Loont het om een Best Value-aanbieder te zijn?
Auteur: Daniela Verheul
Best Value Sales expert
Met ‘prestatie-inkoop’ probeert de inkopende organisatie een Best Value-aanbieder te vinden. Een Best Value-aanbieder is een aanbieder die de beste bijdrage aan de klantdoelstellingen levert en dit in de praktijk realiseert.
Aanbieders kunnen hun expertise aantonen door middel van een duidelijke beschrijving van hun prestatie en een onderbouwing met meetbare prestatie-informatie. Maar hoe wordt je nou een prestatiegerichte aanbieder? En loont het ook?
Denken en meten in prestaties
In de praktijk is het een hele opgave voor aanbieders om een duidelijke prestatiebeschrijving te geven onderbouwd met meetbare prestatie-informatie. De beschrijving is niet zomaar beschikbaar en moet door het tenderteam per case bedacht worden. En de prestatiebeweringen die daaruit volgen moeten worden onderbouwd met prestatie-informatie die overal in de organisatie opgehaald of bedacht moet worden.
Het is voor de aanbieder beter om vooraf, voordat er een inkoopvraag is, gestructureerd met prestatiedenken bezig te zijn. Dit is nuttig als er een prestatie-inkooptraject aankomt. En ook bij ‘normaal ‘ werk heeft het voordelen om te kunnen denken, werken en meten in termen van prestaties.
Groeien naar prestatiegericht aanbieden
In het Prestatieverkoop-groeimodel worden 4 stadia onderscheiden. Elk stadium heeft zijn eigen karakteristieken. Als aanbieder kun je op deze manier snel zien hoe ver je in je ontwikkeling bent.
Hoe groei je naar een volgend stadium?
Als organisatie kun je je ontwikkelen door van de tactische stadia door te groeien naar de strategische regionen. Maar hoe doe je dit?
Stap 1: van Ad hoc naar Opportunistisch
De stap van het stadium Ad hoc naar het stadium Opportunistisch is vaak geen autonome keuze. Wanneer een (potentiële) klant werkt volgens de methodiek van prestatie-inkoop moet je je wel als prestatieverkoper opstellen. Vooralsnog is hier geen sprake van intrinsieke motivatie want het is een ‘moetje’. Kort gezegd: prestatieverkoop is in dit stadium gewoon een middel om een order te scoren. En je team werkt dan misschien wel volgens prestatieverkoop, maar is in dat opzicht geïsoleerd van de rest van het bedrijf. Je kunt het zien als is een pilot project. Zijn er meerdere trajecten doorlopen dan biedt dat de mogelijkheid om je bedrijf richting het stadium Bewust te ontwikkelen.
Stap 2: van Opportunistisch naar Bewust
Na het doorlopen van één of enkele pilot projecten ontstaat veelal bij verschillende teamleden het besef dat prestatieverkoop daadwerkelijk iets anders vraagt van een bedrijf dan reguliere verkoopprocessen. Teamleden krijgen de behoefte om hun ervaringen te delen.
Voorbeeld: In de praktijk ging bijvoorbeeld een teamlid tijdens het prestatieverkoop proces bloggen over zijn ervaringen op de intranetsite, om een eerste sprankje bewustwording te kweken in de organisatie.
In de loop van het stadium Opportunistisch groeit ook het besef dat prestatieverkoop impact heeft op de gehele organisatie. Denk hierbij vooral aan de manier waarop een dergelijke tender wordt aangepakt, het intensieve traject tot de aanbieding, de andere kijk op de eigen prestatie, de meetbare prestatie-informatie, het multifunctionele kernteam en de rol van sleutelfunctionarissen in de interviews. Dit alles zorgt ervoor dat de betrokkenen de behoefte krijgen om het gedachtegoed verder te brengen binnen de organisatie en richting het management.
