Archief voor categorie: Blog

Eén van de belangrijkste inkooptrends voor 2019 is co-creatie. Want inkopen van morgen gaat over meer dan alleen het verlagen van prijzen. Of het zeker stellen van goederen en het beperken van risico’s. ‘Moderne inkoop’ richt zich op het creëren van meerwaarde voor de organisatie.

Co-creatie gaat over het gezamenlijk ontwikkelen en leveren van producten, diensten of systemen.  Met behulp van de gezamenlijke inspanningen van alle belanghebbende partijen. Dat betekent dat inkoop de samenwerking gaat opzoeken met haar belangrijkste leveranciers.

Co-creatie biedt voor inkoop geweldige kansen

Co-creatie biedt voor inkoop geweldige kansen om zich op de kaart te zetten en echte meerwaarde te creëren voor de organisatie. Ten eerste kan inkoop haar meerwaarde laten zien bij het identificeren en selecteren van de juiste partij waar je de co-creatie mee wil gaan vormgeven. Dat is logischerwijs cruciaal voor een succesvolle co-creatie. Als inkoper begeleid je je interne klanten bij het definiëren waar zo’n partij aan moet voldoen.

Vervolgens is het cruciaal om een omgeving te creëren waarin die co-creatie optimaal tot stand komt, kan floreren en voor beide partijen meerwaarde biedt. Ook hier kan inkoop belangrijke meerwaarde leveren voor de organisatie door een omgeving te creëren waarin samenwerkingsprincipes, uitgangspunten en wijze van handelen in specifieke situaties voor alle betrokkenen helder zijn.

Inkoop bewaakt de meerwaarde voor co-creators

De co-creatie zelf gaat vervolgens over het gezamenlijk afstemmen van doelen, prestaties en KPI’s (inclusief eventueel gewenste prijsverlaging). Op dit punt moeten de strategieën van de co-creators op elkaar worden afgestemd. Ook daarbij speelt inkoop een cruciale rol: als procesbegeleider zorgen voor afstemming, borgen en bewaken van de samenwerkingsprincipes en uitgangspunten en bewaken dat er meerwaarde is voor beide co-creators.

De principes en uitgangspunten van de Best Value aanpak sluiten naadloos aan bij het doel en de beoogde samenwerking van co-creatie. Als organisatie wil je co-creators die betrokken zijn, die denken in termen van win-win en gezamenlijk belang, die zich verantwoordelijk voelen, proactief acteren en nadenken over wat ze doen. Het Best Value selectieproces is het ideale instrument om co-creators te kunnen identificeren en selecteren. De Best Value uitgangspunten en -principes vormen de basis bij het creëren van een optimale co-creator omgeving.

Wil je weten welke mogelijkheden Best Value biedt voor het identificeren van co-creatie partners? Of voor het inrichten van een optimale co-creatie omgeving en -samenwerking? Neem dan contact met ons op.

Duurzaamheid (of ook wel MVI – Maatschappelijk Verantwoord Inkopen) is in inkoopland geen nieuwe term. Maatschappelijk verantwoord inkopen betekent dat je inkoop benut voor het realiseren van meer duurzaamheid. En om negatieve effecten op milieu en sociale aspecten te voorkomen.

Klimaat en milieu zijn business! En inkoop maakt er weinig gebruik van

Eisen en wensen op het gebied van duurzaamheid worden al jaren, in meer- of mindere mate, in aanbestedingen opgenomen. Vaak in de vorm van (minimum) criteria, die vanuit overheid / opdrachtgever worden opgelegd aan de inschrijvers. In opdracht van Rijkswaterstaat, het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat is er bijvoorbeeld de MVI-criteria tool ontwikkeld. De tool bevat inkoopcriteria voor 45 productgroepen. En de Rijksoverheid heeft zich eraan gecommitteerd om altijd gebruik te maken van deze criteria bij aanbestedingen.

