Co-creatie: inkoop biedt meerwaarde

Eén van de belangrijkste inkooptrends voor 2019 is co-creatie. Want inkopen van morgen gaat over meer dan alleen het verlagen van prijzen. Of het zeker stellen van goederen en het beperken van risico’s. ‘Moderne inkoop’ richt zich op het creëren van meerwaarde voor de organisatie.

Co-creatie gaat over het gezamenlijk ontwikkelen en leveren van producten, diensten of systemen.  Met behulp van de gezamenlijke inspanningen van alle belanghebbende partijen. Dat betekent dat inkoop de samenwerking gaat opzoeken met haar belangrijkste leveranciers.

Co-creatie biedt voor inkoop geweldige kansen

Co-creatie biedt voor inkoop geweldige kansen om zich op de kaart te zetten en echte meerwaarde te creëren voor de organisatie. Ten eerste kan inkoop haar meerwaarde laten zien bij het identificeren en selecteren van de juiste partij waar je de co-creatie mee wil gaan vormgeven. Dat is logischerwijs cruciaal voor een succesvolle co-creatie. Als inkoper begeleid je je interne klanten bij het definiëren waar zo’n partij aan moet voldoen.

Vervolgens is het cruciaal om een omgeving te creëren waarin die co-creatie optimaal tot stand komt, kan floreren en voor beide partijen meerwaarde biedt. Ook hier kan inkoop belangrijke meerwaarde leveren voor de organisatie door een omgeving te creëren waarin samenwerkingsprincipes, uitgangspunten en wijze van handelen in specifieke situaties voor alle betrokkenen helder zijn.

Inkoop bewaakt de meerwaarde voor co-creators

De co-creatie zelf gaat vervolgens over het gezamenlijk afstemmen van doelen, prestaties en KPI’s (inclusief eventueel gewenste prijsverlaging). Op dit punt moeten de strategieën van de co-creators op elkaar worden afgestemd. Ook daarbij speelt inkoop een cruciale rol: als procesbegeleider zorgen voor afstemming, borgen en bewaken van de samenwerkingsprincipes en uitgangspunten en bewaken dat er meerwaarde is voor beide co-creators.

De principes en uitgangspunten van de Best Value aanpak sluiten naadloos aan bij het doel en de beoogde samenwerking van co-creatie. Als organisatie wil je co-creators die betrokken zijn, die denken in termen van win-win en gezamenlijk belang, die zich verantwoordelijk voelen, proactief acteren en nadenken over wat ze doen. Het Best Value selectieproces is het ideale instrument om co-creators te kunnen identificeren en selecteren. De Best Value uitgangspunten en -principes vormen de basis bij het creëren van een optimale co-creator omgeving.

Wil je weten welke mogelijkheden Best Value biedt voor het identificeren van co-creatie partners? Of voor het inrichten van een optimale co-creatie omgeving en -samenwerking? Neem dan contact met ons op.

non-performance inkoop expertise herkennen

Nieuwe aanbesteding anders doen

Loopt het contract af met die leverancier waar je eigenlijk niet zo tevreden mee bent? En worstel je daarom met de vraag hoe je de nieuwe aanbesteding nu anders gaat doen? Is het afgelopen project niet zo gelopen als van tevoren gedacht? Wil je deze keer een ander resultaat? Dé Haarlemmerolie bestaat niet en garanties heb je natuurlijk nooit. Maar één ding is logisch: als je hetzelfde doet wat je deed, krijg je hetzelfde wat je kreeg!

Meer sturen leidt tot non-performance

Wat is de natuurlijke neiging na een slecht project of niet doelmatig contract? Om in een nieuwe aanbesteding nog meer te gaan voorschrijven. En nog meer gedetailleerde eisen op te nemen. Dit leidt tot een even zo natuurlijke reactie bij leveranciers. Namelijk precies datgene te doen wat de opdrachtgever heeft opgeschreven. Met als gevolg geen verantwoordelijkheid, geen betrokkenheid. En reactief gedrag. Daarnaast ligt nog een ander gevaar op de loer. In een dergelijke nieuwe aanbesteding zal iedere aanbieder hetzelfde offreren. Daardoor is er geen verschil in kwaliteit, alleen nog in prijs. Het risico een non-performer te contracteren is serieus aanwezig!

Expertise herkennen leidt tot selectie high-performers

Met de Best Value aanpak kunnen opdrachtgevers het in een nieuwe aanbesteding anders aanpakken. Om maximaal gebruik te maken van de expertise bij leveranciers. En vooral om een samenwerkingsomgeving te creëren waar leveranciers overzicht hebben en regie pakken. En ze verantwoordelijkheid en betrokkenheid voelen in het realiseren van goede resultaten voor de opdrachtgever. Het Best Value selectieproces volgen in een nieuwe aanbesteding is bij uitstek de mogelijkheid om expertise te herkennen. En de non-performers van de high-performers te kunnen onderscheiden.

