leveranciers prestatie en het paard van troje paradigma

Leveranciers prestatie versus het paard van Troje-paradigma

Wat heeft het Paard van Troje-paradigma met leveranciers prestatie te maken?

Wie voor het eerst een aanbesteding opstart, heeft grote kans iets aan te treffen waarvan al snel duidelijk is dat dat niet tot de beste leveranciers prestatie zal leiden. Een angstige en vijandige houding van het projectteam…

Alle leveranciers zijn slecht en belazeren je waar je bijstaat!

Het gevolg van deze overtuiging is dat het projectteam in de aanbestedingsdocumenten alles volledig ‘dichttimmert’ om slechte leveranciers prestatie in de toekomst te voorkomen. Met het stellen van minimale eisen wordt geen enkele ruimte meer aan de leverancier overgelaten. Het effect aan de andere kant van de tafel is dat leveranciers, logischerwijs, op alle eisen bevestigend antwoorden. Ze beloven alles om de opdracht maar te scoren.

Paard van Troje-paradigma

Vergelijk het met het Paard van Troje. Aan de ene kant van de muur de leverancier die zich mooier voordoet dan hij is en aan de andere kant de opdrachtgever met de angst niet te weten wat hij binnenhaalt.

Dit mechanisme houdt zichzelf in stand. Hoe meer angst om belazerd te worden, hoe meer angst voor de onzekerheid over wat er binnenkomt. Dat leidt tot meer regels, eisen en voorwaarden. En tot steeds mooiere offertes van leveranciers. En een slechte ervaring in het verleden met achterblijvende leveranciers prestatie zorgt ervoor dat men meer en meer de verkeerde kant uit gaat. Ervaring met discussies over meerwerk? Of met projecten waarbij juridische kwesties aan de orde zijn geweest, de kosten uit de pan zijn gerezen en niet de verwachte kwaliteit is geleverd? Grote kans dat de opdrachtgever bij een volgende aanbesteding nog meer regels op zal stellen, in een poging om meer grip en controle te hebben en slechte leveranciers prestatie de volgende keer te voorkomen.

Maar wat willen we eigenlijk als opdrachtgever? Elke opdrachtgever is op zoek naar een leverancier die betrokken is, zich verantwoordelijk voelt, proactief is en nadenkt over wat hij doet. Dit alles is in het belang van het resultaat voor de opdrachtgever. Waarom geef je als opdrachtgever dan niet die ruimte om daar invulling aan te geven? Ruimte voor leveranciers prestatie.

Meer regels, meer voorwaarden en meer eisen drijven ons juist steeds meer de verkeerde kant op.  Sterker nog: des te groter de kans de verkeerde leverancier te contracteren!

Je krijgt waar je om vraagt. Pure logica

Het is simpele logica. Je krijgt de leverancier waar je om vraagt. Leveranciers die zich happy voelen in een omgeving waar ze geen verantwoording hoeven te nemen, niet hoeven na te denken en niet verantwoordelijk hoeven te zijn voor het resultaat zullen graag inschrijven op een aanbesteding die bol staat van eisen, voorwaarden en regels. ‘U vraagt, wij draaien’ is het adagium van zo’n leverancier.

Aanbestedingen waarbij zo weinig mogelijk eisen en voorwaarden zijn opgenomen en waar zoveel mogelijk ruimte is voor de leverancier zal dat soort leveranciers afschrikken en partijen aantrekken die zich juist comfortabel voelen in een situatie waar ze verantwoordelijkheid kunnen nemen.

Doorbreek de cirkel: geef leveranciers de ruimte

Hoe een opdrachtgever zich opstelt en welke benadering hij hanteert is te zien aan de leveranciers van die opdrachtgever. Kijk daarom als opdrachtgever of aanbestedende dienst eens naar je leveranciers. Zijn dit de leveranciers die je wilt hebben? Voelen ze zich verantwoordelijk voor datgene wat ze moeten doen? Handelen ze proactief? Of is het een continue struggle over leveranciers prestatie, heb je allerlei meerwerkdiscussies, moet het contract regelmatig uit de la gehaald worden?

Durf dan een keer die vicieuze cirkel te doorbreken! Beweeg bij de eerstvolgende aanbesteding of inkoop dan eens de andere kant op en neem juist minder regels en voorwaarden mee. Geef leveranciers de ruimte. Je zal zien dat er dan andere leveranciers boven komen drijven.

Wil je meer weten over hoe de Best Value Aanpak in jouw situatie gaat leiden tot betere samenwerking met leveranciers en betere resultaten van jouw projecten,? Neem dan contact met ons op.

Boetes of echte prestaties: wat kies jij?

