Inschrijvers hebben zelf 100% invloed op hun eigen beoordeling

De toepassing van Best Value heeft de afgelopen jaren een behoorlijke vlucht genomen. In de beginjaren van Best Value waren er een handjevol mensen die de methodiek goed begrepen en betrokken waren bij vrijwel alle toepassingen van Best Value waardoor het gedachtegoed op de juiste manier werd toegepast.

Met het toenemende aantal projecten die op deze manier wordt aanbesteed, zien we Best Value echter ook in steeds meer verschillende verschijningsvormen toegepast worden, waarbij regelmatig de basisprincipes van het gedachtegoed geweld worden aangedaan. Is dat erg?

Hybride vormen

Zo zijn er projecten en aanbestedingen die het doen volgens het boekje, maar er zijn er zeker net zoveel die ‘onderdelen’ van Best Value eruit pikken, de zogenaamde hybride vormen. Hoewel er Best Value-elementen in zitten, worden de Best Value-principes niet gevolgd.

Hoe wordt er beoordeeld?

Deze hybride vormen kunnen voor inschrijvers op aanbestedingen zeer lastig zijn om mee om te gaan. Zij weten daardoor van tevoren namelijk niet hoe ze beoordeeld gaan worden. Wordt dat op z’n ‘Best Values’ gedaan, op basis van dominante informatie, of wordt er bijvoorbeeld naar inhoud van de oplossing of een visie gevraagd, waar vervolgens wat van wordt ‘gevonden’. Waar moet een inschrijver zich op focussen?

Een paar belangrijke zinnen

Dat het lastig is voor inschrijvers is echter een misverstand. Het maakt namelijk helemaal niets uit! Je hebt als inschrijver zelf maximaal invloed op hoe je beoordeeld wordt. En niet alleen bij een hardcore Best Value-toepassing of een hybride vorm, maar ook bij traditionele aanbestedingen waar naar beschrijving van een plan, aanpak, visie of andere mooie verhalen wordt gevraagd.

Doe in dat geval als inschrijver vooral wat wordt gevraagd en maak er een fantastisch verhaal van. Als je er maar wel voor zorgt dat het wordt afgesloten met het bewijs.

Bijvoorbeeld:

“Deze aanpak hebben we de afgelopen drie jaar 38 keer toegepast in vergelijkbare projecten. Telkens zijn die projecten binnen tijd en budget afgerond, met hoge klanttevredenheid en maximale realisatie van de business doelstellingen. Zo is bijvoorbeeld over al die projecten gemiddeld de beheerlast van de organisatie met 35% afgenomen.“

Een beoordelingsteam kan nu nooit meer zeggen of vinden dat de beschreven aanpak geen goede aanpak is; je hebt het bewijs immers geleverd dat het wel een goede aanpak is. Bij het ontbreken ervan zal het beoordelingsteam zich er een mening over vormen en er iets van vinden. In dat geval ben je als inschrijver overgeleverd aan de mening van het beoordelingsteam.

Invloed op je beoordeling

prestatie-informatieHet bewijs wordt geleverd door gebruik te maken van dominante (prestatie-)informatie. Dominante informatie zorgt ervoor dat de beoordelaar bij het lezen van de inschrijving niet meer hoeft na te denken of het goed is of niet.

Zorg er dus voor dat je met aantoonbare en dominante informatie zodanig je plan, oplossing of visie onderbouwt dat de beoordelaar er niks meer van kan vinden, anders dan begrijpen aan de hand van het geleverde bewijs dat het goed is.

Het spreekt voor zich dat het bewijs wel waar moet zijn, anders val je als inschrijver tijdens de verificatiefase door de mand en heb je al je werk voor niets gedaan.

Bewijs verzamelen

Het is dus zaak om morgen te starten met het verzamelen van bewijs waaruit blijkt dat jij een goede aanpak en/of visie hebt. Als je die prestatie-informatie hebt en ook nog eens op de juiste manier weet toe te passen bij inschrijvingen op aanbestedingen maakt het helemaal niet uit of je op een hardcore Best Value, een hybride vorm of een traditionele aanbesteding inschrijft.

Als je echt een expert bent, echt goed in wat je doet en dat weet te bewijzen middels dominante (prestatie-)informatie, ben je zelf in staat om ervoor te zorgen dat dat bij de beoordeling duidelijk wordt. Telkens weer. Bij elke aanbesteding!

