewoonweg geen prestatie-informatie voor handen was: “Wij zijn aangelopen tegen het ontbreken van meetbare prestatie-informatie binnen de organisatie. Het is niet echt bijgehouden en als het er niet is, moet je het er ook niet bij verzinnen. Immers, in de verificatiefase moet je bewijzen dat je aan de gedane bewering kunt voldoen.”

Onderbouwen met dominante informatie

Hoewel aanwezig, bleek het onderbouwen met dominante informatie juist een leerpunt voor Rik Bulsink. “Het logisch structureren van beweringen en deze onderbouwen met dominante informatie vergt een andere manier van denken en opschrijven,” legt Rik uit.

“Ik heb geleerd om meer vanuit de klant te denken om beweringen logisch te kunnen structuren en te onderbouwen met dominante informatie. Daarnaast heb ik geleerd dat je altijd meer kennis in eigen huis hebt dan je denkt. Het is de kunst om die ervaring boven water zien te krijgen,” aldus de tendermanager.

Kloof tussen traditioneel inkopen en prestatie-inkoop

Binnen Best Value-trajecten maken klanten uit verschillende branches ook verschillende leermomenten mee tijdens zo’n traject. Zoals we zien bij veel andere organisaties bestaat er ook bij het Vodafone-project nog steeds een kloof tussen traditioneel inkopen en prestatie-inkoop.

“Binnen de organisatie is het een heel andere manier van beantwoorden gebleken. Bij een traditionele aanbesteding wordt bij gunning een overeenkomst getekend, waarna het contract naar de uitvoerende afdeling wordt overgedragen. Veelal is cruciale informatie dan nog niet bekend en wordt met de opdrachtgever tijd gestoken in het beschikbaar stellen van deze informatie.

Nu is het noodzakelijk dat de uitvoerende afdeling vroegtijdig is betrokken bij de gehele totstandkoming van het aanbod. Dat is een groot verschil met traditionele aanbestedingen. De uitvoerende afdeling is niet gewend om in de voorfase deel uit te maken van het bidteam. Dat heeft behoorlijk wat interne discussies tot gevolg gehad,” legt Jan uit.

Samen met een expert de klus klaren

Beide heren zijn het er over eens: het inschakelen van een Best Value-expert draagt bij aan het succes van het project.

Rik: “We hebben begeleiding gehad met EMVI-documenten en hulp gehad met het goed, overzichtelijk en gestructureerd onze kennis op papier te krijgen. Dankzij de expert bleven we met een kritische blik kijken naar onze beweringen en risico’s doordat altijd de juiste (kritische) vraag werd gesteld.”

Jan geeft aan dat het snel duidelijk werd dat men een Best Value Expert in de arm moest nemen bij de Vodafone-aanbesteding. “We hadden direct in de gaten dat we een expert nodig hadden om ons te ondersteunen bij het opstellen van de kwaliteitsdocumenten en de af te nemen interviews. Qua materie van de aanbesteding wisten we weliswaar goed wat voor de opdrachtgever de beste oplossing is om de projectdoelstellingen te realiseren; het voelde alsof de BVP-methodiek ons enorm afremde omdat we hier nog geen ervaring mee hadden.”

Logisch op papier, moeilijk in de praktijk

Volgens de bidmanager dwingt de BVP-methodiek je om na te denken waarom jouw organisatie de expert is. “Hoe logisch lijkt het op voorhand om je onderscheidend vermogen SMART, project-specifiek en met dominante informatie te verwoorden; in de praktijk blijkt dit zeer lastig te zijn. Het in de arm nemen van een expert op het gebied van Best Value leert je heel kritisch te kijken naar de eigen organisatie. Er werd ons regelmatig voor ogen gehouden dat de opdrachtgever geen onzekerheid wil kopen. Dat hebben we ons telkens moeten realiseren bij het schrijven van de kwaliteitsdocumenten. De manier van schrijven wordt dan vanzelf steeds overtuigender.”

De theorie uit een boek halen is geen kunst. De praktijk blijkt lastiger en het krijgen van goede feedback is zeer waardevol gebleken. – Jan Pijpstra

Gouden tips uit de praktijk

Jan en Rik delen graag hun ‘gouden tips’ en leermomenten.