Wil je weten hoe het werkt? En welke mogelijkheden de Best Value aanpak voor jou en jouw organisatie biedt? Neem dan contact met ons op.

Hoe inkoop meer ruimte kan geven aan duurzaamheid, klimaat en milieu

Duurzaamheid (of ook wel MVI – Maatschappelijk Verantwoord Inkopen) is in inkoopland geen nieuwe term. Maatschappelijk verantwoord inkopen betekent dat je inkoop benut voor het realiseren van meer duurzaamheid. En om negatieve effecten op milieu en sociale aspecten te voorkomen.

Klimaat en milieu zijn business! En inkoop maakt er weinig gebruik van

Eisen en wensen op het gebied van duurzaamheid worden al jaren, in meer- of mindere mate, in aanbestedingen opgenomen. Vaak in de vorm van (minimum) criteria, die vanuit overheid / opdrachtgever worden opgelegd aan de inschrijvers. In opdracht van Rijkswaterstaat, het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat is er bijvoorbeeld de MVI-criteria tool ontwikkeld. De tool bevat inkoopcriteria voor 45 productgroepen. En de Rijksoverheid heeft zich eraan gecommitteerd om altijd gebruik te maken van deze criteria bij aanbestedingen.

Maar de ontwikkelingen op het gebied van klimaat en milieu staan niet stil. En, hoewel geïnitieerd vanuit de overheid, de echte leiders in deze verschuiving naar duurzaam inkopen zijn de bedrijven. Vrijwel continu wordt er door het bedrijfsleven, in samenwerking met universiteiten, gewerkt aan nieuwe oplossingen en toepassingen. Deze vinden razendsnel hun weg naar de markt. Innovatie op het gebied van duurzaamheid, klimaat en milieu is een belangrijke onderscheidende factor geworden voor organisaties in concurrerende markten. Klimaat en milieu zijn business!

Inkoop kan op het gebied van klimaat en milieu de expertise van de markt beter benutten

Waarom maken we als inkopende organisatie zo weinig gebruik van innovatie? We hanteren criteria die, nadat ze zijn vastgesteld en opgenomen in de tool, eigenlijk alweer verouderd zijn. Zou het niet beter zijn om op het gebied van klimaat en milieu de expertise van de markt benutten? En op die manier bedrijven de mogelijkheid bieden om zich te kunnen onderscheiden? Hoe meer ruimte wordt geboden, hoe meer het voor organisaties loont om te investeren in duurzaamheid. Het klimaat en het milieu zullen er alleen maar beter van worden.

De Best Value Aanpak is juist gericht op het optimaal benutten en aanwenden van expertise uit de markt. Al jaren wordt de Best Value Aanpak wereldwijd gebruikt om betere resultaten voor projecten te realiseren door juist de markt maximaal in de gelegenheid te stellen om hun eigen expertise te gebruiken in plaats van voor te schrijven hoe aanbieders hun opdracht uitvoeren. En daarmee bij uitstek een methode om duurzame en vernieuwende oplossingen uit de markt te krijgen

Wil je meer weten over hoe je jouw Maatschappelijk Verantwoord Inkopen-praktijk met de Best Value Aanpak kunt optimaliseren? Neem dan contact met ons op.

Fact-based inkopen

Ontwikkelingen in technologie en informatiesystemen richten zich steeds meer op het elimineren van denken en de daarmee gepaard gaande besluitvorming (fact-based). Mobiele telefoons kunnen steeds meer taken van ons geheugen en ons denken overnemen. Robotica neemt bijvoorbeeld niet alleen steeds vaker repeterende taken van de mens over, maar kan tegenwoordig, met behulp van sensoren, de omgeving waarnemen en op basis van die waarnemingen zelfstandig keuzes maken om bepaalde handelingen uit te voeren. Die ontwikkelingen worden gevoed door een behoefte om, met behulp van zo efficiënt mogelijke processen, tot zo hoog mogelijke prestaties te komen waarbij risico’s geminimaliseerd worden. Fact-based inkopen staat in de kinderschoenen.

Inkoop neemt nog steeds beslissingen gebaseerd op kostenbesparingen

Ondanks bovenstaande ontwikkelingen zien we dat de meeste bedrijfssectoren nog gekenmerkt zijn door traditionele sturingsprincipes. Denken, besluitvorming en gebruik van invloed en controle hebben nog steeds de overhand. Die traditionele principes zien we ook terug in inkoop bij het selecteren van leveranciers en samenwerkingspartners, terwijl juist daar een efficiënt proces, hoge prestaties en minimaliseren van risico’s van belang zijn.

