Hoe je je hitrate en prestaties kunt verhogen met minimale kosten voor sales en uitvoering

Veel bedrijven worstelen bij het slim reageren op aanbestedingen die met Best Value in de markt worden gezet.

Bedrijven investeren veel tijd en geld om in te schrijven op Best Value-tenders, zonder dat ze hun hitrate omhoog zien gaan.

De belangrijkste oorzaken zijn:

 

  • het opleiden van grote (bid)teams in Best Value;
  • het intensief betrekken van te veel personen bij het schrijven van de tender;
  • het te laat betrekken van expertise in de keten bij de inschrijving.

Eenmaal de Best Value-tender gewonnen, stuiten bedrijven op een volgend probleem:

  • de beste medewerkers (experts) dreigen overbelast te raken omdat ze er ‘een opdracht bij krijgen’;
  • of ze zijn niet beschikbaar om de gewonnen tender op te pakken doordat ze verkeerd worden ingezet op (Best Value)-projecten.

Door slimmer gebruik te maken van beschikbare expertise kun je je hitrate en prestaties verhogen en je sales- en uitvoeringskosten laag houden.

Focus verleggen

In plaats van stappen nemen die geld kosten, kun je beter stappen nemen die én vrijwel direct geld opleveren én beter in lijn zijn met de realiteit. Het benutten van beschikbare expertise is simpel:

laat mensen doen waar ze goed in zijn en ontdoe ze van ballast zodat ze hun prestaties kunnen verhogen.

Het logische gevolg hiervan is stijgende prestaties en dalende kosten. Anneke van Abeelen en Niels Verlaan hebben in samenwerking met Dr. Dean Kashiwagi een stappenplan ontwikkeld om deze problemen weg te nemen bij organisaties.

Gratis webinar:

gratis-webinar‘Hoe je in 5 stappen je hitrate en prestaties kunt verhogen met minimale sales- en uitvoeringskosten’

Wil je weten welke stappen jouw bedrijf kunnen helpen aan dalende kosten en verbeterde prestaties? Noteer dan 2 februari 2017 van 20:00-21:00 uur in je agenda. We vertellen je er dan graag meer over in een gratis webinar. Als bonus delen we de nieuwste inzichten van het ‘Best Value Conference 2017, Arizona’ in de Verenigde Staten.

 



Gratis webinar 2 feb 2017 20:00-21:00u Hoe je in 5 stappen je hitrate en prestaties kunt verhogen met minimale sales- en uitvoeringskosten
E-mailadres*
Voornaam*
Tussenvoegsels
Achternaam
Organisatie
dit veld niet invullen s.v.p.

 

Foto: Pexels

Gedrag opdrachtgever waarnemen

Inschatten: kent de opdrachtgever de principes van BVP?

Auteur: Anneke van Abeelen, Best Value Trainer
Best Value Sales

Juiste toepassing

Prestatie-inkoop/Best Value Performance wordt steeds vaker toegepast door de overheid en het bedrijfsleven. Een juiste toepassing van Best Value Performance doet recht aan (inzet en ontwikkeling van) beschikbare expertise in de keten.

Voordelen van BVP in de markt?

  • Als expert-leverancier kun je je gemakkelijker onderscheiden van non-experts in de markt, want je vóóraf kunt aantonen dat je de projectdoelstellingen van de klant kunt realiseren.
  • Als expert-leverancier bouw je in de projectuitvoering prestatie-informatie op waarmee je je prestatie kunt verbeteren in een volgend traject. Daarnaast kun je in een volgende aanbesteding een krachtiger propositie doen zonder dat je financieel verantwoordelijk bent voor opgetreden klantrisico’s.

Elementen en principes van BVP

We zien steeds vaker dat er tenders worden uitgeschreven waarbij aanbestedende diensten aangeven gebruik te maken van ‘elementen van prestatie-inkoop’. Een opdrachtgever die:

  • een minimale standaard voorschrijft (gespecificeerde oplossing + contract)
  • inschrijvers vraagt naar een risico- en kansendossier
  • interviews houdt met sleutelfunctionarissen

Soms wordt gevraagd een gedegen plan van aanpak bij te voegen bij de inschrijving.

Inschatten

Maar hoe kun je nu inschatten of de opdrachtgever de principes van BVP zelf ook begrijpt en doorgrondt? Het is namelijk van belang goed in te schatten of een opdrachtgever een win-win contract wil aangaan of dat hij BVP als inkooptruc hanteert om een win-lose contract te sluiten.

Gedrag van opdrachtgever waarnemen

Je kunt dit inschatten door het gedrag van de opdrachtgever waar te nemen: is er sprake van manage-direct-control gedrag of listen-observe-align gedrag in de inschrijvingsleidraad, marktinformatie bijeenkomst en nota van inlichtingen?

