Opdrachtgever leidt potentiele opdrachtnemers op, goed idee?
We zien in 100% van de aanbestedingstrajecten dat de opdrachtgever de opdrachtnemer faciliteert in het opleiden in de Best Value-aanpak. Op het eerste gezicht logisch, want de opdrachtgever heeft immers belang bij een opdrachtnemer die het Best Value-gedachtengoed verstaat. Maar moet je als opdrachtgever je potentiële opdrachtnemers wel opleiden?
Evenwicht zorgt voor maximaal resultaat
Wat ik in de praktijk zie, is dat opdrachtgevers het ‘eng’ vinden om opdrachtnemers los te laten in het Best Value-gedachtegoed en als reactie potentiële opdrachtnemers op verschillende manieren faciliteren in het geven van trainingen in de Best Value-aanpak. Logisch als je kijkt waar de Best Value-aanpak vandaan komt.
Tot een jaar geleden hadden we het nog over Best Value Procurement (BVP) en gaf de perceptie dat het alleen betrekking had op inkoop. Door de ‘P’ ervan af te halen, moet het duidelijker worden dat het een omgeving is waarin zowel inkoop als verkoop maximaal kunnen presteren. Dat vergt dus ook initiatief van de opdrachtnemer om tot een evenwicht in het volwassenheidsniveau van zowel opdrachtgever als opdrachtnemer te komen.
De ideale opdrachtgever
Binnen Best Value is de ideale opdrachtgever een opdrachtgever die een bewuste keuze heeft gemaakt om zijn vraag middels deze methodiek naar de markt te brengen en die de drie fases 100% conform het Best Value-gedachtegoed doorloopt. Tijdens dit traject heeft hij minimaal een ervaren Best Value-expert (A of A+ gecertificeerd) aan boord en toont overeenkomstige houding en gedrag. Een schat aan informatie haalt deze opdrachtgever uit de observaties die hij in een vroeg stadium, fase 1 ofwel de selectiefase, kan opdoen.
Tijdens deze observatie krijgt de opdrachtgever antwoorden op vragen als:
- Hoe serieus zijn de potentiële opdrachtnemers om zich te verdiepen in mij als organisatie en overeenkomstige oplossing?
- Verstaan ze het Best Value-gedachtengoed?
- Wie stuurt de opdrachtnemer naar de marktbijeenkomst: sleutelfunctionarissen of sales?
- Welke vragen worden gesteld tijdens de vragenronde: proces/technische, proactieve of moet ik zelf nadenken?
- Zijn de kwaliteitsdocumenten van de opdrachtnemer geschreven vanuit eigen kracht?
Niet serieus genomen
Een opdrachtnemer die zonder Best Value-kennis inschrijft, laat zien de opdrachtgever niet serieus te nemen. Een opdrachtgever kiest met reden voor Best Value en moet mijns inziens door de opdrachtnemer als aanvullende conditie opgenomen worden in zijn prekwalificatie om wel of niet aan te bieden. Een goed opdrachtnemer zorgt dat de initiële condities maximaal goed staan, zodat er nog maar één uitkomst mogelijk is: een nieuwe opdracht!
Praktijk pakt anders uit
Hoewel we zien dat de opdrachtnemer zich meer en meer verdiept in de Best Value-aanpak en weet dat er een bepaald kennisniveau van hem wordt verwacht, komt de werkelijkheid niet overeen. In de praktijk zie ik dat opdrachtnemers die geen Best Value-expertise binnen hun organisatie hebben zich in beginsel ook niet laten begeleiden door een Best Value-expert.
Mogelijke oorzaken hiervan zijn een beleid van zelf doen, ontoereikend bidbudget en een ’hoe-moeilijk-kan-het-zijn’-overtuiging. Dit kan een verklaring zijn dat veel opdrachtgevers ertoe besluiten de opdrachtnemer te voorzien van trainingen om het Best Value-kennispeil omhoog te krikken.
Fun Factor neemt toe
Mijn persoonlijke ervaring is dat opdrachtnemers die na twee keer keer zelf doen (zonder goede afloop), zich wel laten bijstaan door een expert en/of zich intensiever laten opleiden. Het wel halen van de interviews en/of als nummer 1 eindigen na de selectiefase zijn vervolgens harde resultaten. Observaties die ik ook zie is dat de Fun Factor in de methodiek en het gedachtengoed enorm groeit, omdat de eigen kracht van de organisatie duidelijker is geworden.