De meerderheid van organisaties in Europa en Noord-Amerika maken ook nog steeds inkoopbeslissingen gebaseerd op kostenbesparingen. Naast het rechtmatigheidsissue wat vooral bij overheidsinstanties speelt is dit nog steeds de drijvende kracht achter veel inkooporganisaties, zowel in de private als in de publieke sector.

Natuurlijk is deze aanpak op korte termijn voordelig. Maar op een strategisch niveau zal het niet werken. Zeker voor overheidsorganisaties is het van belang dat inkoop een strategischer rol pakt en zich, naast besparing en rechtmatigheid, meer gaat focussen op doelmatigheid en leveren van meerwaarde. Fact-based inkopen helpt hierbij.

Potentiële leveranciers selecteren op basis van hun feitelijke expertise en prestaties

Ontwikkelingen op het gebied van digitalisering en big-data zorgen ervoor dat fact-based inkopen een van de belangrijkste ontwikkelingen voor inkoop in 2019 is: Inkopen op basis van objectieve cijfers en data. Nu klinkt fact-based inkopen voor veel lezers misschien niet als een super trend, maar stel jezelf eens de vraag: Zijn prestaties en risico’s echt onderdeel in al uw inkoopbeslissingen? Worden potentiële leveranciers echt geselecteerd op basis van hun feitelijke expertise en prestaties? En als dat al gebeurt, zijn die feitelijke expertise en prestaties dan gerelateerd aan de (strategische) doelen van de organisatie?

Het Best Value selectieproces biedt je de mogelijkheid om de stap naar fact-based inkopen te maken en echt te gaan selecteren op basis van feitelijke prestaties en expertise.

Wil je meer weten over het Best Value selectieproces of wat de Best Value aanpak jou nog meer te bieden heeft? Neem dan contact met ons op.

leveranciers prestatie en het paard van troje paradigma

Leveranciers prestatie versus het paard van Troje-paradigma

Wat heeft het Paard van Troje-paradigma met leveranciers prestatie te maken?

Wie voor het eerst een aanbesteding opstart, heeft grote kans iets aan te treffen waarvan al snel duidelijk is dat dat niet tot de beste leveranciers prestatie zal leiden. Een angstige en vijandige houding van het projectteam…

Alle leveranciers zijn slecht en belazeren je waar je bijstaat!

Het gevolg van deze overtuiging is dat het projectteam in de aanbestedingsdocumenten alles volledig ‘dichttimmert’ om slechte leveranciers prestatie in de toekomst te voorkomen. Met het stellen van minimale eisen wordt geen enkele ruimte meer aan de leverancier overgelaten. Het effect aan de andere kant van de tafel is dat leveranciers, logischerwijs, op alle eisen bevestigend antwoorden. Ze beloven alles om de opdracht maar te scoren.

Paard van Troje-paradigma

Vergelijk het met het Paard van Troje. Aan de ene kant van de muur de leverancier die zich mooier voordoet dan hij is en aan de andere kant de opdrachtgever met de angst niet te weten wat hij binnenhaalt.

Dit mechanisme houdt zichzelf in stand. Hoe meer angst om belazerd te worden, hoe meer angst voor de onzekerheid over wat er binnenkomt. Dat leidt tot meer regels, eisen en voorwaarden. En tot steeds mooiere offertes van leveranciers. En een slechte ervaring in het verleden met achterblijvende leveranciers prestatie zorgt ervoor dat men meer en meer de verkeerde kant uit gaat. Ervaring met discussies over meerwerk? Of met projecten waarbij juridische kwesties aan de orde zijn geweest, de kosten uit de pan zijn gerezen en niet de verwachte kwaliteit is geleverd? Grote kans dat de opdrachtgever bij een volgende aanbesteding nog meer regels op zal stellen, in een poging om meer grip en controle te hebben en slechte leveranciers prestatie de volgende keer te voorkomen.

Maar wat willen we eigenlijk als opdrachtgever? Elke opdrachtgever is op zoek naar een leverancier die betrokken is, zich verantwoordelijk voelt, proactief is en nadenkt over wat hij doet. Dit alles is in het belang van het resultaat voor de opdrachtgever. Waarom geef je als opdrachtgever dan niet die ruimte om daar invulling aan te geven? Ruimte voor leveranciers prestatie.

Meer regels, meer voorwaarden en meer eisen drijven ons juist steeds meer de verkeerde kant op.  Sterker nog: des te groter de kans de verkeerde leverancier te contracteren!

Je krijgt waar je om vraagt. Pure logica

Het is simpele logica. Je krijgt de leverancier waar je om vraagt. Leveranciers die zich happy voelen in een omgeving waar ze geen verantwoording hoeven te nemen, niet hoeven na te denken en niet verantwoordelijk hoeven te zijn voor het resultaat zullen graag inschrijven op een aanbesteding die bol staat van eisen, voorwaarden en regels. ‘U vraagt, wij draaien’ is het adagium van zo’n leverancier.

