Hoe voorkom je verrassingen in de uitvoeringsfase?

Auteur: Anneke van Abeelen, Best Value Trainer en Jolanda Hoogkamer, Best Value Support
Best Value Sales en Best Value support

Minder verrassingen

Het toepassen van de Best Value-aanpak binnen projecten zorgt voor minder verrassingen voor zowel klant als leverancier. De activiteiten die uitgevoerd dienen te worden zijn helder. Iedereen is op de hoogte van hetgeen hij moet doen en wanneer activiteiten moeten worden uitgevoerd. Dat levert een mooi resultaat op: weinig discussies en een efficiënte uitvoering.

In de praktijk

Toch zien we in de praktijk het tegenovergestelde vaak gebeuren. Er ontstaan veel discussies en de focus ligt vooral op detailniveau.

Hoewel er binnen een project geen afwijkingen zijn op tijd of budget worden er toch veel ongewenste gebeurtenissen gerapporteerd in de wekelijkse rapportage.

Hoe kan dit?

Onduidelijkheid

Hoe zit het met de doelstellingen? Als deze namelijk niet helder zijn ingericht in de wekelijkse rapportage dan kan de klant in de stress schieten. Er onstaan zorgen bij de klant of de leverancier bepaalde processen wel beheerst. Wat gaat de klant dan doen? Hij gaat energie steken in controle en probeert de boel zelf op de rails te krijgen.

Hoe los je dit op?

Je kunt dit oplossen door te controleren of het plan van de leverancier duidelijk en juist vertaald is naar de wekelijkse rapportage.

• Controleer of het plan geen hiaten bevat
  • Vul ontbrekende informatie aan en kijk of alle raakvlakken duidelijk zijn en benoemd zijn

• Controleer of het plan dominante informatie bevat
  • Als informatie niet helder en meetbaar is dan is het onduidelijk hoe je prestaties goed kunt volgen tijdens de uitvoering

De leverancier dient dus al in de concretiseringsfase te zorgen voor een transparante omgeving. Dit doet hij  door zijn plan naar een heldere mijlpalenplanning te vertalen. Door precies aan te geven hoe de prestaties van de klant alswel als de leverancier gemeten gaan worden, ontstaat er helderheid en een efficiënte uitvoering.

Laat je wekelijkse rapportage checken

Ben je benieuwd of jouw projectplan goed is vertaald naar de wekelijkse rapportage? Kom dan op 14 oktober naar de workshop Wekelijkse Rapportage ‘Voor een vliegende start’.

Tijdens deze workshop komen klanten en leveranciers met hun wekelijkse rapportage bij elkaar om deze samen met twee experts te verbeteren.

35% teamkorting

Tot 3 oktober bedragen de deelnamekosten € 797,- per persoon. Daarna betaal je € 997,- per persoon. Maak ook meteen gebruik van de speciale teamkorting en ontvang 35% korting bij aanmelding van 3 of meer deelnemers.

De workshop vindt plaats op 14 oktober 2014 van 10:00 tot 16:00 uur in IJsselstein. Bestel hier je plaats(en) voor de workshop Wekelijkse Rapportage ‘Voor een vliegende start’.