  1. Prestatie-informatie bijhouden
    Jan: “Als wij terugkijken naar wat we allemaal hebben gepresteerd bij de betreffende aanbesteding, dan weten we dat we het een volgend project anders zullen aanvliegen. De diverse vervolgstappen zijn voor ons nu duidelijker. Voortaan brengen wij veel beter in kaart wat de prestatie bij een project is, zodat die informatie voor toekomstige (maar ook voor niet-BVP-) aanbestedingen kan worden gebruikt als prestatie-informatie.”
  2. Voorbeelden van kwaliteitsdocumenten
    Jan: “Het is in bepaalde gevallen wenselijk als er – voor een geheel andere branche dan waarin de opdrachtnemer werkzaam is – voorbeelden (resultaten) zijn van de verschillende kwaliteitsdocumenten. Op deze wijze wordt het voor de opdrachtnemer een stuk concreter wat wordt bedoeld door de expert.”
  3. Verplaatsen in de klant
    Rik: “Wat me geholpen heeft is het verplaatsen in de klant die terug kijkt op het project. Wanneer zou hij tevreden zijn en beschouwt hij het project succesvol? De antwoorden op deze vragen zijn KPI’s en beweringen voor je aanbieding.”

Gratis kennissessie Best Value Nederland

De vereniging Best Value Nederland organiseert op woensdag 17 juni 2015 een gratis kennissessie in Utrecht van 09.00 tot 12.00 uur.

Rijkswaterstaat stelt de locatie ter beschikking voor deze gratis kennissessie.

Gratis kennissessie

Op het programma staan twee afstudeeronderzoeken:

  • Uitdaging van de concretiseringsfase door Niels Heim
  • Organisatorische implementatie Best Value door Stephanie Samson

Uitdaging van de concretiseringsfase

Binnen de concretiseringsfase zijn er globale richtlijnen en een duidelijk doel: een uitgewerkt plan en zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer die beiden precies weten waar ze aan toe zijn.

Tijdens deze sessie worden alternatieve perspectieven op de concretiseringsfase besproken die in mindere mate een één-op-één vertaling van de theorie in de praktijk voorstellen.

Organisatorische implementatie van best Value

Rijkswaterstaat maakt gebruik van Systems Engineering, een denk- en werkmethode waarbij validatie en verificatie centraal staan. Door expliciet te werken, zijn de resultaten herleidbaar. In de praktijk betekent dit vooral dat beide methodieken tegelijkertijd worden gebruikt tijdens het samenwerken in de uitvoeringsfase. Mits goed toegepast, sluiten Best Value en Systems Engineering goed bij elkaar aan.

Tijdens deze sessie worden de inzichten die verworven zijn gedurende theorie- en praktijkonderzoek met elkaar geconfronteerd.

Best Value Nederland

Best Value Nederland is een vereniging opgericht in 2013. Het doel van deze vereniging is om de belangen van het delen van kennis over de Best Value aanpak en prestatieinkoop onder één dak te brengen zodat kennis in een onafhankelijke bron terechtkomt én voor iedereen beschikbaar wordt gesteld.

Aanmelden en meer informatie

De kennissessie op woensdag 17 juni 2015 is geheel gratis. Kijk voor meer informatie over de twee kennissessies op de website van Best Value Nederland. Aanmelden kan via deze link.

De concretiseringsfase afbreken: veroorzaakt door de aanbieder zelf

‘Het afbreken van de concretiseringsfase, dat gebeurt hoogst zelden’, was tot voor kort het adagium dat opdrachtgevers lieten horen. Een geruststelling voor aanbieders die veel werk in die fase verzetten zonder contract. Zij zien dit toch vaak als ‘onbetaald werk’. Echter, de laatste maand heb ik concreet van twee projecten vernomen dat ze in de concretiseringsfase juist wel zijn afgebroken.

 

De redenen om deze projecten in de concretiseringsfase af te breken zijn veroorzaakt door de betreffende aanbieders zelf:

Aangedikte prestatieonderbouwing

Binnen een van deze projecten heeft de opdrachtnemer de prestatieonderbouwing overdreven. Deze kan niet gestaafd worden met meetbare prestatieinformatie tijdens het verificatieproces, oftewel men heeft ‘een te grote broek aangetrokken’ en is opportunistisch geweest.