Aanbestedingen waarbij zo weinig mogelijk eisen en voorwaarden zijn opgenomen en waar zoveel mogelijk ruimte is voor de leverancier zal dat soort leveranciers afschrikken en partijen aantrekken die zich juist comfortabel voelen in een situatie waar ze verantwoordelijkheid kunnen nemen.

Doorbreek de cirkel: geef leveranciers de ruimte

Hoe een opdrachtgever zich opstelt en welke benadering hij hanteert is te zien aan de leveranciers van die opdrachtgever. Kijk daarom als opdrachtgever of aanbestedende dienst eens naar je leveranciers. Zijn dit de leveranciers die je wilt hebben? Voelen ze zich verantwoordelijk voor datgene wat ze moeten doen? Handelen ze proactief? Of is het een continue struggle over leveranciers prestatie, heb je allerlei meerwerkdiscussies, moet het contract regelmatig uit de la gehaald worden?

Durf dan een keer die vicieuze cirkel te doorbreken! Beweeg bij de eerstvolgende aanbesteding of inkoop dan eens de andere kant op en neem juist minder regels en voorwaarden mee. Geef leveranciers de ruimte. Je zal zien dat er dan andere leveranciers boven komen drijven.

Wil je meer weten over hoe de Best Value Aanpak in jouw situatie gaat leiden tot betere samenwerking met leveranciers en betere resultaten van jouw projecten,? Neem dan contact met ons op.

Boetes of echte prestaties: wat kies jij?

Waarvoor dient eigenlijk een boetebeding? Kort gezegd heeft het gebruik van een boetebeding een tweeledige functie. Enerzijds fungeert het als stok achter de deur voor wat betreft de naleving van het contract, als vermeende prikkel voor prestaties, anderzijds heeft het boetebeding een schade-fixerende functie.

Schade-fixerende functie

De schade-fixerende functie van boetes treedt in werking in het geval er geen oplossingen meer zijn en nakoming onmogelijk is. In deze blog wordt daar niet verder op ingegaan. Bij het toepassen van boetes zoals hier bedoeld hebben opdrachtgevers vooral het controlemiddel voor ogen. En voor schadefixering of -vergoeding zijn er ook andere regelingen en bepalingen. Een derde functie: ‘politieke overwegingen’. Oftwel indekgedrag van de opdrachtgever. Zodat men als het fout gaat kan laten zien:

Kijk eens, ik heb een boete opgenomen. Ik heb er alles aan gedaan om goede prestaties te krijgen.

Boetes als prikkel voor betere prestaties

Welke gevolgen heeft het opnemen van boetes voor de samenwerking en prestaties? De stok om mee te slaan is niets anders dan een controlemiddel die de schijnzekerheid geeft dat de opdrachtgever er een leverancier mee onder controle heeft en beïnvloedt. Een schijnzekerheid? Zeker! Best Value leert ons immers: ‘There is no control!’ Zoals de afbeelding bij deze blog laat zien: Hoe hoog een boete ook is, wat een leverancier niet kan gaat echt niet lukken. Een boeteclausule is Manage, Direct en Control (micro-managen, sturen en controleren) waarmee een opdrachtgever in plaats van het aan een expert over te laten om tot een oplossing te komen, een leverancier wil afdwingen betere prestaties te leveren.

Betere prestaties onder dwang?

Je kunt je afvragen of iemand beter wordt onder dreiging van straf. Zou een leverancier nou echt harder gaan lopen omdat er een zwaard boven zijn hoofd hangt? En als hij dat nodig heeft om te presteren heb je dan wel de juiste partij geselecteerd? Bovendien zullen leveranciers door het opnemen van boetebedingen een inschrijving doen op basis van een risicoafweging, waarbij de focus vooral ligt op prijs en beperken van het eigen risico in plaats van het leveren van kwaliteit en behalen van doelstellingen. Je selecteert op die manier de opdrachtnemer die dat het beste kan in plaats van de partij met het beste plan.

Prijsverhogend

En laten we elkaar nou niet voor de gek houden: een opgenomen boetebedrag betaal je als opdrachtgever gewoon zelf. Leveranciers doen vooraf een risicoanalyse en het wordt simpelweg meegenomen in de prijsvorming, als risico-opslag of op andere wijze.

Geen focus op prestaties

Verder zorgt een boete voor de verkeerde focus op het moment waarop juist de focus op het goed uitvoeren van het project en het behalen van een goed resultaat het hardst nodig is. Wanneer zich een situatie voordoet waarop een boeteclausule gericht is (niet presteren) zal bij het toepassen van de boete altijd een discussie en gevecht ontstaan; beschuldigen, ontwijkend en ontkennend gedrag. Terwijl je juist in die situatie de handen ineen moet slaan en met oplossingen bezig moet zijn.