Maar de ontwikkelingen op het gebied van klimaat en milieu staan niet stil. En, hoewel geïnitieerd vanuit de overheid, de echte leiders in deze verschuiving naar duurzaam inkopen zijn de bedrijven. Vrijwel continu wordt er door het bedrijfsleven, in samenwerking met universiteiten, gewerkt aan nieuwe oplossingen en toepassingen. Deze vinden razendsnel hun weg naar de markt. Innovatie op het gebied van duurzaamheid, klimaat en milieu is een belangrijke onderscheidende factor geworden voor organisaties in concurrerende markten. Klimaat en milieu zijn business!

Inkoop kan op het gebied van klimaat en milieu de expertise van de markt beter benutten

Waarom maken we als inkopende organisatie zo weinig gebruik van innovatie? We hanteren criteria die, nadat ze zijn vastgesteld en opgenomen in de tool, eigenlijk alweer verouderd zijn. Zou het niet beter zijn om op het gebied van klimaat en milieu de expertise van de markt benutten? En op die manier bedrijven de mogelijkheid bieden om zich te kunnen onderscheiden? Hoe meer ruimte wordt geboden, hoe meer het voor organisaties loont om te investeren in duurzaamheid. Het klimaat en het milieu zullen er alleen maar beter van worden.

De Best Value Aanpak is juist gericht op het optimaal benutten en aanwenden van expertise uit de markt. Al jaren wordt de Best Value Aanpak wereldwijd gebruikt om betere resultaten voor projecten te realiseren door juist de markt maximaal in de gelegenheid te stellen om hun eigen expertise te gebruiken in plaats van voor te schrijven hoe aanbieders hun opdracht uitvoeren. En daarmee bij uitstek een methode om duurzame en vernieuwende oplossingen uit de markt te krijgen

Wil je meer weten over hoe je jouw Maatschappelijk Verantwoord Inkopen-praktijk met de Best Value Aanpak kunt optimaliseren? Neem dan contact met ons op.

Wat heeft het Paard van Troje-paradigma met leveranciers prestatie te maken?

Wie voor het eerst een aanbesteding opstart, heeft grote kans iets aan te treffen waarvan al snel duidelijk is dat dat niet tot de beste leveranciers prestatie zal leiden. Een angstige en vijandige houding van het projectteam…

Alle leveranciers zijn slecht en belazeren je waar je bijstaat!

Het gevolg van deze overtuiging is dat het projectteam in de aanbestedingsdocumenten alles volledig ‘dichttimmert’ om slechte leveranciers prestatie in de toekomst te voorkomen. Met het stellen van minimale eisen wordt geen enkele ruimte meer aan de leverancier overgelaten. Het effect aan de andere kant van de tafel is dat leveranciers, logischerwijs, op alle eisen bevestigend antwoorden. Ze beloven alles om de opdracht maar te scoren.

Paard van Troje-paradigma

Vergelijk het met het Paard van Troje. Aan de ene kant van de muur de leverancier die zich mooier voordoet dan hij is en aan de andere kant de opdrachtgever met de angst niet te weten wat hij binnenhaalt.

Dit mechanisme houdt zichzelf in stand. Hoe meer angst om belazerd te worden, hoe meer angst voor de onzekerheid over wat er binnenkomt. Dat leidt tot meer regels, eisen en voorwaarden. En tot steeds mooiere offertes van leveranciers. En een slechte ervaring in het verleden met achterblijvende leveranciers prestatie zorgt ervoor dat men meer en meer de verkeerde kant uit gaat. Ervaring met discussies over meerwerk? Of met projecten waarbij juridische kwesties aan de orde zijn geweest, de kosten uit de pan zijn gerezen en niet de verwachte kwaliteit is geleverd? Grote kans dat de opdrachtgever bij een volgende aanbesteding nog meer regels op zal stellen, in een poging om meer grip en controle te hebben en slechte leveranciers prestatie de volgende keer te voorkomen.