Listen – Observe – Align
gerelateerde acties (win-win)

  • Juiste informatie
  • Ervaring
  • Efficiënt
  • Leiderschap
  • Prestatiemetingen
  • Continue verbetering
  • Vrijheid
  • Diversiteit
  • Trial & Error
  • Strategisch
  • Plan, planning
  • Voorbereid
  • Kwaliteitsbeheersing
  • Proactief
  • Visionair
  • Professioneel
  • Transparantie
Manage – Direct – Control
gerelateerde acties (win-lose)

  • Veel informatie
  • Verwachting
  • Emotie
  • Positie/macht
  • Controle
  • Korte termijn
  • Zorgen
  • Gedetailleerde technische informatie
  • Excuses
  • Alleen werken
  • De schuld geven
  • Slechte coördinatie
  • Veel communicatie
  • Niet op tijd
  • Met politiek bezig
  • Agressief
  • Wil niet opgeleid worden

Stel de vraag

Deze observaties geven vaak voldoende informatie om het verloop van het traject in te schatten: herkent de opdrachtgever dominante informatie als het hem wordt aangereikt, handelt hij in belang van alle partijen en zal hij de expert-leverancier faciliteren in de uitvoering van de opdracht? Stel gerust de vraag aan de opdrachtgever: waaruit blijkt dat hij/zij prestatie-inkoop juist kan toepassen?

Wil je meer leren? Volg de online cursus!


Online cursus – Best Value Procurement

Wil jij ook prestaties zichtbaar beter maken? Schrijf je dan in voor de online cursus BVP en maak kennis met het begrip ‘Best Value Procurement’. 6 Best Value experts leren hoe je de best presterende partij kan herkennen die jouw doelstellingen kan waarmaken en hoe je ervoor zorgt dat jij als beste herkend wordt én de doelstellingen van de klant kunt waarmaken: Best Value Performance!

  • Online cursus gedurende 6 weken (deelnemen vanaf je PC, laptop, tablet of smartphone)
  • Elke dinsdag van 19.00 uur t/m 21.00 uur
  • In december 2013 start de volgende cursus
  • Voor en met inkoop-, sales-, contract- en projectprofessionals bij de overheid en in het bedrijfsleven: je leert het meest van anderen
  • Deelnamekosten: € 1997 per deelnemer
  • Inclusief certificaat Prestatie-inkoop/Prestatieverkoop

Meld je aan op onze aanbodpagina

Dilemma plafondprijs te laag

Wat doe je als de plafondprijs te laag is?

Auteurs: Anneke van Abeelen, Best Value Trainer en Guido Koreman, STERK
Best Value Sales experts

Plafondprijs versus vraagscope

Het gebeurt wel eens: de klant (non-expert) formuleert een vraagscope en geeft een plafondprijs mee waar jij als expert-leverancier je vraagtekens bij zet. Een te hoge plafondprijs is geen probleem: je weet wat de klant nodig heeft en calculeert je prijs op het aanbod waarmee je de doelstellingen van de klant kunt realiseren. Dat maakt dat je een passende oplossing voor de klant biedt tegen de laagst mogelijke prijs.

Wat te doen als de plafondprijs veel te laag is om de projectdoelstellingen te realiseren?

  1. Je besluit al vrij snel niet in te schrijven omdat jouw aanbod niet bij de klant past (je wilt immers geen ‘vecht-contract’ aangaan als Best Value Vendor en vindt dat eindwaarde hand in hand gaat met initiële prijs);
  2. Je hanteert ‘het voordeel van de twijfel’ en stelt de klant in staat zijn ‘vergissing’ te corrigeren. Bijvoorbeeld door een vraag te stellen zoals: “Bent u zich bewust van…? Dit brengt de volgende risico’s met zich mee….. Wij verzoeken u de vraagscope te beperken tot… of het plafondbedrag te verhogen met …%”. Uiteraard geef je dominante informatie mee waaruit blijkt dat jouw verzoek gebaseerd is op feiten;
  3. Je schrijft gewoon in voor een veel te laag bedrag en gokt erop je marge in de uitvoering wel weer terug te halen;
  4. Je schrijft in voor het bedrag waarmee je de doelstellingen van de klant kunt realiseren. Met deze minimale aanbodscope overschrijd je de plafondprijs die de klant heeft meegegeven.

Reactie #1 kan zeker een goede reactie zijn als er voldoende informatie is dat de klant willens en wetens de markt ‘wil uitknijpen’. Een Best Value Vendor werkt niet voor klanten die voor win-lose situaties gaan.