Erkenning van het management
Om daadwerkelijk een strategische oriëntatie te kunnen ontwikkelen en door te gaan naar het stadium Bewust is erkenning van het management van groot belang. Zogenaamde sponsors moeten ervoor zorgen dat prestatieverkoop en het achterliggende gedachtegoed op de management-agenda komt te staan. Niet alleen om orders te kunnen scoren, maar juist om vanuit eigen kracht een uniek en duurzaam aanbod te kunnen doen aan klanten zodat klanten overtuigd raken van de meerwaarde van je bedrijf. Die eigen kracht bestaat uit een unieke propositie, aanwezige competenties en systematisch verzamelde prestatie-informatie. Op die basis worden de orders binnen gehaald en projecten succesvol afgerond.
Belang van omstanders
Wat ook bijdraagt is het feit dat er al enkele malen een traject van prestatieverkoop succesvol is afgerond. Zowel het geloof in de methodiek als het gedachtegoed bij betrokkenen en omstanders groeit. Vlak ook die omstanders niet uit! Rond het kernteam staan indirect betrokkenen die input hebben geleverd of interesse hebben in de nieuwe ontwikkeling. Ook zij ontwikkelen bewustzijn dat prestatieverkoop substantiële voordelen kan opleveren en dragen dit uit.
Stap 3: van Bewust naar Geïntegreerd
Om van Bewust in het stadium Geïntegreerd te komen, is er meer nodig. Het management dient visie en beleid te ontwikkelen, vast te leggen en intern te communiceren. Dat kan ook betekenen dat er veranderingen in de organisatie nodig zijn. Het wordt een tweede natuur om te denken in termen van een prestatiepropositie. Er worden duidelijke kritische prestatie-indicatoren vastgesteld én gemeten, en de meetbare prestatie-informatie wordt opgeslagen en gedeeld. Daarvoor is het meestal nodig om de informatiesystemen aan te passen. In de persoonlijke ontwikkelplannen van verkopers en alle andere medewerkers komen de uitgangspunten van prestatieverkoop terug. Naast interne communicatie is leveranciersmanagement en externe communicatie van belang. Partners en toeleveranciers moeten immers ook weten welke bijdrage zij kunnen leveren aan de prestatie van je bedrijf. En toeleveranciers selecteer je in dit stadium natuurlijk via prestatie-inkoop!
Loont het?
Als je als aanbieder deze stappen doorloopt, ontdek je gaandeweg het antwoord op de vraag: loont het om Best Value-aanbieder te zijn? Ja, het loont:
- Continu verbeteren staat centraal. Verspilling, inefficiëntie en correcties in de uitvoering verminderen waardoor de marge van de aanbieder verbetert.
- Doordat prestaties worden gemeten kan de aanbieder zijn project beter aansturen en de klant beter informeren.
- Aanbieders kunnen beter onderbouwde aanbiedingen maken op basis van gemeten prestaties, zowel in ‘gewone’ trajecten als in Best Value-trajecten.
- Een tevreden klant blijft langer klant: in privaat is er geen noodzaak om te tenderen en we zien dat tevreden klanten niet eens een nieuwe tender uitschrijven.
En ja, aan de onderbouwing van deze claims met meetbare prestatie-informatie wordt gewerkt!
__________________________________________________________________________________________
Kennissessie: top 4 worstelingen Best Value Sales
Op vrijdag 28 maart organiseert Best Value Experts in samenwerking met Rijkswaterstaat een kennissessie. Tijdens deze bijeenkomst laten we aan de hand van voorbeelden uit de praktijk en tips zien hoe je als aanbieder om kunt gaan met de volgende problematiek:
Hoe ga je als aanbieder om met inschattingen & aannames?
Hoe dient de klant om te gaan met de verschillen in de inschattingen en aannames van de diverse aanbieders?
Wat is je houvast als de Best Value-filosofie niet 100% gevolgd wordt?
Hoe schrijf je in als de klant de Best Value methodiek op cruciale punten heeft aangepast?
Deze kennisdelingsbijeenkomst is gericht op aanbieders en aanbesteders die ervaring hebben opgedaan met het inschrijven op diverse BVP-trajecten.