Maar wat willen we eigenlijk als opdrachtgever? Elke opdrachtgever is op zoek naar een leverancier die betrokken is, zich verantwoordelijk voelt, proactief is en nadenkt over wat hij doet. Dit alles is in het belang van het resultaat voor de opdrachtgever. Waarom geef je als opdrachtgever dan niet die ruimte om daar invulling aan te geven? Ruimte voor leveranciers prestatie.

Meer regels, meer voorwaarden en meer eisen drijven ons juist steeds meer de verkeerde kant op.  Sterker nog: des te groter de kans de verkeerde leverancier te contracteren!

Je krijgt waar je om vraagt. Pure logica

Het is simpele logica. Je krijgt de leverancier waar je om vraagt. Leveranciers die zich happy voelen in een omgeving waar ze geen verantwoording hoeven te nemen, niet hoeven na te denken en niet verantwoordelijk hoeven te zijn voor het resultaat zullen graag inschrijven op een aanbesteding die bol staat van eisen, voorwaarden en regels. ‘U vraagt, wij draaien’ is het adagium van zo’n leverancier.

Aanbestedingen waarbij zo weinig mogelijk eisen en voorwaarden zijn opgenomen en waar zoveel mogelijk ruimte is voor de leverancier zal dat soort leveranciers afschrikken en partijen aantrekken die zich juist comfortabel voelen in een situatie waar ze verantwoordelijkheid kunnen nemen.

Doorbreek de cirkel: geef leveranciers de ruimte

Hoe een opdrachtgever zich opstelt en welke benadering hij hanteert is te zien aan de leveranciers van die opdrachtgever. Kijk daarom als opdrachtgever of aanbestedende dienst eens naar je leveranciers. Zijn dit de leveranciers die je wilt hebben? Voelen ze zich verantwoordelijk voor datgene wat ze moeten doen? Handelen ze proactief? Of is het een continue struggle over leveranciers prestatie, heb je allerlei meerwerkdiscussies, moet het contract regelmatig uit de la gehaald worden?

Durf dan een keer die vicieuze cirkel te doorbreken! Beweeg bij de eerstvolgende aanbesteding of inkoop dan eens de andere kant op en neem juist minder regels en voorwaarden mee. Geef leveranciers de ruimte. Je zal zien dat er dan andere leveranciers boven komen drijven.

Wil je meer weten over hoe de Best Value Aanpak in jouw situatie gaat leiden tot betere samenwerking met leveranciers en betere resultaten van jouw projecten,? Neem dan contact met ons op.

Een groot misverstand dat we in de praktijk bij leveranciers en hun opdrachtgevers vaak tegenkomen is de overtuiging dat Best Value aanbieders projectrisico’s moeten managen. Het lijkt misschien een beetje een semantische discussie, maar Best Value leveranciers managen mitigatie van externe risico’s en dat is echt heel wat anders! Dat doen ze door risico’s te identificeren, voor iedere betrokkene transparant te maken en preventieve beheersmaatregelen op te nemen en te integreren in hun planning.

Het uitgangspunt is dat expert leveranciers zelf geen risico’s hebben. Hoe werkt dat?

Minimale scope

Expert leveranciers identificeren in hun projectplannen de risico’s binnen en buiten invloedsfeer. Vervolgens verkleinen of veranderen ze de scope van hun plan, zodanig dat er geen of nauwelijks risico’s meer zijn binnen hun eigen invloedsfeer en zodanig dat de risico’s buiten hun eigen invloedsfeer minimaal zijn.  Wanneer ze de projectdoelstellingen van de klant daarmee niet kunnen realiseren bezinnen ze zich op inschrijven op de tender. Zien ze risico’s die veroorzaakt worden door een gebrek aan informatie, dan schatten ze de situatie in naar hun beste kunnen. Ze doen een aanname gebaseerd op expertise.

Transparantie

De geïdentificeerde risico’s buiten invloedssfeer worden transparant gemaakt zodanig dat deze externe risico’s voor alle projectactoren duidelijk zijn. De risico’s worden geminimaliseerd door beheersmaatregelen die bestaan uit mitigatiestappen (activiteiten in tijd). Vervolgens meten en monitoren leveranciers de door hen geïdentificeerde externe risico’s (buiten hun invloedsfeer) en de daarbij horende beheersmaatregelen / mitigatiestappen.