Met reactie #2 kun je je afvragen of je je con-cullega’s slimmer maakt dan ze zijn en ze hiermee over horden loodst die ze zelfstandig niet hadden kunnen nemen. Aan de andere kant kan het zijn dat jij met jouw bedrijfsproces misschien niet in staat bent om een passende aanbieding te doen, maar je con-cullega’s dat, met hun inventiviteit, wel zijn.

Wees geen altruist of “don quichot” door te denken dat jij in jouw alwetendheid het bij het rechte eind hebt. Het is ook niet jouw rol om de klant voor ‘fouten’ te behoeden.

In de praktijk zien we dat in een prijsgedreven markt reactie #3 het meest voorkomt. Meerwerk moet de benodigde kostendekking + winstmarge veilig stellen. Dit is niet volgens de filosofie van een Best Value leverancier, die communicatie minimaliseert en vooraf duidelijk kan maken dat zijn aanpak leidt tot een meetbare leveringsbelofte waarmee de projectdoelstellingen van de klant gerealiseerd worden.

Reactie #4 geeft een probleem met de uitgangspunten van prestatie inkoop, namelijk dat leveranciers die boven de plafondprijs aanbieden buitengesloten worden van deelname. Reactie #4 is dus geen goede optie en bovendien zonde van alle moeite.

Zelf blijven nadenken

Het meest zuivere wat je kunt doen is vanuit jezelf blijven nadenken: “Gegeven de vraag die mij gesteld wordt en de competenties die ik als bedrijf heb (unieke verkooppunten), tot welke prijsstelling kom ik dan realistischer wijze”. Dit vraagt dus om opbouwen vanaf de grond in plaats van de prijs van de klant als uitgangspunt nemen en kijken of je daar aan kunt voldoen.

Is de berekende prijs te hoog, dan moet je bezien of je niet een te ruim aanbod hebt gedaan. Sommige elementen van je aanbieding zijn misschien eerder een kans om de vraag nog beter in te vullen dan een onlosmakelijk deel van je aanbieding. Daarnaast kun je kijken of je slimmere oplossingen voor je beheersmaatregelen kunt verzinnen.

Werkt dit allemaal niet, bied dan niet aan. Als blijkt dat de klant echt gedwaald heeft in zijn budgetstelling dan komt deze daar van zelf (wellicht door schade en schande) achter.

_____

Meer weten? Bezoek het Best Value Congres op 28 en 29 mei 2013 in Delft.

Best Value Congres 2013

Volgende week is het zover: het eerste Nederlandse Best Value congres wordt in Delft gehouden. We vertellen daar, onder andere, over onze praktijkervaring met Best Value trajecten: Jannie organiseert een track voor de waterschappen, waar het delen van ervaringen nu en in de toekomst centraal staat. Sjoerd vertelt over de pre-awardfase. Ik vertel je welke mogelijkheden er zijn op het gebied van opleiding, coaching en certificering in Best Value Performance. Daniela presenteert de eerste druk van het boek Prestatieverkoop dat zij met Scenter heeft geschreven en Guido presenteert zijn onderzoek over de pre-awardfase.

Het congres belooft een succes te worden: ruim 30 sprekers en zo’n 180 deelnemers ontmoeten elkaar in interactieve sessies. Heb je je nog niet aangemeld? Het kan nog tot 27 mei op http://bestvaluenederland.nl

3 lessons learned in Las Vegas 2012

Aandachtspunten succesvolle Best Value trajecten

Auteur: Anneke van Abeelen, Best Value Trainer
Best Value Sales

3 ‘lessons learned in Las Vegas’

De Best Value aanpak leidt bij een juiste toepassing tot een transparante omgeving, gecreëerd door de expert-leverancier. Hij kan met zijn aanpak als beste de projectdoelstellingen realiseren tegen de laagst mogelijke (eind)kosten voor de klant waarbij er sprake is van een win-win situatie voor beide partijen.

Elk jaar organiseert Dr. Dean Kashiwagi, de grondlegger van de Best Value (BV) aanpak , een congres waarin ‘Best Value Practitioners’, onder andere, voortschrijdende inzichten delen. Dit artikel beschrijft 3 belangrijke aandachtspunten die in het congres van januari 2013 in Las Vegas zijn besproken. LET OP: de aandachtspunten zijn beschreven vanuit de 100% zuivere Best Value filosofie; de praktijk voor de publieke sector is anders!

Implementatie Best Value Procurement

In de praktijk blijkt dat beoogd opdrachtnemers in deze fase moeite hebben hun inschrijving in korte tijd uit te werken naar een gedetailleerd plan van aanpak waarmee ze aantonen het project van A tot Z te hebben voorbereid en het voor iedereen duidelijk is wat er wanneer moet gebeuren.  Dit leidt wel eens tot vertragingen in de planning of tot een zenuwachtige opdrachtgever, die zich afvraagt of hij wel de juiste leverancier herkend heeft als expert.