Geen transparantie

En juist in situaties waar iets niet goed gaat, een onverwachte gebeurtenis of een risico optreedt, wil je een leverancier die transparant handelt en met maatregelen komt om de impact zo veel mogelijk te beperken. Wanneer er dan een boete boven zijn hoofd hangt zal een leverancier in eerste instantie focussen op beperking van eigen schade en het verkleinen of vermijden van aansprakelijkheid. Hij zal niet snel tot transparantie geneigd zijn. Het opnemen van een boete draagt dus niet bij aan het oplossen van het probleem en het behalen van een goed resultaat maar zorgt juist voor non-transparantie en dus risico verhogend.

Best Value zonder boetebeding

Gebruik van boetebedingen en bonus-malus clausules om de leverancier te sturen en te controleren werkt juist averechts voor dat wat we met de Best Value-aanpak voor ogen hebben. Vergeet de schijnzekerheid van boeteclausules en kies voor echte prestaties. Om daadwerkelijk de filosofie van Best Value toe te passen moeten we elke vorm van Manage, Direct en Control loslaten en gaan voor Listen, Observe en Align (luisteren, meten en afstemmen).

Wil je weten hoe je ook kunt samenwerken met leveranciers die zich verantwoordelijk voelen voor het realiseren van goede prestaties en proactief opereren, zonder gebruik te maken van boeteclausules? Neem dan contact met ons op.

Misverstand: leveranciers beheersen risico’s

Een groot misverstand dat we in de praktijk bij leveranciers en hun opdrachtgevers vaak tegenkomen is de overtuiging dat Best Value aanbieders projectrisico’s moeten managen. Het lijkt misschien een beetje een semantische discussie, maar Best Value leveranciers managen mitigatie van externe risico’s en dat is echt heel wat anders! Dat doen ze door risico’s te identificeren, voor iedere betrokkene transparant te maken en preventieve beheersmaatregelen op te nemen en te integreren in hun planning.

Het uitgangspunt is dat expert leveranciers zelf geen risico’s hebben. Hoe werkt dat?

Minimale scope

Expert leveranciers identificeren in hun projectplannen de risico’s binnen en buiten invloedsfeer. Vervolgens verkleinen of veranderen ze de scope van hun plan, zodanig dat er geen of nauwelijks risico’s meer zijn binnen hun eigen invloedsfeer en zodanig dat de risico’s buiten hun eigen invloedsfeer minimaal zijn.  Wanneer ze de projectdoelstellingen van de klant daarmee niet kunnen realiseren bezinnen ze zich op inschrijven op de tender. Zien ze risico’s die veroorzaakt worden door een gebrek aan informatie, dan schatten ze de situatie in naar hun beste kunnen. Ze doen een aanname gebaseerd op expertise.

Transparantie

De geïdentificeerde risico’s buiten invloedssfeer worden transparant gemaakt zodanig dat deze externe risico’s voor alle projectactoren duidelijk zijn. De risico’s worden geminimaliseerd door beheersmaatregelen die bestaan uit mitigatiestappen (activiteiten in tijd). Vervolgens meten en monitoren leveranciers de door hen geïdentificeerde externe risico’s (buiten hun invloedsfeer) en de daarbij horende beheersmaatregelen / mitigatiestappen.

Opdrachtgever betaalt voor opgetreden risico’s

Alle gebeurtenissen die tijdens de uitvoering optreden en voor een afwijking zorgen op het plan zijn voor rekening van de opdrachtgever, niet voor de leverancier. Hiermee doelen we op opgetreden risico’s met effect op tijd en/of geld en/of kwaliteit. Of de opgetreden risico’s wel of niet voorzien zijn, speelt voor de financiele verantwoordelijkheid geen rol. Hoe meer opgetreden risico’s door de leveranciers vooraf zijn geidentificeerd en voorzien van maatregelen, hoe beter zijn prestatie. Vanzelfsprekend zijn leveranciers zelf verantwoordelijk voor fouten die ze zelf maken.

Risicobeheer vastleggen

Het managen van de beheersmaatregelen/mitigatiestappen gebeurt middels de Wekelijkse Risico Rapportage (WRR). Anders gezegd, het risicobeheer (administratieve functie) wordt in de WRR vastgelegd. Het is van belang dat de WRR ook prestatiemetingen ten aanzien van risicomitigatie bevat. De grote winst hierin is niet alleen dat het transparant gemaakt is voor alle betrokken actoren maar ook dat deze meetgegevens een verbetering van de prestatie in een volgend traject mogelijk maken. Deze prestatiemeting voorkomt discussies met de klant en zorgt voor leereffecten. Tevens kan de informatie in een volgend project worden gebruikt als verifieerbare prestatie-informatie. En het beschermt de winstmarge van leveranciers, aangezien de opdrachtgever financieel verantwoordelijk is als de risico’s optreden. Uiteraard handelen expert leveranciers in het belang van de klant als een risico optreedt. Slimme oplossingen kunnen de ‘schade’ voor de klant beperken).

