De concretiseringsfase afbreken: veroorzaakt door de aanbieder zelf

‘Het afbreken van de concretiseringsfase, dat gebeurt hoogst zelden’, was tot voor kort het adagium dat opdrachtgevers lieten horen. Een geruststelling voor aanbieders die veel werk in die fase verzetten zonder contract. Zij zien dit toch vaak als ‘onbetaald werk’. Echter, de laatste maand heb ik concreet van twee projecten vernomen dat ze in de concretiseringsfase juist wel zijn afgebroken.

 

De redenen om deze projecten in de concretiseringsfase af te breken zijn veroorzaakt door de betreffende aanbieders zelf:

Aangedikte prestatieonderbouwing

Binnen een van deze projecten heeft de opdrachtnemer de prestatieonderbouwing overdreven. Deze kan niet gestaafd worden met meetbare prestatieinformatie tijdens het verificatieproces, oftewel men heeft ‘een te grote broek aangetrokken’ en is opportunistisch geweest.

Het is goed dat dit direct ontmaskerd wordt en dat hier consequenties aan verbonden zijn: de concretiseringsfase afbreken. De opdrachtgever gaat verder in de concretiseringsfase met de tweede aanbieder uit de ranking. Deze procedure beschermt de andere aanbieders tegen ‘oneigenlijk’ gedrag van de concurrentie.

Beloftes niet waar kunnen maken

In het tweede geval heeft de opdrachtnemer te veel beloftes gedaan in zijn aanbieding. In de concretiseringsfase blijkt dat hij deze niet kan waarmaken. Aanbieders kunnen hiertoe worden aangezet als opdrachtgevers niet realistische doelstellingen of eisen stellen. Aanbieders zijn niet gewend om aan te geven dat ze iets niet kunnen bieden, of om een beperking van hun mogelijkheden aan te geven.

Het dilemma is dan: hoe eerlijk geef ik aan wat ik wel kan? (overigens alle andere marktpartijen ook want het gevraagde is niet mogelijk). De verleiding (traditioneel commercieel gedrag) is groot om op alles ‘ja’ te zeggen , ‘u vraagt, wij draaien’. En dat is nu net niet de bedoeling met Best Value. Daarom is het goed dat dit in de concretiseringsfase wordt rechtgezet.

Concretiseringsfase afbreken gebeurt wel degelijk

Het blijkt dat het geen wetmatigheid is dat met het halen van de concretiseringsfase ‘de deal’ rond is. Een goede zaak. In de concretiseringsfase wordt immers vastgesteld of de geselecteerde aanbieder zijn aanbod echt kan waarmaken en komt er meer detail in de uitwerking.

De opdrachtgever heeft op basis van enkele A4-tjes de eerste selectie gemaakt. In de concretiseringsfase worden onduidelijkheden verduidelijkt. Als blijkt dat beloftes niet worden waargemaakt of de prestatieonderbouwing is overdreven, dan is het een juist mechanisme om daar niet veel tijd aan te besteden en met de volgende aanbieder in de rangschikking de concretisering verder te doorlopen. Zo is de Best Value-methodiek bedoeld.

Loskomen van het Paard van Troje-paradigma

Toen ik ruim 10 jaar geleden mijn eerste aanbesteding opstartte, trof ik vanaf het begin een angstige en vijandige houding aan:

‘Alle leveranciers zijn slecht en belazeren je waar je bijstaat’.

Met als gevolg dat het blijkbaar gebruikelijk was om in aanbestedingsdocumenten je als projectteam vooral bezig te houden met het volledig ‘dichttimmeren’ van de opdracht en geen enkele ruimte meer aan de leverancier te laten. En aan de andere kant van de tafel leveranciers die vervolgens van alles beloven om de opdracht maar te scoren.

Paard van Troje

Vergelijk het met het Paard van Troje. Aan de ene kant van de muur de aanbieder die het mooier voorstelt dan het is en aan de andere kant de opdrachtgever met de angst niet te weten wat hij binnenhaalt.

Dit houdt zichzelf in stand. Hoe meer angst om belazerd te worden, hoe meer angst voor de onzekerheid wat er binnenkomt, hoe meer regels, eisen en voorwaarden en hoe mooier de leverancier het voorstelt. En een slechte ervaring in het verleden zorgt ervoor dat men meer en meer de verkeerde kant uit gaat. Als een leverancier niet heeft gepresteerd, allerlei discussies over meerwerk en juridische kwesties aan de orde zijn geweest, de kosten uit de pan zijn gerezen en niet de verwachte kwaliteit is geleverd, zullen er bij een volgende aanbesteding nog meer regels worden opgesteld.

Maar wat willen we eigenlijk als opdrachtgever? Elke opdrachtgever is op zoek naar een leverancier die zich verantwoordelijk voelt, zich accountable opstelt, proactief is en nadenkt over wat hij doet. Dit alles is in het belang van de opdrachtgever. Waarom geef je als opdrachtgever dan niet die ruimte om daar invulling aan te geven?

Meer regels, meer voorwaarden en meer eisen drijven ons juist steeds meer de verkeerde kant op. 
Sterker nog: des te groter de kans de verkeerde leverancier te contracteren!

Pure logica

Het is simpele logica. Je krijgt de leverancier waar je om vraagt. Leveranciers die zich happy voelen in een omgeving waar ze geen verantwoording hoeven te nemen, niet hoeven na te denken en niet accountable hoeven te zijn voor het resultaat zullen graag inschrijven op een aanbesteding die bol staat van eisen, voorwaarden en regels. U vraagt, wij draaien is het adagium van zo’n leverancier.

Aanbestedingen waarbij zo weinig mogelijk eisen en voorwaarden zijn opgenomen en waar zoveel mogelijk ruimte is voor de leverancier zal dat soort leveranciers afschrikken en partijen aantrekken die zich juist comfortabel voelen in een situatie waar ze verantwoordelijkheid kunnen nemen.

Cirkel doorbreken

Hoe een opdrachtgever hier in zit kun je zien aan de leveranciers van die opdrachtgever. Kijk daarom als opdrachtgever of aanbestedende dienst eens naar je leveranciers. Zijn dit de leveranciers die je wilt hebben? Zijn ze accountable voor datgene wat ze moeten doen? Zijn ze proactief en nemen ze verantwoordelijkheid? Of is het een continue struggle, heb je allerlei meerwerkdiscussies, moet het contract regelmatig uit de la gehaald worden en is de geleverde kwaliteit niet dat wat je er van tevoren van verwacht had?

Durf dan een keer die vicieuze cirkel die zichzelf in stand houdt te doorbreken! Beweeg bij de eerstvolgende aanbesteding of inkoop dan eens de andere kant op en neem juist minder regels en voorwaarden mee. Geef leveranciers de ruimte. Je zal zien dat er dan andere leveranciers boven komen drijven.