De belangrijkste oorzaak van ‘problemen’ met toepassing van Best Value Procurement is het niet goed begrijpen van de essentie van de BV aanpak door opdrachtgevers en leveranciers. Een andere oorzaak van problemen is het niet goed volgen van de fasering van het BV model.

Oorzaak van problemen met implementatie

Als we de problemen beter bekijken zien we dat beoogd opdrachtnemers nog al eens een afwachtende houding aannemen om de volgende redenen:

  • Ze zijn onzeker over wat er van hen verwacht wordt in verificatiefase (opdrachtgevers zijn dat overigens ook). Het doel en het nut van deze fase is hen onvoldoende duidelijk.
  • Het komt ook wel eens voor dat beoogd opdrachtnemers zorgen hebben over het hoge risicoprofiel van hun inschrijving: dit wordt duidelijker zichtbaar als ze hun inschrijving uit gaan werken naar een gedetailleerd plan van aanpak. Sommige leveranciers bieden een grotere aanbod-scope dan ze vanuit risico-oogpunt zouden moeten doen. Doordat ze risico’s naar zich toegetrokken hebben, hebben ze zorgen in de verificatie- en uitvoeringsfase. Hierdoor zijn ze niet volledig gericht op de beste voorbereiding en uitvoering van het project en zijn ze onvoldoende proactief.
  • Opdrachtgevers hebben de neiging de regie te nemen in de verificatiefase. Dit veroorzaakt reactief gedrag bij de (beoogd) opdrachtnemer, die juist in zijn expert-rol proactief zijn klant moet ontzorgen.

3 aandachtspunten voor succesvolle Best Value trajecten in 2013

Om bovenstaande problemen te voorkomen in 2013, zijn er aandachtspunten geformuleerd tijdens het congres:

#1 Opdrachtnemer heeft géén risico’s; opdrachtgever is financieel verantwoordelijk voor alle risico’s

  • De Best Value leverancier kan zijn expert-rol het beste vervullen als hij geen onbeheersbare risico’s heeft: daarom is het belangrijk dat de opdrachtgever geen vraag-scope meegeeft in de offerte uitvraag, maar enkel de projectdoelstellingen definieert.
  • Alleen wanneer de expert-leverancier zijn aanbod-scope zodanig minimaliseert, dat hij geen onbeheersbare risico’s heeft, kan hij zich volledig richten op de projectvoorbereiding en -uitvoering, het meten van zijn prestatie en het mitigeren van (effecten van) ongewenste gebeurtenissen die zullen gaan optreden of zijn opgetreden.
  • Het is meestal de opdrachtgever, of zijn omgeving, die risico’s veroorzaakt die projectafwijkingen veroorzaken.

#2 Géén aanbod-scope in selectiefase: de beoogd opdrachtnemer specificeert zijn aanbod-scope in de verificatiefase

  • In de praktijk blijkt dat veel beoogd opdrachtnemers moeite hebben hun aanbod uit te werken naar een plan van aanpak.
  • Dat komt omdat ze niet goed weten wat er van hen verwacht wordt in de verificatiefase, of omdat ze worstelen met de aanpak van onbeheersbare risico’s in hun aanbod-scope.
  • Ze hebben, in het laatste geval, een te grote aanbod-scope gehanteerd bij de inschrijving om te voorkomen dat ze de opdracht mislopen op scope.
  • Dit is veroorzaakt door de opdrachtgever die aanbod-scope als gunningscriterium hanteert (beredeneerd vanuit de misvatting ‘hoe groter de aanbod-scope, hoe beter’. De juiste opvatting is: ‘geen risico’s voor opdrachtnemer in aanbod-scope is beter’. Daarom kun je beter geen aanbodscope uitvragen als onderdeel van de gunningscriteria. Let op: voor aanbestedingen door publieke sector geldt dit niet!

#3 Beoogd opdrachtnemer is ‘in the lead’ vanaf het moment waarop hij door opdrachtgever uitgenodigd wordt deel te nemen aan de verificatiefase.

  • In een groot aantal Best Value trajecten houdt de opdrachtgever een kick-off aan het begin van de verificatiefase, waarin hij de beoogd opdrachtnemer uitlegt wat er van hem verwacht wordt in deze fase. Dit veroorzaakt reactiviteit.
  • Het is beter veel aandacht te schenken aan het nut en doel van de verificatiefase tijdens de marktbijeenkomsten aan het begin van een tendertraject en de beoogd opdrachtnemer volledig het voortouw te laten nemen vanaf het moment dat de ranking van inschrijvers/aanbieders bekend is gemaakt. Dit stimuleert een pro-actieve houding. Daarom: geen kick-off meeting van de verificatiefase door opdrachtgever.

Wil je de .pdf-versie van dit artikel lezen? Registreer je dan hier.