Help veroorzakers van risico’s

Het is in ieders belang om de projectactoren die risico’s veroorzaken, te helpen. In het belang van de opdrachtgever omdat anders het resultaat niet optimaal is en in het belang van de leverancier omdat verstoringen van de dienstverlening, ten minste, niet bijdragen aan een tevreden klant en het projectresultaat.

Begrip van dit principe is erg belangrijk: Actoren of mechanismen die  activiteiten,  en daarmee pro-activiteit, van leveranciers negatief beïnvloedt, vormen risico’s en zijn de financiële verantwoordelijkheid van de klant!

Activiteiten die risico’s verhogen

Opdrachtgevers zouden moeten begrijpen dat de volgende activiteiten risico-verhogend werken (en niet tot ‘Best Value’ leiden):

  • Leveranciers vragen om hun aanbod inhoudelijk te beschrijven in de inschrijving
  • Leveranciers vragen om hun technische bekwaamheid te beschrijven in hun inschrijving
  • Bij de beoordeling eigen ervaring van de leden van het beoordelingsteam gebruiken om inschrijvingen, die gebaseerd zijn op technische randvoorwaarden, te beoordelen, in plaats van te beoordelen op basis van opgenomen dominante (prestatie-) informatie.

Deze blog lijkt misschien wat meer gericht op leveranciers in plaats van op opdrachtgevers. Het is echter belangrijk voor opdrachtgevers om de uitgangspunten bij het mitigeren van risico’s te onderkennen. Vooral het besef dat het financieel risico bij de opdrachtgever ligt en de leverancier verantwoordelijk is voor het risicomanagement is belangrijk. Wanneer een opdrachtgever dit onvoldoende onderkent zal een leverancier minder geneigd zijn om transparant te zijn en minder geneigd zijn om te denken en te handelen in het belang van het resultaat voor opdrachtgever.

Wil je meer weten hoe je als opdrachtgever risicomanagement optimaal kunt vormgeven en borgen in de organisatie? Neem dan contact met ons op.

Het nut van een Director’s report

In Best Value projecten wordt een Weekly Risk Report gehanteerd om de projectstatus op simpele wijze gestructureerd en consequent inzichtelijk te houden voor projectbetrokkenen. Wanneer een klant meerdere Best Value projecten in uitvoering heeft, dan worden er dus ook verschillende Weekly Risk Reports gehanteerd. Dan is het nuttig een zogenaamde Director’s Report te gebruiken. Dat is een geaggregeerd rapport waarin relevante informatie van alle Weekly Risk Reports wordt opgenomen.

Gericht managementaandacht, kwaliteitscontrole

Door de samenvoeging van relevante informatie krijgt het management van de klant dominante informatie over de voortgang en prestaties op alle projecten, van alle leveranciers en alle afdelingen, in 1 overzicht. Dit helpt om op eenvoudige wijze vast te stellen op welke projecten veel risico’s zijn ontstaan en of er specifieke bronnen van risico’s in de organisatie zijn. Zo kan er gericht management aandacht gegeven worden.

Het geeft de klant ook de mogelijkheid om vast te stellen of er projecten zijn die niet volgens de Best Value aanpak worden uitgevoerd. Op deze wijze wordt het Director’s Report als kwaliteitscontrole instrument ingezet.

Wanneer de leverancier op zijn beurt een Director’s Report hanteert voor zijn Best Value projecten wordt het een instrument om prestatie van de toeleveringsketen te verbeteren.

Hieronder is een voorbeeld gegeven van prestatie-informatie van een leverancier (gebaseerd op de prestatie-informatie die de leverancier bijhoudt in het Weekly Risk Report):

Leverancier AAlgehele prestatie
Totaal aantal projecten32
Totaal initieel project budget€ 450.000
% projecten binnen budget65%
% projecten op tijd87%
% budget overschrijving6,7%
% veroorzaakt door klant4,6%
% veroorzaakt door leverancier0%
% veroorzaakt onvoorzien2,1%
% project uitloop35%
% veroorzaakt door klant21%
% veroorzaakt door leverancier9%
% veroorzaakt onvoorzien5%

 

Inschrijvers hebben zelf 100% invloed op hun eigen beoordeling

De toepassing van Best Value heeft de afgelopen jaren een behoorlijke vlucht genomen. In de beginjaren van Best Value waren er een handjevol mensen die de methodiek goed begrepen en betrokken waren bij vrijwel alle toepassingen van Best Value waardoor het gedachtegoed op de juiste manier werd toegepast.

