Interviewvragen van tevoren doorsturen: goed of fout?
Best Value wordt steeds vaker toegepast. Het aantal inschrijvers die eerder aan een Best Value-aanbesteding hebben meegedaan neemt daarmee ook toe en zijn steeds beter voorbereid op de interviews.
Is dat goed of fout? Is het erg als inschrijvers de vragen voor de interviews vooraf al weten? Ik vind van niet. Mijn ervaring is dat er dan nog steeds onderscheid is.
‘Interviewvragen nooit van tevoren doorsturen’
Bij opdrachtgevers bestaat vaak huiver als ik voorstel om de interviewvragen van tevoren toe te sturen aan de inschrijvers.
Dan weten ze precies wat we gaan vragen. Dan zijn ze voorbereid.
Ook bij mijn activiteiten voor de Best Value-certificeringsboard, waarbij ik mensen begeleid bij het schrijven van hun artikel voor de certificering, is een vaak gezien statement dat de interviewvragen nooit van tevoren aan de inschrijvers bekend mogen worden gemaakt. Met het toenemen van de toepassing van Best Value is zelfs het advies om de vragen voor de interviews steeds te wijzigen zodat je de inschrijvers verrast.
Laten zien dat je expert bent
Een uitspraak waar ik het als Best Value-expert pertinent mee oneens ben. Het doel van het interview is niet om de inschrijver pootje te lichten of om de geïnterviewde beter te laten zijn dan hij is, het is juist de bedoeling om de inschrijver alle ruimte en mogelijkheden te geven om te laten zien dat hij of zij expert is. Om de opdrachtgever via dominante informatie te laten zien dat ze een goede match zijn voor de opdracht.
Verkeerde beoordelingscriteria
Als je de inschrijvers onvoorbereid het interview in laat gaan, loop je het risico inschrijvers meer op hun kwaliteit in het omgaan met dergelijke situaties te beoordelen in plaats van degene te selecteren die de klus het beste kan uitvoeren.
Net als bij de schriftelijke documenten gaat het bij de interviews ook om verifieerbare, dominante informatie die voor het onderscheid zorgt. Laat inschrijvers zich juist wel voorbereiden op het interview. Het onderscheid wordt er juist groter door en de selectie wordt er alleen maar beter van.
Door de mand vallen
Als je als geïnterviewde of inschrijver geen verifieerbare dominante informatie hebt, wordt het namelijk niet makkelijk. Het mooier verkopen dan het is (‘jokken’) kan uiteraard, maar dan val je later door de mand bij de verificatie en kunnen de mooie praatjes niet waargemaakt worden.
Bewijs
Ik gebruik een set hoofdvragen (ca. 10) die van tevoren naar alle inschrijvers gestuurd worden, zoals ‘Waarom ben jij de expert?’ en ‘Wat is je plan?’. Tijdens het interview nemen we de informatie in de beantwoording voor waar aan. In de fase daarna, bij de start van de concretiseringsfase of net daarvoor, vindt de verificatie plaats en moet er met verifieerbare informatie worden aangetoond dat hetgeen gezegd is tijdens het interview ook daadwerkelijk de waarheid is. Het bewijs. Degene die een mooi verhaal heeft bedacht en heeft gejokt valt op deze manier altijd door de mand met als gevolg een hoop tijd besteed voor niks en ‘jokken’ tijdens een aanbesteding is niet goed voor je reputatie.
Laat inschrijvers wel voorbereiden
Stuur dus juist wel alle inschrijvers de vragen van tevoren toe. Het gaat uiteindelijk om verifieerbare, dominante informatie die voor onderscheid zorgt en aantoont dat iemand de juiste expert is voor de klus.
Beste Wim,
Allereerst de beste wensen voor 2016 voor jou en jouw Expert collega’s.
Wederom een goed verhaal en zeker een interessante optie om de interview vragen vooraf naar de inschrijvers te sturen. Begrijp ik het nu goed dat jij alleen de circa 10 hoofdvragen naar de inschrijvers stuurt of stuur jij vooraf alle vragen per inschrijver al door?
Wat ik mij wel afvraag is dat je door deze aanpak ervoor zorgt dat de sleutelfiguur zich puur op deze vragen gaat focussen en dus van tevoren een antwoord per vraag uit zijn hoofd gaat leren. Ik ben wel van mening dat een expert op niet voorbereiden vragen een inhoudelijk goed antwoord moet kunnen geven, immers hij is de expert op zijn/haar vakgebied. Het gaat mij niet om prachtig vooraf geformuleerde antwoorden, maar puur op de inhoud. Ik zou dus geen voorstander zijn om alle vragen vooraf per inschrijver mee te delen enkel de hoofdvragen die in principe aan alle inschrijvers worden gesteld. De specifieke inhoudelijke vragen over de kwalitatieve documenten (welke dus per inschrijver verschillen) zou ik niet vooraf willen mededelen. Ik ben benieuwd hoe jij hier tegenaan kijkt.