Waarvoor dient eigenlijk een boetebeding? Kort gezegd heeft het gebruik van een boetebeding een tweeledige functie. Enerzijds fungeert het als stok achter de deur voor wat betreft de naleving van het contract, als vermeende prikkel voor prestaties, anderzijds heeft het boetebeding een schade-fixerende functie.

Schade-fixerende functie

De schade-fixerende functie van boetes treedt in werking in het geval er geen oplossingen meer zijn en nakoming onmogelijk is. In deze blog wordt daar niet verder op ingegaan. Bij het toepassen van boetes zoals hier bedoeld hebben opdrachtgevers vooral het controlemiddel voor ogen. En voor schadefixering of -vergoeding zijn er ook andere regelingen en bepalingen. Een derde functie: ‘politieke overwegingen’. Oftwel indekgedrag van de opdrachtgever. Zodat men als het fout gaat kan laten zien:

Kijk eens, ik heb een boete opgenomen. Ik heb er alles aan gedaan om goede prestaties te krijgen.

Boetes als prikkel voor betere prestaties

Welke gevolgen heeft het opnemen van boetes voor de samenwerking en prestaties? De stok om mee te slaan is niets anders dan een controlemiddel die de schijnzekerheid geeft dat de opdrachtgever er een leverancier mee onder controle heeft en beïnvloedt. Een schijnzekerheid? Zeker! Best Value leert ons immers: ‘There is no control!’ Zoals de afbeelding bij deze blog laat zien: Hoe hoog een boete ook is, wat een leverancier niet kan gaat echt niet lukken. Een boeteclausule is Manage, Direct en Control (micro-managen, sturen en controleren) waarmee een opdrachtgever in plaats van het aan een expert over te laten om tot een oplossing te komen, een leverancier wil afdwingen betere prestaties te leveren.

Betere prestaties onder dwang?

Je kunt je afvragen of iemand beter wordt onder dreiging van straf. Zou een leverancier nou echt harder gaan lopen omdat er een zwaard boven zijn hoofd hangt? En als hij dat nodig heeft om te presteren heb je dan wel de juiste partij geselecteerd? Bovendien zullen leveranciers door het opnemen van boetebedingen een inschrijving doen op basis van een risicoafweging, waarbij de focus vooral ligt op prijs en beperken van het eigen risico in plaats van het leveren van kwaliteit en behalen van doelstellingen. Je selecteert op die manier de opdrachtnemer die dat het beste kan in plaats van de partij met het beste plan.

Prijsverhogend

En laten we elkaar nou niet voor de gek houden: een opgenomen boetebedrag betaal je als opdrachtgever gewoon zelf. Leveranciers doen vooraf een risicoanalyse en het wordt simpelweg meegenomen in de prijsvorming, als risico-opslag of op andere wijze.

Geen focus op prestaties

Verder zorgt een boete voor de verkeerde focus op het moment waarop juist de focus op het goed uitvoeren van het project en het behalen van een goed resultaat het hardst nodig is. Wanneer zich een situatie voordoet waarop een boeteclausule gericht is (niet presteren) zal bij het toepassen van de boete altijd een discussie en gevecht ontstaan; beschuldigen, ontwijkend en ontkennend gedrag. Terwijl je juist in die situatie de handen ineen moet slaan en met oplossingen bezig moet zijn.

Geen transparantie

En juist in situaties waar iets niet goed gaat, een onverwachte gebeurtenis of een risico optreedt, wil je een leverancier die transparant handelt en met maatregelen komt om de impact zo veel mogelijk te beperken. Wanneer er dan een boete boven zijn hoofd hangt zal een leverancier in eerste instantie focussen op beperking van eigen schade en het verkleinen of vermijden van aansprakelijkheid. Hij zal niet snel tot transparantie geneigd zijn. Het opnemen van een boete draagt dus niet bij aan het oplossen van het probleem en het behalen van een goed resultaat maar zorgt juist voor non-transparantie en dus risico verhogend.

Best Value zonder boetebeding

Gebruik van boetebedingen en bonus-malus clausules om de leverancier te sturen en te controleren werkt juist averechts voor dat wat we met de Best Value-aanpak voor ogen hebben. Vergeet de schijnzekerheid van boeteclausules en kies voor echte prestaties. Om daadwerkelijk de filosofie van Best Value toe te passen moeten we elke vorm van Manage, Direct en Control loslaten en gaan voor Listen, Observe en Align (luisteren, meten en afstemmen).

Wil je weten hoe je ook kunt samenwerken met leveranciers die zich verantwoordelijk voelen voor het realiseren van goede prestaties en proactief opereren, zonder gebruik te maken van boeteclausules? Neem dan contact met ons op.