Met het toenemende aantal projecten die op deze manier wordt aanbesteed, zien we Best Value echter ook in steeds meer verschillende verschijningsvormen toegepast worden, waarbij regelmatig de basisprincipes van het gedachtegoed geweld worden aangedaan. Is dat erg?

Hybride vormen

Zo zijn er projecten en aanbestedingen die het doen volgens het boekje, maar er zijn er zeker net zoveel die ‘onderdelen’ van Best Value eruit pikken, de zogenaamde hybride vormen. Hoewel er Best Value-elementen in zitten, worden de Best Value-principes niet gevolgd.

Hoe wordt er beoordeeld?

Deze hybride vormen kunnen voor inschrijvers op aanbestedingen zeer lastig zijn om mee om te gaan. Zij weten daardoor van tevoren namelijk niet hoe ze beoordeeld gaan worden. Wordt dat op z’n ‘Best Values’ gedaan, op basis van dominante informatie, of wordt er bijvoorbeeld naar inhoud van de oplossing of een visie gevraagd, waar vervolgens wat van wordt ‘gevonden’. Waar moet een inschrijver zich op focussen?

Een paar belangrijke zinnen

Dat het lastig is voor inschrijvers is echter een misverstand. Het maakt namelijk helemaal niets uit! Je hebt als inschrijver zelf maximaal invloed op hoe je beoordeeld wordt. En niet alleen bij een hardcore Best Value-toepassing of een hybride vorm, maar ook bij traditionele aanbestedingen waar naar beschrijving van een plan, aanpak, visie of andere mooie verhalen wordt gevraagd.

Doe in dat geval als inschrijver vooral wat wordt gevraagd en maak er een fantastisch verhaal van. Als je er maar wel voor zorgt dat het wordt afgesloten met het bewijs.

Bijvoorbeeld:

“Deze aanpak hebben we de afgelopen drie jaar 38 keer toegepast in vergelijkbare projecten. Telkens zijn die projecten binnen tijd en budget afgerond, met hoge klanttevredenheid en maximale realisatie van de business doelstellingen. Zo is bijvoorbeeld over al die projecten gemiddeld de beheerlast van de organisatie met 35% afgenomen.“

Een beoordelingsteam kan nu nooit meer zeggen of vinden dat de beschreven aanpak geen goede aanpak is; je hebt het bewijs immers geleverd dat het wel een goede aanpak is. Bij het ontbreken ervan zal het beoordelingsteam zich er een mening over vormen en er iets van vinden. In dat geval ben je als inschrijver overgeleverd aan de mening van het beoordelingsteam.

Invloed op je beoordeling

prestatie-informatieHet bewijs wordt geleverd door gebruik te maken van dominante (prestatie-)informatie. Dominante informatie zorgt ervoor dat de beoordelaar bij het lezen van de inschrijving niet meer hoeft na te denken of het goed is of niet.

Zorg er dus voor dat je met aantoonbare en dominante informatie zodanig je plan, oplossing of visie onderbouwt dat de beoordelaar er niks meer van kan vinden, anders dan begrijpen aan de hand van het geleverde bewijs dat het goed is.

Het spreekt voor zich dat het bewijs wel waar moet zijn, anders val je als inschrijver tijdens de verificatiefase door de mand en heb je al je werk voor niets gedaan.

Bewijs verzamelen

Het is dus zaak om morgen te starten met het verzamelen van bewijs waaruit blijkt dat jij een goede aanpak en/of visie hebt. Als je die prestatie-informatie hebt en ook nog eens op de juiste manier weet toe te passen bij inschrijvingen op aanbestedingen maakt het helemaal niet uit of je op een hardcore Best Value, een hybride vorm of een traditionele aanbesteding inschrijft.

Als je echt een expert bent, echt goed in wat je doet en dat weet te bewijzen middels dominante (prestatie-)informatie, ben je zelf in staat om ervoor te zorgen dat dat bij de beoordeling duidelijk wordt. Telkens weer. Bij elke aanbesteding!

Ontvang het gratis Best Value Experts e-book

In het eerste kwartaal van dit jaar wordt het allereerste e-book van Best Value Experts ontwikkeld boordevol tips en praktijkverhalen. Het e-book is een verzameling van interessante artikelen van het afgelopen jaar.

Hebben we je nieuwsgierig gemaakt naar de inhoud? Laat hier je gegevens achter en ontvang als eerste het gratis Best Value Experts e-book!

Klant aan het woord: Best Value van beide kanten belicht

In de rubriek ‘Klant aan het woord’ vertellen klanten over hun ervaringen met Best Value. Hoe hebben zij het traject ervaren en wat zijn hun gouden tips? Deze keer bekijken we de ervaringen van zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer binnen een interessant Best Value-project op een hogeschool.