Het is goed dat dit direct ontmaskerd wordt en dat hier consequenties aan verbonden zijn: de concretiseringsfase afbreken. De opdrachtgever gaat verder in de concretiseringsfase met de tweede aanbieder uit de ranking. Deze procedure beschermt de andere aanbieders tegen ‘oneigenlijk’ gedrag van de concurrentie.

Beloftes niet waar kunnen maken

In het tweede geval heeft de opdrachtnemer te veel beloftes gedaan in zijn aanbieding. In de concretiseringsfase blijkt dat hij deze niet kan waarmaken. Aanbieders kunnen hiertoe worden aangezet als opdrachtgevers niet realistische doelstellingen of eisen stellen. Aanbieders zijn niet gewend om aan te geven dat ze iets niet kunnen bieden, of om een beperking van hun mogelijkheden aan te geven.

Het dilemma is dan: hoe eerlijk geef ik aan wat ik wel kan? (overigens alle andere marktpartijen ook want het gevraagde is niet mogelijk). De verleiding (traditioneel commercieel gedrag) is groot om op alles ‘ja’ te zeggen , ‘u vraagt, wij draaien’. En dat is nu net niet de bedoeling met Best Value. Daarom is het goed dat dit in de concretiseringsfase wordt rechtgezet.

Concretiseringsfase afbreken gebeurt wel degelijk

Het blijkt dat het geen wetmatigheid is dat met het halen van de concretiseringsfase ‘de deal’ rond is. Een goede zaak. In de concretiseringsfase wordt immers vastgesteld of de geselecteerde aanbieder zijn aanbod echt kan waarmaken en komt er meer detail in de uitwerking.

De opdrachtgever heeft op basis van enkele A4-tjes de eerste selectie gemaakt. In de concretiseringsfase worden onduidelijkheden verduidelijkt. Als blijkt dat beloftes niet worden waargemaakt of de prestatieonderbouwing is overdreven, dan is het een juist mechanisme om daar niet veel tijd aan te besteden en met de volgende aanbieder in de rangschikking de concretisering verder te doorlopen. Zo is de Best Value-methodiek bedoeld.

Loskomen van het Paard van Troje-paradigma

Toen ik ruim 10 jaar geleden mijn eerste aanbesteding opstartte, trof ik vanaf het begin een angstige en vijandige houding aan:

‘Alle leveranciers zijn slecht en belazeren je waar je bijstaat’.

Met als gevolg dat het blijkbaar gebruikelijk was om in aanbestedingsdocumenten je als projectteam vooral bezig te houden met het volledig ‘dichttimmeren’ van de opdracht en geen enkele ruimte meer aan de leverancier te laten. En aan de andere kant van de tafel leveranciers die vervolgens van alles beloven om de opdracht maar te scoren.

Paard van Troje

Vergelijk het met het Paard van Troje. Aan de ene kant van de muur de aanbieder die het mooier voorstelt dan het is en aan de andere kant de opdrachtgever met de angst niet te weten wat hij binnenhaalt.

Dit houdt zichzelf in stand. Hoe meer angst om belazerd te worden, hoe meer angst voor de onzekerheid wat er binnenkomt, hoe meer regels, eisen en voorwaarden en hoe mooier de leverancier het voorstelt. En een slechte ervaring in het verleden zorgt ervoor dat men meer en meer de verkeerde kant uit gaat. Als een leverancier niet heeft gepresteerd, allerlei discussies over meerwerk en juridische kwesties aan de orde zijn geweest, de kosten uit de pan zijn gerezen en niet de verwachte kwaliteit is geleverd, zullen er bij een volgende aanbesteding nog meer regels worden opgesteld.

Maar wat willen we eigenlijk als opdrachtgever? Elke opdrachtgever is op zoek naar een leverancier die zich verantwoordelijk voelt, zich accountable opstelt, proactief is en nadenkt over wat hij doet. Dit alles is in het belang van de opdrachtgever. Waarom geef je als opdrachtgever dan niet die ruimte om daar invulling aan te geven?

Meer regels, meer voorwaarden en meer eisen drijven ons juist steeds meer de verkeerde kant op. 
Sterker nog: des te groter de kans de verkeerde leverancier te contracteren!

