Misverstand: leveranciers beheersen risico’s

Een groot misverstand dat we in de praktijk bij leveranciers en hun opdrachtgevers vaak tegenkomen is de overtuiging dat Best Value aanbieders projectrisico’s moeten managen. Het lijkt misschien een beetje een semantische discussie, maar Best Value leveranciers managen mitigatie van externe risico’s en dat is echt heel wat anders! Dat doen ze door risico’s te identificeren, voor iedere betrokkene transparant te maken en preventieve beheersmaatregelen op te nemen en te integreren in hun planning.

Het uitgangspunt is dat expert leveranciers zelf geen risico’s hebben. Hoe werkt dat?

Minimale scope

Expert leveranciers identificeren in hun projectplannen de risico’s binnen en buiten invloedsfeer. Vervolgens verkleinen of veranderen ze de scope van hun plan, zodanig dat er geen of nauwelijks risico’s meer zijn binnen hun eigen invloedsfeer en zodanig dat de risico’s buiten hun eigen invloedsfeer minimaal zijn.  Wanneer ze de projectdoelstellingen van de klant daarmee niet kunnen realiseren bezinnen ze zich op inschrijven op de tender. Zien ze risico’s die veroorzaakt worden door een gebrek aan informatie, dan schatten ze de situatie in naar hun beste kunnen. Ze doen een aanname gebaseerd op expertise.

Transparantie

De geïdentificeerde risico’s buiten invloedssfeer worden transparant gemaakt zodanig dat deze externe risico’s voor alle projectactoren duidelijk zijn. De risico’s worden geminimaliseerd door beheersmaatregelen die bestaan uit mitigatiestappen (activiteiten in tijd). Vervolgens meten en monitoren leveranciers de door hen geïdentificeerde externe risico’s (buiten hun invloedsfeer) en de daarbij horende beheersmaatregelen / mitigatiestappen.

Opdrachtgever betaalt voor opgetreden risico’s

Alle gebeurtenissen die tijdens de uitvoering optreden en voor een afwijking zorgen op het plan zijn voor rekening van de opdrachtgever, niet voor de leverancier. Hiermee doelen we op opgetreden risico’s met effect op tijd en/of geld en/of kwaliteit. Of de opgetreden risico’s wel of niet voorzien zijn, speelt voor de financiele verantwoordelijkheid geen rol. Hoe meer opgetreden risico’s door de leveranciers vooraf zijn geidentificeerd en voorzien van maatregelen, hoe beter zijn prestatie. Vanzelfsprekend zijn leveranciers zelf verantwoordelijk voor fouten die ze zelf maken.

Risicobeheer vastleggen

Het managen van de beheersmaatregelen/mitigatiestappen gebeurt middels de Wekelijkse Risico Rapportage (WRR). Anders gezegd, het risicobeheer (administratieve functie) wordt in de WRR vastgelegd. Het is van belang dat de WRR ook prestatiemetingen ten aanzien van risicomitigatie bevat. De grote winst hierin is niet alleen dat het transparant gemaakt is voor alle betrokken actoren maar ook dat deze meetgegevens een verbetering van de prestatie in een volgend traject mogelijk maken. Deze prestatiemeting voorkomt discussies met de klant en zorgt voor leereffecten. Tevens kan de informatie in een volgend project worden gebruikt als verifieerbare prestatie-informatie. En het beschermt de winstmarge van leveranciers, aangezien de opdrachtgever financieel verantwoordelijk is als de risico’s optreden. Uiteraard handelen expert leveranciers in het belang van de klant als een risico optreedt. Slimme oplossingen kunnen de ‘schade’ voor de klant beperken).

Help veroorzakers van risico’s

Het is in ieders belang om de projectactoren die risico’s veroorzaken, te helpen. In het belang van de opdrachtgever omdat anders het resultaat niet optimaal is en in het belang van de leverancier omdat verstoringen van de dienstverlening, ten minste, niet bijdragen aan een tevreden klant en het projectresultaat.

Begrip van dit principe is erg belangrijk: Actoren of mechanismen die  activiteiten,  en daarmee pro-activiteit, van leveranciers negatief beïnvloedt, vormen risico’s en zijn de financiële verantwoordelijkheid van de klant!

Activiteiten die risico’s verhogen

Opdrachtgevers zouden moeten begrijpen dat de volgende activiteiten risico-verhogend werken (en niet tot ‘Best Value’ leiden):

• Leveranciers vragen om hun aanbod inhoudelijk te beschrijven in de inschrijving
• Leveranciers vragen om hun technische bekwaamheid te beschrijven in hun inschrijving
• Bij de beoordeling eigen ervaring van de leden van het beoordelingsteam gebruiken om inschrijvingen, die gebaseerd zijn op technische randvoorwaarden, te beoordelen, in plaats van te beoordelen op basis van opgenomen dominante (prestatie-) informatie.

Deze blog lijkt misschien wat meer gericht op leveranciers in plaats van op opdrachtgevers. Het is echter belangrijk voor opdrachtgevers om de uitgangspunten bij het mitigeren van risico’s te onderkennen. Vooral het besef dat het financieel risico bij de opdrachtgever ligt en de leverancier verantwoordelijk is voor het risicomanagement is belangrijk. Wanneer een opdrachtgever dit onvoldoende onderkent zal een leverancier minder geneigd zijn om transparant te zijn en minder geneigd zijn om te denken en te handelen in het belang van het resultaat voor opdrachtgever.

Wil je meer weten hoe je als opdrachtgever risicomanagement optimaal kunt vormgeven en borgen in de organisatie? Neem dan contact met ons op.