Loslaten levert meer informatie
Mijn advies is: laat als opdrachtgever het opleiden van de opdrachtnemer los en geef de opdrachtnemer de ruimte om zich vanaf het begin te tonen als de expert. Door het faciliteren mis je als opdrachtgever een schat aan informatie/observaties die minimaal in de selectiefase zichtbaar worden.
Voor een goede opdrachtnemer is het logisch dat hij ervoor zorgt dat de initiële condities goed staan alvorens hij begint; en daar vallen de basisprincipes van Best Value ook onder.
Graag lees ik je reactie op dit artikel; wat zijn jouw perspectieven?
Beste Niels, ik heb je blog met stijgende verbazing gelezen en ik ben het absoluut niet met je eens. De “opleiding” die aanbestedende diensten geven over BV is al jaren zwaar onder de maat. Al jaren zien we dezelfde dia’s voorbijkomen over de lantarenpaal die midden op de oprit is geplaatst, de trap die doodloopt op de muur en zo verder. Zeer vermakelijk allemaal, maar bepaald geen goede illustratie van het soort incidenten dat specifiek met BV kan worden voorkomen. Communiceren is belangrijk in alle gevallen en als je goed communiceert en minder langs elkaar heen werkt, gebeuren dat soort dingen niet.
Ik help al jaren diverse kleinere bedrijven, die vaak voor de eerste keer aan een aanbesteding meedoen. Die bedrijven hebben vaak al moeite genoeg om uit te vissen hoe TenderNed werkt, wat voor status een Eigen Verklaring heeft en wat een Gedragsverklaring is. Ik help ze ook zo goed mogelijk met het inschrijven op een BV en af en toe slaag ik daar ook in. Als je beweert dat wanneer een opdrachtnemer ervoor zorgt dat de initiële condities maximaal goed staan, zodat er nog maar één uitkomst mogelijk is, namelijk een nieuwe opdracht, dan ben je me echt kwijt. Voor mijn gevoel klets je uit je nek. Was het maar waar dat je dat van tevoren weet. Als je aan de opdrachtnemerkant zit, dan heb je te maken met concurrentie. Bedrijven die inmiddels ook wel eens met BV te maken gehad hebben.
Je gaat ervan uit, dat bedrijven die een aanbieding maken dan maar zelf een BV-expert moeten inschakelen, om te tonen dat ze de opdrachtgever serieus nemen, die bewust gekozen heeft voor BV. Dit is arrogantie ten top. Als het BV wereldje zich zo gaat opstellen, dan raken we al snel op elkaar uitgekeken. Hou goed voor ogen: voor veel bedrijven is het inschrijven op een aanbesteding al een hele stap.
Het opleiden door de opdrachtgever is heel erg noodzakelijk. Niet alleen om inschrijvers uit te leggen hoe de opdrachtgever zou willen werken, maar ook om te laten zien, dat je het zelf onder de knie hebt. En dat je het verhaal beheerst. Dat je het kunt toelichten vanuit je eigen praktijk, je eigen ambities en je eigen ervaring in plaats van de diavoorstelling met de beklimming van de Mount Everest of andere afgezaagde ver van mijn bed voorbeelden. De marktbijeenkomst en de “opleiding” is ook absoluut noodzakelijk omdat allerlei amateuristische inkopers onder het mom van BV volstrekt nieuwe inkoopmethodes aan het uitproberen zijn. Dan is de marktbijeenkomst de gelegenheid om deze praktijken aan de kaak te stellen.
Jouw blog gaat ervan uit, dat iedereen braaf de “natural law” van Kashiwagi onderschrijft, maar dat is in de praktijk niet het geval. Dus stop vooral niet met het opleiden van je opdrachtnemer, al was het alleen al om het samen eens te worden wat we onder BV verstaan.
Hi Roelf, nogmaals dank voor je reactie. Ik hoop dat ons telefoongesprek van deze ochtend meer duidelijkheid heeft gegeven. Ik herken je frustratie en mijn schets van de ideale omgeving is helaas ook niet de praktijk. Mijn “100% van de aanbestedingstrajecten…” is scherp gesteld ;-). Er zijn meerdere werkelijkheden die naast elkaar bestaan.
