Met een vliegende start de concretiseringsfase in

Een van de dingen die ik af en toe voorbij zie komen bij het inschrijven op aanbestedingen is dat inschrijvers bepaalde zaken zijn vergeten in te prijzen. Op het moment dat er een winnaar is en dit vervolgens aan het licht komt, wordt de inschrijving ongeldig verklaard.

Niets is zo vervelend dan alle inschrijvers op de hoogte te moeten brengen van de uitslag (bekendmaking van de beoogd opdrachtnemer) om vervolgens na de eerste bijeenkomst met de beoogd opdrachtnemer te moeten concluderen dat deze inschrijver geen geldige inschrijving heeft gedaan en de opdrachtnemer die als nummer twee is geëindigd de nieuwe winnaar is. Niet alleen kost dit onnodig tijd en geld, ook is dit vervelend voor zowel de opdrachtgever als de beoogd opdrachtnemer die geen geldige inschrijving blijkt te hebben gedaan.

Werken met vergrendelde aanbodscope

Een eenvoudige manier om dit soort situaties te voorkomen is inschrijvers te vragen een aanbodscope toe te voegen aan hun inschrijving. Deze aanbodscope bevat een omschrijving van wat er wel en wat er niet in het aanbod zit en mag maximaal 6 pagina’s lang zijn. Na de selectiefase vormt dit document de eerste check op geldigheid.

Inschrijvers moeten deze aanbodscope bij het indienen van de inschrijving vergrendeld aanbieden. Alleen het document van de winnende inschrijver wordt ontgrendeld en wordt in de verificatiefase, die voorafgaat aan de concretiseringsfase, gebruikt om te toetsen of het aanbod ook daadwerkelijk aan de vraag voldoet.

Verifieerbare uitvoeringsinformatie toetsen

Van inschrijvers wordt gevraagd hun inschrijving te onderbouwen met verifieerbare uitvoeringsinformatie (prestatie-informatie). Belangrijk is dan wel dit te toetsen. Immers: doen we dat niet dan zullen er inschrijvers zijn, die eerder hebben ingeschreven op Best Value-aanbestedingen, die gaan denken:

“Er wordt toch niks gedaan met de prestatie-informatie die we aanleveren, we verzinnen wel wat om het mooier te laten lijken.”

Het resultaat zal dan zijn dat Best Value uiteindelijk een trucje wordt. Om er zeker van te zijn dat de opdrachtgever in zee gaat met de beste expert moeten inschrijvers de opgegeven verifieerbare uitvoeringsinformatie gedocumenteerd aanleveren in de verificatiefase. Ook dit zal worden getoetst in het kader van geldigheid van de inschrijving. Dit is niet alleen van belang voor de opdrachtgever maar ook voor de inschrijver die als nummer 2 eindigt met een 'eerlijke inschrijving'.

Realistische inschrijfprijs

Een opmerking die ik nogal eens van inschrijvers krijg, is dat ze het vragen van een aanbodscope niet vinden passen in de Best Value-aanpak omdat dit 'extra' werk is (verhoging van de transactiekosten). Mijn uitleg is dan dat inschrijvers goed in beeld moeten hebben wat ze aanbieden (de aanbodscope) om een realistische inschrijfprijs te kunnen bepalen. Die prijs wordt niet even uitgerekend op de achterkant van een sigarendoosje.

Die aanbodscope zal in de voorbereiding dus worden bepaald en op papier worden gezet. Voor het indienen van de aanbodscope in het kader van de aanbesteding volstaat dit. Een opzet in steekwoorden is voldoende als maar duidelijk is wat in de aanbodscope zit op basis waarvan de inschrijfprijs is bepaald.

Een vliegende start

Het argument ‘extra werk’ in de voorbereiding gaat in deze dus niet op. Na mijn uitleg bevestigen de potentiële inschrijvers dit ook. Daarnaast is de verificatiefase zelf ook geen 'extra werk'. Voorheen deden we deze check aan het begin van de concretiseringsfase met het risico al direct naar de nummer 2 te moeten vanwege een ongeldige inschrijving.

Nu kunnen we de concretiseringsfase in met beduidend meer zekerheid over de geldigheid van de inschrijving en hebben we al een beeld van wat in het aanbod van beoogd opdrachtnemer zit. Op deze manier hebben we een 'vliegende start' van de concertiseringsfase. Ik werk inmiddels alweer ruim 1,5 jaar op deze manier en de opdrachtgevers en de opdrachtnemers zijn hier zeer positief over.

1 Reactie

  1. Geweldig! Zo simpel en bespaart zo veel ellende.

Geef een reactie