Het  betreft een mix tussen onderwijs en ICT, namelijk de implementatie van een Elektronische Leeromgeving (ELO) voor 4000 deeltijdstudenten bij een hogeschool. De opdrachtgever is Hogeschool Arnhem Nijmegen met Jeroen Langestraat als projectleider. Fringe Company (voorheen TrajectPlanner.nl) is de opdrachtnemer waarbij Peter Ran is aangesteld als projectleider.

Succesvol Best Value-project

‘Succesvol’ is een woord dat veel wordt gebruikt wanneer de mannen spreken over dit Best Value-traject. Tijdens het schrijven van de aanbesteding heeft Peter ondersteuning gehad van een van onze Best Value experts, Niels Verlaan. Deze ondersteuning was volgens Peter nodig om de ins en outs van het Best Value-gedachtegoed goed te kunnen doorgronden. “Ook tijdens de concretiseringsfase heeft Niels ons begeleid. Deze fase hebben we binnen een periode van vier weken succesvol doorlopen.”

Jeroen is het sluitend met Peter eens: “Het Best Value-traject is uitzonderlijk succesvol verlopen met betrekking tot zowel de doorlooptijd, de kosten alsook het uiteindelijke resultaat en de oplossing. Voor de HAN een eerste project, onder begeleiding van Wiebe Witteveen (Best Value Group), op basis van de Best Value-methodiek – een groot succes – dat in de toekomst zeker vaker toegepast zal gaan worden. Het project was dermate succesvol dat de omvang van het project tijdens de uitvoering is opgeschaald met 10.000 voltijdstudenten.”

 

Focus op eigen expertise

klant aan het woordEen van de uitgangspunten van Best Value is het benaderen van de leverancier als de expert. Jeroen onderschrijft deze aanpak: “De Best Value-aanpak faciliteert optimaal dat alle partijen zich op hun specialisme richten. De HAN op onderwijs, Fringe Company op ICT. Ook voor een grote HBO als de HAN bleek dit van grote waarde.”

Werken met Best Value heeft ook een mooi leerpunt opgeleverd voor de hogeschool: “Hoe een zeer goed ingerichte aanpak van een aanbesteding tot echt onverwacht betere resultaat kan leiden, blijkt wel uit het feit dat het ons als klant uit een spiraal kon tillen waarin we buiten ons terrein getreden waren. Door deze aanpak werd duidelijk en ontstond er breed vertrouwen dat we terug moeten naar onze expertise: onderwijs.”

Het gevoel aan de leverancierszijde was wederzijds. “Als leverancier konden wij onze expertise op goede wijze inzetten. Door onze ruime ervaring waren we goed in staat om een oplossing te bieden die volledig voldeed aan de doelstellingen”, legt Peter uit.

 

Rolverdeling klant en leverancier

Complexe rolverdelingDe rol van de opdrachtgever is om de leverancier te “helpen” om zich zo goed mogelijk voor te bereiden op de uitvoering van de opdracht. De leverancier moet op zijn beurt zich als expert opstellen en laten zien wat hij in huis heeft. Tijdens de implementatie van de ELO is de rolverdeling tussen klant en leverancier soms complex gebleken. Jeroen: “In dit continue proces kunnen makkelijk opstoppingen ontstaan als er (even) geen “verbinding” tussen de projectleiders van klant en leverancier is.” Communicatie is dus key.

Ook Peter geeft aan dat het belangrijk is om vast te blijven houden aan het Best Value-gedachtegoed en niet terug te vallen in de traditionele manier van werken. “De direct betrokkenen waren snel gewend aan de nieuwe wijze van werken en vonden dit allen erg plezierig. Voor medewerkers van de klant die niet meedoen in het project was het lastiger om de werkwijze te doorgronden.”

 

Kritische succesfactor

Een van de kritische succesfactoren binnen het project is volgens Peter dat de projectmanager aan de kant van de klant geschikt moet zijn voor deze aanpak: “Dat betekent vertrouwen op de kennis van leveranciers en koers houden op doelstellingen.”

 

Gouden tips uit de praktijk

Peter en Jeroen delen graag hun ‘gouden tips’ en leermomenten. Beide heren zijn het erover een dat de ultieme tip binnen dit project over kennis en expertise gaat.

Investeer in expertise

Jeroen: “Investeer, zeker als het de eerste keer is dat men de Best Value-methodiek toepast, in expertise om je goed te laten begeleiden!”

Bouw kennis op

Peter: “Bouw kennis op over de verschillende onderdelen binnen Best Value: gebruik van metrieken, de werkwijze, de wijze van inschrijven, de interviews, de weekly en het risicobeheer.”

Tenslotte wil Peter nog een laatste tip toevoegen: “Enjoy!”