Belangrijke aandachtspunten Best Value trajecten 2013

Auteur: Anneke van Abeelen, Best Value Trainer
Best Value Sales

3 ‘lessons learned in Las Vegas’

De Best Value aanpak leidt bij een juiste toepassing tot een transparante omgeving, gecreëerd door de expert-leverancier. Hij kan met zijn aanpak als beste de projectdoelstellingen realiseren tegen de laagst mogelijke (eind)kosten voor de klant waarbij er sprake is van een win-win situatie voor beide partijen.

Elk jaar organiseert Dr. Dean Kashiwagi, de grondlegger van de Best Value (BV) aanpak , een congres waarin ‘Best Value Practitioners’, onder andere, voortschrijdende inzichten delen. Dit artikel beschrijft 3 belangrijke aandachtspunten die in het congres van januari 2013 in Las Vegas zijn besproken. LET OP: de aandachtspunten zijn beschreven vanuit de 100% zuivere Best Value filosofie; de praktijk voor de publieke sector is anders!

Implementatie Best Value Procurement

In de praktijk blijkt dat beoogd opdrachtnemers in deze fase moeite hebben hun inschrijving in korte tijd uit te werken naar een gedetailleerd plan van aanpak waarmee ze aantonen het project van A tot Z te hebben voorbereid en het voor iedereen duidelijk is wat er wanneer moet gebeuren. Dit leidt wel eens tot vertragingen in de planning of tot een zenuwachtige opdrachtgever, die zich afvraagt of hij wel de juiste leverancier herkend heeft als expert.

De belangrijkste oorzaak van ‘problemen’ met toepassing van Best Value Procurement is het niet goed begrijpen van de essentie van de BV aanpak door opdrachtgevers en leveranciers. Een andere oorzaak van problemen is het niet goed volgen van de fasering van het BV model.

Oorzaak van problemen met implementatie

Als we de problemen beter bekijken zien we dat beoogd opdrachtnemers nog al eens een afwachtende houding aannemen om de volgende redenen:

Ze zijn onzeker over wat er van hen verwacht wordt in verificatiefase (opdrachtgevers zijn dat overigens ook). Het doel en het nut van deze fase is hen onvoldoende duidelijk.
Het komt ook wel eens voor dat beoogd opdrachtnemers zorgen hebben over het hoge risicoprofiel van hun inschrijving: dit wordt duidelijker zichtbaar als ze hun inschrijving uit gaan werken naar een gedetailleerd plan van aanpak. Sommige leveranciers bieden een grotere aanbod-scope dan ze vanuit risico-oogpunt zouden moeten doen. Doordat ze risico’s naar zich toegetrokken hebben, hebben ze zorgen in de verificatie- en uitvoeringsfase. Hierdoor zijn ze niet volledig gericht op de beste voorbereiding en uitvoering van het project en zijn ze onvoldoende proactief.
Opdrachtgevers hebben de neiging de regie te nemen in de verificatiefase. Dit veroorzaakt reactief gedrag bij de (beoogd) opdrachtnemer, die juist in zijn expert-rol proactief zijn klant moet ontzorgen.

3 aandachtspunten voor succesvolle Best Value trajecten in 2013

Om bovenstaande problemen te voorkomen in 2013, zijn er aandachtspunten geformuleerd tijdens het congres:

#1 Opdrachtnemer heeft géén risico’s; opdrachtgever is financieel verantwoordelijk voor alle risico’s

De Best Value leverancier kan zijn expert-rol het beste vervullen als hij geen onbeheersbare risico’s heeft: daarom is het belangrijk dat de opdrachtgever geen vraag-scope meegeeft in de offerte uitvraag, maar enkel de projectdoelstellingen definieert.
Alleen wanneer de expert-leverancier zijn aanbod-scope zodanig minimaliseert, dat hij geen onbeheersbare risico’s heeft, kan hij zich volledig richten op de projectvoorbereiding en -uitvoering, het meten van zijn prestatie en het mitigeren van (effecten van) ongewenste gebeurtenissen die zullen gaan optreden of zijn opgetreden.
Het is meestal de opdrachtgever, of zijn omgeving, die risico’s veroorzaakt die projectafwijkingen veroorzaken.

#2 Géén aanbod-scope in selectiefase: de beoogd opdrachtnemer specificeert zijn aanbod-scope in de verificatiefase

In de praktijk blijkt dat veel beoogd opdrachtnemers moeite hebben hun aanbod uit te werken naar een plan van aanpak.
Dat komt omdat ze niet goed weten wat er van hen verwacht wordt in de verificatiefase, of omdat ze worstelen met de aanpak van onbeheersbare risico’s in hun aanbod-scope.
Ze hebben, in het laatste geval, een te grote aanbod-scope gehanteerd bij de inschrijving om te voorkomen dat ze de opdracht mislopen op scope.
Dit is veroorzaakt door de opdrachtgever die aanbod-scope als gunningscriterium hanteert (beredeneerd vanuit de misvatting ‘hoe groter de aanbod-scope, hoe beter’. De juiste opvatting is: ‘geen risico’s voor opdrachtnemer in aanbod-scope is beter’. Daarom kun je beter geen aanbodscope uitvragen als onderdeel van de gunningscriteria. Let op: voor aanbestedingen door publieke sector geldt dit niet!

#3 Beoogd opdrachtnemer is ‘in the lead’ vanaf het moment waarop hij door opdrachtgever uitgenodigd wordt deel te nemen aan de verificatiefase.

In een groot aantal Best Value trajecten houdt de opdrachtgever een kick-off aan het begin van de verificatiefase, waarin hij de beoogd opdrachtnemer uitlegt wat er van hem verwacht wordt in deze fase. Dit veroorzaakt reactiviteit.
Het is beter veel aandacht te schenken aan het nut en doel van de verificatiefase tijdens de marktbijeenkomsten aan het begin van een tendertraject en de beoogd opdrachtnemer volledig het voortouw te laten nemen vanaf het moment dat de ranking van inschrijvers/aanbieders bekend is gemaakt. Dit stimuleert een pro-actieve houding. Daarom: geen kick-off meeting van de verificatiefase door opdrachtgever.