Inschrijvers hebben zelf 100% invloed op hun eigen beoordeling

De toepassing van Best Value heeft de afgelopen jaren een behoorlijke vlucht genomen. In de beginjaren van Best Value waren er een handjevol mensen die de methodiek goed begrepen en betrokken waren bij vrijwel alle toepassingen van Best Value waardoor het gedachtegoed op de juiste manier werd toegepast.

Met het toenemende aantal projecten die op deze manier wordt aanbesteed, zien we Best Value echter ook in steeds meer verschillende verschijningsvormen toegepast worden, waarbij regelmatig de basisprincipes van het gedachtegoed geweld worden aangedaan. Is dat erg?

Hybride vormen

Zo zijn er projecten en aanbestedingen die het doen volgens het boekje, maar er zijn er zeker net zoveel die ‘onderdelen’ van Best Value eruit pikken, de zogenaamde hybride vormen. Hoewel er Best Value-elementen in zitten, worden de Best Value-principes niet gevolgd.

Hoe wordt er beoordeeld?

Deze hybride vormen kunnen voor inschrijvers op aanbestedingen zeer lastig zijn om mee om te gaan. Zij weten daardoor van tevoren namelijk niet hoe ze beoordeeld gaan worden. Wordt dat op z’n ‘Best Values’ gedaan, op basis van dominante informatie, of wordt er bijvoorbeeld naar inhoud van de oplossing of een visie gevraagd, waar vervolgens wat van wordt ‘gevonden’. Waar moet een inschrijver zich op focussen?

Een paar belangrijke zinnen

Dat het lastig is voor inschrijvers is echter een misverstand. Het maakt namelijk helemaal niets uit! Je hebt als inschrijver zelf maximaal invloed op hoe je beoordeeld wordt. En niet alleen bij een hardcore Best Value-toepassing of een hybride vorm, maar ook bij traditionele aanbestedingen waar naar beschrijving van een plan, aanpak, visie of andere mooie verhalen wordt gevraagd.

Doe in dat geval als inschrijver vooral wat wordt gevraagd en maak er een fantastisch verhaal van. Als je er maar wel voor zorgt dat het wordt afgesloten met het bewijs.

Bijvoorbeeld:

“Deze aanpak hebben we de afgelopen drie jaar 38 keer toegepast in vergelijkbare projecten. Telkens zijn die projecten binnen tijd en budget afgerond, met hoge klanttevredenheid en maximale realisatie van de business doelstellingen. Zo is bijvoorbeeld over al die projecten gemiddeld de beheerlast van de organisatie met 35% afgenomen.“

Een beoordelingsteam kan nu nooit meer zeggen of vinden dat de beschreven aanpak geen goede aanpak is; je hebt het bewijs immers geleverd dat het wel een goede aanpak is. Bij het ontbreken ervan zal het beoordelingsteam zich er een mening over vormen en er iets van vinden. In dat geval ben je als inschrijver overgeleverd aan de mening van het beoordelingsteam.

Invloed op je beoordeling

prestatie-informatieHet bewijs wordt geleverd door gebruik te maken van dominante (prestatie-)informatie. Dominante informatie zorgt ervoor dat de beoordelaar bij het lezen van de inschrijving niet meer hoeft na te denken of het goed is of niet.

Zorg er dus voor dat je met aantoonbare en dominante informatie zodanig je plan, oplossing of visie onderbouwt dat de beoordelaar er niks meer van kan vinden, anders dan begrijpen aan de hand van het geleverde bewijs dat het goed is.

Het spreekt voor zich dat het bewijs wel waar moet zijn, anders val je als inschrijver tijdens de verificatiefase door de mand en heb je al je werk voor niets gedaan.

Bewijs verzamelen

Het is dus zaak om morgen te starten met het verzamelen van bewijs waaruit blijkt dat jij een goede aanpak en/of visie hebt. Als je die prestatie-informatie hebt en ook nog eens op de juiste manier weet toe te passen bij inschrijvingen op aanbestedingen maakt het helemaal niet uit of je op een hardcore Best Value, een hybride vorm of een traditionele aanbesteding inschrijft.

Als je echt een expert bent, echt goed in wat je doet en dat weet te bewijzen middels dominante (prestatie-)informatie, ben je zelf in staat om ervoor te zorgen dat dat bij de beoordeling duidelijk wordt. Telkens weer. Bij elke aanbesteding!

Ontvang het gratis Best Value Experts e-book

In het eerste kwartaal van dit jaar wordt het allereerste e-book van Best Value Experts ontwikkeld boordevol tips en praktijkverhalen. Het e-book is een verzameling van interessante artikelen van het afgelopen jaar.

Hebben we je nieuwsgierig gemaakt naar de inhoud? Laat hier je gegevens achter en ontvang als eerste het gratis Best Value Experts e-book!

Klant aan het woord: klantervaringen met de Best Value-methodiek

In de rubriek ‘Klant aan het woord’ vertellen klanten over hun ervaringen met Best Value. Hoe hebben zij het traject ervaren en wat zijn hun gouden tips?

Peter de Graaf van Info Support is als projectmanager betrokken geweest bij een Best Value-project voor het verbeteren van een Microsoft .NET ontwikkelstraat.

Bij Hanzehogeschool is Jos Vlecken van Yacht als programmamanager werkzaam geweest bij een Best Value-aanbesteding voor het opzetten van intermediaire diensten zodat externe professionals vanuit de hogeschool flexibel kunnen worden ingehuurd.

 

Best Value is een prima aansluiting

Toen InfoSupport eind 2014 startte met Best Value was dit de eerste keer dat ze werkten volgens deze methodiek en volgens Peter werkte het prima”: “Het sluit goed aan op de manier waarop we al opereerden. BVP dwingt je om in de expertrol te gaan zitten, het geeft duidelijk aan waar de verantwoordelijkheden liggen, welke dingen bij de expert liggen en welke dingen bij de klant blijven.“

Toen leidde de onbekendheid met de aanpak tot discussies over met name prestaties. Wat is een prestatie, hoe maak je die meetbaar? “We hebben gesprekken gehad met onze Best Vaue coach over hoe we prestaties meetbaar kunnen maken en wat een goede manier is om te meten. Het is lastig om metingen goed neutraal te krijgen. Het hangt er sterk van af hoe de klant er tegenaan kijkt. Om de maximale waarde uit het project te halen moet je zorgen dat prestaties meetbaar zijn en hier op sturen. Ik heb geleerd om hier op een pragmatische manier mee om te gaan”, legt Peter uit.

 

Goed voorbereiden is essentieel

Een goede voorbereiding is het halve werk. De concretiseringsfase duurde binnen het ontwikkelstraatproject van Peter dan ook redelijk lang. “Op zich geen slecht teken, want het zorgt ervoor dat je meer tijd besteedt aan de voorbereiding voordat je aan het werk gaat. Dat was sowieso al onze aanpak dus hier sloot de methodiek prima bij aan. Tijdens de concretiseringsfase werden er al voorbereidingen getroffen voor de uitvoeringsfase om verlies van doorlooptijd te beperken”, legt Peter uit.

 

Inzet van de wekelijkse risicorapportage

Een van de punten die ontzettend goed ging bij de Hanzehogeschool is de inzet van de wekelijkse rapportage. Jos legt uit waarom: “Ten opzichte van traditionele projecten zie je dat er bij een BVP-traject veel minder communicatie nodig is, mede dankzij de wekelijkse rapportage. Het weekrapport spreek ik van tevoren door met de projectleider van de Hanzehogeschool. Daarna maak ik de rapportage af, de projectleider scoort de weekrapportage en stuurt deze naar de belangrijke stakeholders binnen de hogeschool. Een 10 scoren op beheersmaatregelen, voldoende managementaandacht en klantvertrouwen geeft heel veel rust. De rapportage helpt ons enorm als organisatie bij volgende (BVP-)projecten en het ondersteunt je om in een constante leercurve te blijven.”

 

Elk risico is een kans

Dezelfde situatie deed zich voor bij het project van Peter. “Opvallend is het risicogedeelte. Als projectmanager manage je altijd op risico’s om te zorgen dat je je doelstellingen behaalt.” Verder legt Peter uit dat het leuke aan BVP is dat elk extern risico een kans is. Een kans om je te onderscheiden van je concurrentie, een kans om nog meer expert te worden. Een risico wordt vaak als iets negatiefs gezien, maar binnen deze aanpak is het een positief iets.

 

Gouden tips uit de praktijk

Jos en Peter delen graag hun ‘gouden tips’ en leermomenten.

  • Direct starten met de wekelijkse risicorapportage
    Jos: “Wat heel belangrijk is, is om meteen met de wekelijkse risicorapportage te beginnen. Tijdens de concretiseringsfase gebeuren ook dingen die ongewenst zijn, meet ze meteen zodat je bij de start van de uitvoeringsfase weet hoe je met de weekly moet omgaan.”

    Deze tip deelt Peter ook met ons: “Het met grote regelmaat evalueren van risico’s is een leerpunt. Binnen Info Support waren we dit al gewend, maar voor de klant was de hoge frequentie nieuw. Uiteindelijk hebben we er voor gekozen om elke twee weken een risico-evaluatie te houden, omdat dit beter aansloot bij de situatie. Dat is ook het voordeel van BVP. De filosofie houd je in stand, maar je schaaft het zodanig bij dat het perfect bij de klant en de situatie past.”
  • Ondersteuning door een Best Value coach
    Jos: “Zorg dat je bij een BVP-traject een BVP-expert inhuurt, hier heb je als opdrachtnemer ontzettend veel profijt van.” Peter is het hier sluitend mee eens: “Ga op een gezonde en pragmatische manier om met de BVP-aanpak en laat je daarbij ondersteunen door een ervaren BVP coach. Word je bewust van het feit dat je in de expertrol zit, dat risico’s kansen zijn en benader ze ook zo.”
  • Breng rust in het project met prestatie-metrics
    “Het rapporteren op prestatie-metrics geeft heel veel rust in je project,” zegt Jos. “Het haalt de ruis van de lijn door te rapporteren op de KPI’s met behulp van feiten, cijfers en statistieken. De prestatie-metrics zijn een essentieel onderdeel in elke weekly. Anders gezegd: gebruik weinig woorden en veel getallen.”