We zien de hybride vormen van Best Value aanbestedingen meer en meer toenemen en dat creëert weer meer onduidelijkheid. Het perceptie verschil van wat we onder opleiden verstaan, is bijvoorbeeld al een risico op zich.
Als we te maken hebben met een expert die zijn vak verstaat, dan weet hij ook wat hij NIET weet en zorgt ervoor dat hij deze kennis of informatie alsnog aantrekt van iemand (expert) die het wel weet :-)
Fantastische weekend toegewenst!
Niels Verlaan
Eens. Mijn eerste reactie was: goed geschreven en herkenbaar vanuit de praktijk. Eerst probeer je wat om er vervolgens achter te komen dat voor de Best Value-methodiek expertise van buiten wenselijk is. Maar ik ben het met Roelf eens: de praktijk is weerbarstiger. Zowel voor opdrachtgevers als voor opdrachtnemers. Als je in een vroegtijdig stadium (lees: de opleidingsbijeenkomst) kunt vaststellen of een OG wel echt via BV wil aanbesteden en een samenwerking wil aangaan, kun je als ON bepalen of je ‘hier wel aan mee wilt doen’. Het is dus veel meer dan alleen van een OG horen wat BV nu precies is en hoe het werkt. Dat kunnen we ook uit de boeken en PPT halen. Juist de vraag hoe een OG tot de keuze voor BV is gekomen, is interessant en relevant.
Hallo Niels,
Een interessant onderwerp, en een duidelijk verhaal. Wil er niks aan afdoen of aan toevoegen, maar deel graag mijn eigen ervaring en overwegingen in deze.
Als (project manager van de) opdrachtgever heb ik me verdiept in de BVA voor de start van de aanbesteding. Ook hebben we (via een BV-selectie procedure) een BV-expert aangetrokken in de voorbereiding. Omdat het de eerste keer was dat de leveranciers (het betreft complexe en ook zeer dure medische technologie) met BV te maken zouden krijgen – het betrof daarbij ook voornamelijk bedrijven uit Amerika en Japan waar BV beduidend minder profiel heeft dan in Nederland – kreeg de opleiding vanuit de opdrachtgever veel aandacht. De aanbesteding zelf begon met een webinar in twee verschillende tijdzones.
Wat in onze aanbesteding (concurrentiegerichte dialoog) zeer zinvol bleek, was een korte (twee dagen) dialoogfase gericht op a) BV en b) het uitvragen van (de achtergronden van) onze doelstellingen door de inschrijvers. Hen werd gevraagd om voor de dialoogfase een ‘concept’ prestatiedocument te schrijven, welke vervolgens vanuit BV perspectief geevalueerd werd. Van de drie leveranciers had één leverancier de expert bij uitstek ingehuurd, één leverancier een A+-expert ingehuurd die – zo bleek – niet de juiste begeleiding bleek te bieden (!!), en had één leverancier helemaal nog geen expert ingehuurd (en haalde die achterstand ook niet meer in).
In de Concretiseringsfase gaat het opleiden onverminderd door. Ook voor een ON die BV ziet zitten is het proces er één van de lange adem, en is herhaling en verduidelijk voor iedereen prettig. Ik zelf heb bij de ON, na de pre-award, voor 40 medewerkers over BV gesproken, en ben daarbij hun eigen inschrijving doorgelopen (die de meesten niet hadden gezien). Zelfs diegene die in het aanbestedingsteam zaten begrepen soms pas met de bril van de OG waarom hun BV-expert bepaalde formuleringen had aangereikt. Daarbij verhoogt (in onze situatie) de opleiding het tempo in de concretiseringsfase, en wordt er op deze wijze ook al concrete invulling gegeven aan de samenwerking die beoogd wordt.
Wat verder bleek was dat de door de ON ingehuurde BV-expert niet op dezelfde intensieve wijze bij het proces betrokken kon blijven als de teams van OG en ON (de grote fysieke afstand tussen leverancier en expert – meerdere uren vliegen – helpt daarbij uiteraard niet). Het was daarom ook een zeer praktische oplossing om gezamenlijk over de BV methodiek te blijven praten om op dezelfde lijn te komen en daarna te blijven.
Tenslotte wordt op deze wijze ook de OG geconfronteerd met eventuele inconsistenties of hiaten in zijn eigen kennis, en kon deze worden aangevuld door de (wel continue) betrokkenheid van de BV expert aan OG’s zijde.
Mijn twee centjes.