Opdrachtgever betaalt voor opgetreden risico’s

Alle gebeurtenissen die tijdens de uitvoering optreden en voor een afwijking zorgen op het plan zijn voor rekening van de opdrachtgever, niet voor de leverancier. Hiermee doelen we op opgetreden risico’s met effect op tijd en/of geld en/of kwaliteit. Of de opgetreden risico’s wel of niet voorzien zijn, speelt voor de financiele verantwoordelijkheid geen rol. Hoe meer opgetreden risico’s door de leveranciers vooraf zijn geidentificeerd en voorzien van maatregelen, hoe beter zijn prestatie. Vanzelfsprekend zijn leveranciers zelf verantwoordelijk voor fouten die ze zelf maken.

Risicobeheer vastleggen

Het managen van de beheersmaatregelen/mitigatiestappen gebeurt middels de Wekelijkse Risico Rapportage (WRR). Anders gezegd, het risicobeheer (administratieve functie) wordt in de WRR vastgelegd. Het is van belang dat de WRR ook prestatiemetingen ten aanzien van risicomitigatie bevat. De grote winst hierin is niet alleen dat het transparant gemaakt is voor alle betrokken actoren maar ook dat deze meetgegevens een verbetering van de prestatie in een volgend traject mogelijk maken. Deze prestatiemeting voorkomt discussies met de klant en zorgt voor leereffecten. Tevens kan de informatie in een volgend project worden gebruikt als verifieerbare prestatie-informatie. En het beschermt de winstmarge van leveranciers, aangezien de opdrachtgever financieel verantwoordelijk is als de risico’s optreden. Uiteraard handelen expert leveranciers in het belang van de klant als een risico optreedt. Slimme oplossingen kunnen de ‘schade’ voor de klant beperken).

Help veroorzakers van risico’s

Het is in ieders belang om de projectactoren die risico’s veroorzaken, te helpen. In het belang van de opdrachtgever omdat anders het resultaat niet optimaal is en in het belang van de leverancier omdat verstoringen van de dienstverlening, ten minste, niet bijdragen aan een tevreden klant en het projectresultaat.

Begrip van dit principe is erg belangrijk: Actoren of mechanismen die  activiteiten,  en daarmee pro-activiteit, van leveranciers negatief beïnvloedt, vormen risico’s en zijn de financiële verantwoordelijkheid van de klant!

Activiteiten die risico’s verhogen

Opdrachtgevers zouden moeten begrijpen dat de volgende activiteiten risico-verhogend werken (en niet tot ‘Best Value’ leiden):

• Leveranciers vragen om hun aanbod inhoudelijk te beschrijven in de inschrijving
• Leveranciers vragen om hun technische bekwaamheid te beschrijven in hun inschrijving
• Bij de beoordeling eigen ervaring van de leden van het beoordelingsteam gebruiken om inschrijvingen, die gebaseerd zijn op technische randvoorwaarden, te beoordelen, in plaats van te beoordelen op basis van opgenomen dominante (prestatie-) informatie.

Deze blog lijkt misschien wat meer gericht op leveranciers in plaats van op opdrachtgevers. Het is echter belangrijk voor opdrachtgevers om de uitgangspunten bij het mitigeren van risico’s te onderkennen. Vooral het besef dat het financieel risico bij de opdrachtgever ligt en de leverancier verantwoordelijk is voor het risicomanagement is belangrijk. Wanneer een opdrachtgever dit onvoldoende onderkent zal een leverancier minder geneigd zijn om transparant te zijn en minder geneigd zijn om te denken en te handelen in het belang van het resultaat voor opdrachtgever.

Wil je meer weten hoe je als opdrachtgever risicomanagement optimaal kunt vormgeven en borgen in de organisatie? Neem dan contact met ons op.