Pure logica

Het is simpele logica. Je krijgt de leverancier waar je om vraagt. Leveranciers die zich happy voelen in een omgeving waar ze geen verantwoording hoeven te nemen, niet hoeven na te denken en niet accountable hoeven te zijn voor het resultaat zullen graag inschrijven op een aanbesteding die bol staat van eisen, voorwaarden en regels. U vraagt, wij draaien is het adagium van zo’n leverancier.

Aanbestedingen waarbij zo weinig mogelijk eisen en voorwaarden zijn opgenomen en waar zoveel mogelijk ruimte is voor de leverancier zal dat soort leveranciers afschrikken en partijen aantrekken die zich juist comfortabel voelen in een situatie waar ze verantwoordelijkheid kunnen nemen.

Cirkel doorbreken

Hoe een opdrachtgever hier in zit kun je zien aan de leveranciers van die opdrachtgever. Kijk daarom als opdrachtgever of aanbestedende dienst eens naar je leveranciers. Zijn dit de leveranciers die je wilt hebben? Zijn ze accountable voor datgene wat ze moeten doen? Zijn ze proactief en nemen ze verantwoordelijkheid? Of is het een continue struggle, heb je allerlei meerwerkdiscussies, moet het contract regelmatig uit de la gehaald worden en is de geleverde kwaliteit niet dat wat je er van tevoren van verwacht had?

Durf dan een keer die vicieuze cirkel die zichzelf in stand houdt te doorbreken! Beweeg bij de eerstvolgende aanbesteding of inkoop dan eens de andere kant op en neem juist minder regels en voorwaarden mee. Geef leveranciers de ruimte. Je zal zien dat er dan andere leveranciers boven komen drijven.

Best Value Congres 2015 op 14 & 15 april

 

Dit jaar wordt voor de derde keer het Best Value Congres gehouden. Op dinsdag 14 en woensdag 15 april komen meer dan 60 sprekers bijeen in congrescentrum Reehorst in Ede om Best Value-kennis en ervaring te delen.

Onder de 60 sprekers kun je verschillende tracks bijwonen van drie van onze experts: Guido Koreman, Jannie Koster en Wim de Vries.

Bij de track van Schuberg Philis zit Sjoerd Posthuma in de rol van facilitator. Bekijk het programma voor alle onderwerpen en meer informatie.

Het Best Value Congres is zo ingericht dat je zelf je programma kunt samenstellen. Er zijn op beide dagen parallelle sessies waaruit je een keuze kunt maken.

B-certificaat behalen

Best Value Congres 2015Tijdens het Best Value Congres 2015 is het mogelijk om het B-certificaat te halen voor Best Value Procurement en Best Value Sales. Het B-certificaat behaal je door:

  • het volgen van de basiscursus Best Value op maandag 13 april 2015
  • het bijwonen van een intensieve sessie met Dean Kashiwagi tijdens het congres
  • deel te nemen aan het congres op dinsdag 14 en woensdag 15 april 2015

Op het aanmeldingsformulier voor het Best Value Congres kun je aangeven of je gebruik wilt maken van de B-certificering voor Best Value Procurement of Best Value Sales.

Kosten en aanmelden

De kosten om deel te nemen aan het Best Value Congres 2015 bedragen € 600 voor het hele congres op 14 en 15 april 2015. Dit bedrag is inclusief drinken en eten in de pauzes, de lunches, de borrel en het conferentiediner op dinsdagavond 14 april.

Wil je ook het B-certificaat halen, dan betaal je € 1200 inclusief de hele dag training op 13 april en de deelname aan het congres. Tevens krijg je een exemplaar van het boek Prestatie-inkoop of prestatieverkoop, alsmede een exemplaar van Best Value Werkt.

[button text=”Meld je aan voor het Best Value Congres 2015″ link=”http://bestvaluenederland.nl/index.php/programma-best-value-congres/aanmelden-2/” style=”default” size=”normal” target=”_blank” display=”inline” icon=”no”]

Overnachten

Wil je blijven overnachten tijdens het Best Value Congres 2015 dan biedt de vereniging Best Value Nederland € 20 euro korting op een overnachting in hotel Reehorst. Meer informatie vind je hier.

Meer weten over Best Value? Kom dan ook naar het congres!