Ha Matt,
Goed weer eens van je te horen (dit antwoord had ik je al gemaild maar ik had verzuimd om het op de blog te zetten).
Ik stuur van tevoren (en echt niet altijd want niet alle opdrachtgevers vinden het een goed idee) de 10 hoofdvragen, soms al bij de marktinformatiebijeenkomst. Eventueel daarna geformuleerde vragen ter verduidelijking van de kwaliteitsdocumenten stuur ik als het kan ook van tevoren toe. Hoe beter voorbereid hoe beter het antwoord hoe duidelijker het wordt.
Overigens moet er wel echt iets onduidelijk zijn wil ik nog andere vragen dan die 10 hoofdvragen toevoegen. Meestal blijft mijn interview beperkt tot die 10 hoofdvragen. Uiteraard komt het aan op doorvragen: Kunt u dat onderbouwen? Op basis van welke informatie stelt u dat? Kunt u dat SMART formuleren? Kunt u dat concreet maken? Heeft u daar een voorbeeld van? etc. De antwoorden daarop leveren de dominante informatie (of niet) en zorgen voor het onderscheid tussen de experts en de non-performers.
Of ze het nu uit het hoofd leren of niet, het maakt mij niet zo veel uit. Het gaat om dominante informatie van de inschrijver en van de geïnterviewde zelf waaruit blijkt dat ze expert en high-performer zijn (niet om inhoud, dat komt in de concretiseringsfase aan de orde), die bovenal verifieerbaar moet zijn. Waarom is het erg als ze een antwoord uit het hoofd leren? Het gaat om de informatie over de inschrijver en over henzelf die voor onderscheid moet zorgen en niet om de kunst van het onvoorbereid antwoord kunnen geven. Als ze antwoorden verzinnen en dat uit het hoofd leren kan het nooit verifieerbaar zijn en dus niet dominant. Krijgen ze ook nooit een hoge score. Als ze ‘jokken’ met betrekking tot verifieerbare informatie blijkt dat tijdens de verificatie (voorafgaand aan de concretiseringsfase). En ‘jokken’ is natuurlijk gelijk wegwezen en zorgen voor een aantekening in de GVA! Dat vertel ik ze ook tijdens de marktinformatiebijeenkomst.
Hallo,
Wim was de BV expert voor ons project en wij hebben de vragen vooraf gedeeld. Zoals Wim al aangaf kom je de expertise op het spoor als je aanhaakt op het antwoord. In de praktijk is het ons 9 keer niet gelukt alle gedeelde vragen in 45 min doorgesproken te hebben. Ieder antwoord leid als vanzelf tot andere vragen (verheldering).
Wat we niet deelden waren de leverancier-specifieke vragen. In de praktijk kwamen we daar nauwelijks toe, en was het beeld al zo duidelijk aan hand van de eerste, gedeelde vragen, dat de antwoorden op deze extra vragen er ook niet meer echt toe deden.
Er is ook een argument om ALLE vragen van te voren te delen (gedeelde en specifieke), omdat je daarmee de inschrijver in principe de kans geeft om de juiste persoon te sturen (die de specifieke vragen ook kan beantwoorden).
Maar mijn eigenlijke punt is dat je de expert selecteert op zijn expertise, en dat die expertise er is of je de vragen van te voren nu wel of niet deelt. Mijn argument om alles te delen is transparantie. Laat weten waar je in geinteresseerd bent. Het ergste wat je kan overkomen is dat iemand er van te voren extra over heeft nagedacht. Welk argument is er om vragen achter te houden?
Tenslotte wil ik nog wijzen op het non-discriminatie beginsel binnen de Europeese aanbesteding. Vragen ter verduidelijking, waarmee de inschrijver zijn expertise kan aantonen, prima. Maar voorkom dat je totaal verschillende interviews krijgt. Daarom is het mijn inziens belangrijk om de vragen zoveel mogelijk gelijk te laten zijn voor alle inschrijvers. Een paar specifieke vragen is prima, maar de expertise heb je tegen de tijd dat je aan die vragen toekomt in vrijwel alle gevallen al te pakken.