Ontvang het gratis Best Value Experts e-book

In het eerste kwartaal van dit jaar wordt het allereerste e-book van Best Value Experts ontwikkeld boordevol tips en praktijkverhalen. Het e-book is een verzameling van interessante artikelen van het afgelopen jaar.

Hebben we je nieuwsgierig gemaakt naar de inhoud? Laat hier je gegevens achter en ontvang als eerste het gratis Best Value Experts e-book!

1 antwoord
  1. Jorn Verweij
    Jorn Verweij zegt:

    Hallo Wim,

    Bedankt voor het delen van je inzicht dat je als expert, in welke versie van een aanbestedingstraject dan ook, met dominante informatie aan kan tonen dat je de expert bent (al dan niet ingebed in een verkoopverhaal, in een visie, of zelfs met een deel van de oplossing reeds erbij). Je hebt 100% invloed op je eigen inschrijving, en ongeacht wat je tegenkomt heb je er als expert baat bij prestatie-informatie als bewijs te verzamelen.

    Waar ik een vraag bij heb, is waarom je stelt dat je 100% invloed hebt op de beoordeling. Dat kan ik enkel volgen als de aanbestedende partij EN een volledig transparante vraagstelling heeft geformuleerd, EN volkomen ‘blanco’ de inschrijvingen beoordeeld. In mijn optiek is die combinatie niet erg waarschijnlijk. Als een aanbestedende partij er al voor kiest om de Best Value methodiek los te laten en zelf te gaan klussen, dan is de kans zeer zeker aanwezig dat de vraagstelling ruimte genoeg laat voor rare sprongen, en dat er bijvoorbeeld een voorkeur is voor een bepaalde oplossingsrichting (met of zonder onderbouwing). Als de aanbestedende partij niet zo aan de principes van Best Value hangt, dan is het ook denkbaar dat er al een bestaande relatie bestaat met (of vooringenomenheid t.a.v.) een leverancier.

    Maar wellicht interpreteer ik je tekst niet goed en zie ik iets over het hoofd. Of blijkt uit jouw praktijkervaring dat het wel zo werkt.

    Linksom of rechtsom zou ik voor pleiten dat experts heel scherp zijn op de vraagstelling, alsook op de beschrijving van het beoordelingstraject in de aanbestedingsdocumenten. Mijns inziens (ondanks mijn gebrek aan ervaring in deze) is de uitleg van de beoordeling (waarom-de-winnaar-gewonnen-heeft) de achilleshiel van Best Value. Dat is best lastig duidelijk te krijgen op basis van kwaliteitsdocumenten, waarschijnlijk al helemaal wanneer het een hybride vorm betreft en er geen gebaande paden zijn.

    Als er in de beschrijving vooraf ook maar niet iets niet transparant of objectief is, dan kun je dat als expert beter aan de voorkant aankaarten dan achteraf aanvechten (iets waar experts weinig animo voor hebben). Als je dadelijk een onduidelijke beoordeling terugkrijgt waar je niks mee kan, en de aanbestedende partij in de concretiseringsfase onder tijdsdruk met een ‘mindere’ inschrijver met wat gerommel (prijsaanpassing, scope-bijsturing) akkoord gaat, dan werkt die in de Best Value ingebouwde ‘filter’ ook niet.

    Ik zie hybride aanbestedingstrajecten vooral als een waarschuwing. Er is een meer dan gerede kans dat de aanbestedende partij de methode niet heeft verfijnd en aangescherpt, maar eerder met gebrek aan inzicht en op basis van vertrouwde patronen links en rechts zonder veel aarzelen besluiten neemt.

    Je gedeelde inzicht dat je als expert met dominante informatie in alle vormen duidelijk je meerwaarde (expertise) kan aantonen, dat blijft overeind. Ook als je dus maar af en toe met een Best Value aanbesteding te maken hebt is dat inzicht van wezenlijk belang: je helpt jezelf er altijd mee.

    Je helpt jezelf als expert ook in het verkopen van je oplossingen in afwezigheid van een aanbesteding. De verzamelde bewijslast van je prestaties, waarmee je aantoont een expert te zijn, is een wezenlijk onderdeel van wat ik ‘Decision Free Sales’ noem: het transparant aantonen dat je a) een expert bent, en b) je oplossingen voortkomen uit een visie waarmee ook de doelstellingen van de klant behaald gaan worden. Daarmee hoeft de klant geen keuze tussen leveranciers te nemen die ze eigenlijk niet kunnen onderbouwen (ergo Decision Free Sales). Dit i.p.v. traditionele marketing.

    Groet,

    Jorn

    Beantwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *