De concretiseringsfase afbreken: veroorzaakt door de aanbieder zelf

‘Het afbreken van de concretiseringsfase, dat gebeurt hoogst zelden’, was tot voor kort het adagium dat opdrachtgevers lieten horen. Een geruststelling voor aanbieders die veel werk in die fase verzetten zonder contract. Zij zien dit toch vaak als ‘onbetaald werk’. Echter, de laatste maand heb ik concreet van twee projecten vernomen dat ze in de concretiseringsfase juist wel zijn afgebroken.

De redenen om deze projecten in de concretiseringsfase af te breken zijn veroorzaakt door de betreffende aanbieders zelf:

Aangedikte prestatieonderbouwing

Binnen een van deze projecten heeft de opdrachtnemer de prestatieonderbouwing overdreven. Deze kan niet gestaafd worden met meetbare prestatieinformatie tijdens het verificatieproces, oftewel men heeft ‘een te grote broek aangetrokken’ en is opportunistisch geweest.

Het is goed dat dit direct ontmaskerd wordt en dat hier consequenties aan verbonden zijn: de concretiseringsfase afbreken. De opdrachtgever gaat verder in de concretiseringsfase met de tweede aanbieder uit de ranking. Deze procedure beschermt de andere aanbieders tegen ‘oneigenlijk’ gedrag van de concurrentie.

Beloftes niet waar kunnen maken

In het tweede geval heeft de opdrachtnemer te veel beloftes gedaan in zijn aanbieding. In de concretiseringsfase blijkt dat hij deze niet kan waarmaken. Aanbieders kunnen hiertoe worden aangezet als opdrachtgevers niet realistische doelstellingen of eisen stellen. Aanbieders zijn niet gewend om aan te geven dat ze iets niet kunnen bieden, of om een beperking van hun mogelijkheden aan te geven.

Het dilemma is dan: hoe eerlijk geef ik aan wat ik wel kan? (overigens alle andere marktpartijen ook want het gevraagde is niet mogelijk). De verleiding (traditioneel commercieel gedrag) is groot om op alles ‘ja’ te zeggen , ‘u vraagt, wij draaien’. En dat is nu net niet de bedoeling met Best Value. Daarom is het goed dat dit in de concretiseringsfase wordt rechtgezet.

Concretiseringsfase afbreken gebeurt wel degelijk

Het blijkt dat het geen wetmatigheid is dat met het halen van de concretiseringsfase ‘de deal’ rond is. Een goede zaak. In de concretiseringsfase wordt immers vastgesteld of de geselecteerde aanbieder zijn aanbod echt kan waarmaken en komt er meer detail in de uitwerking.

De opdrachtgever heeft op basis van enkele A4-tjes de eerste selectie gemaakt. In de concretiseringsfase worden onduidelijkheden verduidelijkt. Als blijkt dat beloftes niet worden waargemaakt of de prestatieonderbouwing is overdreven, dan is het een juist mechanisme om daar niet veel tijd aan te besteden en met de volgende aanbieder in de rangschikking de concretisering verder te doorlopen. Zo is de Best Value-methodiek bedoeld.