Leveranciers prestatie versus het paard van Troje-paradigma

Wat heeft het Paard van Troje-paradigma met leveranciers prestatie te maken?

Wie voor het eerst een aanbesteding opstart, heeft grote kans iets aan te treffen waarvan al snel duidelijk is dat dat niet tot de beste leveranciers prestatie zal leiden. Een angstige en vijandige houding van het projectteam…

Alle leveranciers zijn slecht en belazeren je waar je bijstaat!

Het gevolg van deze overtuiging is dat het projectteam in de aanbestedingsdocumenten alles volledig ‘dichttimmert’ om slechte leveranciers prestatie in de toekomst te voorkomen. Met het stellen van minimale eisen wordt geen enkele ruimte meer aan de leverancier overgelaten. Het effect aan de andere kant van de tafel is dat leveranciers, logischerwijs, op alle eisen bevestigend antwoorden. Ze beloven alles om de opdracht maar te scoren.

Paard van Troje-paradigma

Vergelijk het met het Paard van Troje. Aan de ene kant van de muur de leverancier die zich mooier voordoet dan hij is en aan de andere kant de opdrachtgever met de angst niet te weten wat hij binnenhaalt.

Dit mechanisme houdt zichzelf in stand. Hoe meer angst om belazerd te worden, hoe meer angst voor de onzekerheid over wat er binnenkomt. Dat leidt tot meer regels, eisen en voorwaarden. En tot steeds mooiere offertes van leveranciers. En een slechte ervaring in het verleden met achterblijvende leveranciers prestatie zorgt ervoor dat men meer en meer de verkeerde kant uit gaat. Ervaring met discussies over meerwerk? Of met projecten waarbij juridische kwesties aan de orde zijn geweest, de kosten uit de pan zijn gerezen en niet de verwachte kwaliteit is geleverd? Grote kans dat de opdrachtgever bij een volgende aanbesteding nog meer regels op zal stellen, in een poging om meer grip en controle te hebben en slechte leveranciers prestatie de volgende keer te voorkomen.

Maar wat willen we eigenlijk als opdrachtgever? Elke opdrachtgever is op zoek naar een leverancier die betrokken is, zich verantwoordelijk voelt, proactief is en nadenkt over wat hij doet. Dit alles is in het belang van het resultaat voor de opdrachtgever. Waarom geef je als opdrachtgever dan niet die ruimte om daar invulling aan te geven? Ruimte voor leveranciers prestatie.

Meer regels, meer voorwaarden en meer eisen drijven ons juist steeds meer de verkeerde kant op.  Sterker nog: des te groter de kans de verkeerde leverancier te contracteren!

Je krijgt waar je om vraagt. Pure logica

Het is simpele logica. Je krijgt de leverancier waar je om vraagt. Leveranciers die zich happy voelen in een omgeving waar ze geen verantwoording hoeven te nemen, niet hoeven na te denken en niet verantwoordelijk hoeven te zijn voor het resultaat zullen graag inschrijven op een aanbesteding die bol staat van eisen, voorwaarden en regels. ‘U vraagt, wij draaien’ is het adagium van zo’n leverancier.

Aanbestedingen waarbij zo weinig mogelijk eisen en voorwaarden zijn opgenomen en waar zoveel mogelijk ruimte is voor de leverancier zal dat soort leveranciers afschrikken en partijen aantrekken die zich juist comfortabel voelen in een situatie waar ze verantwoordelijkheid kunnen nemen.

Doorbreek de cirkel: geef leveranciers de ruimte

Hoe een opdrachtgever zich opstelt en welke benadering hij hanteert is te zien aan de leveranciers van die opdrachtgever. Kijk daarom als opdrachtgever of aanbestedende dienst eens naar je leveranciers. Zijn dit de leveranciers die je wilt hebben? Voelen ze zich verantwoordelijk voor datgene wat ze moeten doen? Handelen ze proactief? Of is het een continue struggle over leveranciers prestatie, heb je allerlei meerwerkdiscussies, moet het contract regelmatig uit de la gehaald worden?

Durf dan een keer die vicieuze cirkel te doorbreken! Beweeg bij de eerstvolgende aanbesteding of inkoop dan eens de andere kant op en neem juist minder regels en voorwaarden mee. Geef leveranciers de ruimte. Je zal zien dat er dan andere leveranciers boven komen drijven.

Wil je meer weten over hoe de Best Value Aanpak in jouw situatie gaat leiden tot betere samenwerking met leveranciers en betere resultaten van jouw projecten,? Neem dan contact met ons op.