Hoe gaan aanbieders om met aannames en inschattingen?
Auteurs: Anneke van Abeelen, Best Value Trainer, Guido Koreman, STERK en Daniela Verheul, Daniela Verheul Consultancy
Best Value Sales
Worstelingen van aanbieders
Als aanbieder krijg je te maken met verschillende worstelingen bij het inschrijven op BVP-trajecten. Onder andere de vraag ‘Hoe ga je als aanbieder om met aannames en inschattingen bij het maken van een aanbieding?’ werd beantwoord tijdens de kennissessie op 28 maart 2014 in samenwerking met Rijkswaterstaat.
Onze Best Value Experts hebben tijdens deze bijeenkomst aan de hand van voorbeelden uit de praktijk en een casus laten zien hoe je als aanbieder om kunt gaan met deze problematiek.
[button text=”Download de presentatie” link=”https://drive.google.com/file/d/0B0rMp2YQM8GVLXgtN1M4bFdYU28/edit?usp=sharing” style=”default” size=”normal” target=”_self” display=”inline” icon=”no”]
Wat is een aanname?
Aannames verschillen van randvoorwaarden. Een randvoorwaarde is een zaak die de opdrachtgever voorschrijft en die als eis in de uitwerking van het aanbod meegenomen moet worden. Een aanname daarentegen is iets wat je denkt of vindt zonder het zeker te weten. Aannames worden gedaan wanneer:
- de aanbieder twijfelt aan de uitgangspunten van de opdrachtgever;
- informatie over de opdracht ontbreekt;
- de situatie bij de opdrachtgever ingeschat moet worden.
Aan de hand van onderstaande casus wordt uitgelegd hoe aanbieders om kunnen gaan met aannames en inschattingen.
Casus: grond heeft geen waarde
De opdracht betreft het herinrichten van een natuurgebied. Er moet een meter grond afgegraven worden. De opdrachtgever beweert in de inschrijfleidraad: “De hoeveelheid af te voeren grond heeft geen waarde”. Leverancier D weet op basis van zijn ervaring dat de grond wel waarde heeft. De vrijgekomen grond wordt eigendom van de opdrachtnemer.
Hoe gaat leverancier D met dit inzicht om in zijn aanbieding?
Omgaan met aannames
Voor een aanbieder zijn er drie momenten waarop aannames behandeld kunnen worden:
- tijdens het voortraject;
- tijdens het uitwerken van de aanbieding;
- en tijdens de concretiseringsfase.
In het voortraject
In deze fase zijn er verschillende manieren om aannames aan te pakken. Door de informatie over de uitgangssituatie in de inkoopleidraad te lezen en vragen te stellen tijdens de start-/inlichtingenbijeenkomst. Daarnaast kunnen aanbieders ook observeren tijdens een schouw, vragen indienen bij de nota van inlichtingen en een ‘individuele inlichtingensessie’ afspreken.
In de aanbieding
Tijdens de uitwerking van de aanbieding kunnen aanbieders op de volgende manieren aannames behandelen:
- Als prestatiebewering:
- de opdrachtgever verklaart uitgangspunten informatief
- er wordt door de opdrachtgever een inschatting gevraagd
- Als risico:
- uitgangspunt van opdrachtgever vormt een risico voor de projectdoelstelling
- Als kans:
- bindende informatie: aanvullende beheersmaatregel die geld kost
- aanvullend op informatieve uitgangspunten
In de concretiseringsfase
In de concretiseringsfase toont de aanbieder zijn gedane aannames (uit de inschrijffase) in meer detail aan de opdrachtgever. Afwijkingen worden in deze fase naar redelijkheid en billijkheid opgelost.
Wel is het van belang dat beide partijen zich aan de spelregels van het Europees aanbesteden (publieke sector) houden: niet onderhandelen of de scope uitbreiden. Wat opdrachtgevers niet willen is dat zij in deze fase verrast gaan worden. Overigens geldt dit natuurlijk ook andersom.
LET OP!
De enige juiste manier om om te gaan met een aanname die afwijkt van bindende projectinformatie is door de opdrachtgever erop te wijzen dat er een risico of kans ligt.
Bindende informatie – beantwoording casus
Bindende informatie – beantwoording casusDe bindende projectinformatie, zoals die is aangeleverd door de klant, geeft volgens de aanbieder onjuiste informatie: “De vrijkomende grond heeft geen waarde.” Volgens de aanbieder heeft de grond wel handelswaarde.
De enig goede manier om hiermee om te gaan, is door de opdrachtgever erop te wijzen dat er een kans ligt in het verkopen van de grond (de aanbieder baseert zijn inschrijfprijs op de eis waarde vrijkomende grond is € 0, -).
In het kansendossier kan de verkoop van grond en de opbrengst die hiermee gemoeid is aannemelijk gemaakt worden. Dit zal dus een meerwaarde voor het project opleveren.
Het opnemen van een handelswaarde van de vrijkomende grond anders dan € 0, – in inschrijfprijs kan in deze situatie leiden tot een ongeldige inschrijving!
Niet-bindende informatie – beantwoording casus
Als de aanbieder weet dat het hier NIET om een bindende voorwaarde gaat of er staat bij dat het ’ter inschatting van de expert is’, dan zal de uitwerking die dit element krijgt als volgt zijn:
De aanbieder verrekent de opbrengst van de grond in zijn aanbod en kan hierdoor dus lager inschrijven.
Echter, hij loopt hier ook weer risico omdat de opbrengst van de grond sterk kan fluctueren. Met dit risico van fluctuatie moet de aanbieder zelf iets gaan doen. Hij zal moeten nagaan hoe de fluctuaties zich de afgelopen jaren hebben gemanifesteerd en op basis van deze feitenkennis een inschatting maken van wat er te verwachten is op dit gebied. Optreden van extreme fluctuaties is dan een uitzondering geworden en onderwerp in de wekelijkse rapportage of onderwerp voor de afgesloten verzekering.
Meer lezen over worstelingen van aanbieders?
Lees binnenkort het artikel ‘De Best Value-aanpak: dilemma’s voor de aanbieders’ in het boek ‘Best Value Werkt’, geschreven door onze Best Value Experts Anneke van Abeelen, Guido Koreman en Daniela Verheul.
In het boek ‘Best Value Werkt’ zijn de ervaringen van 20 gecertificeerde Best Value adviseurs gebundeld. Het boek zal worden gepresenteerd tijdens het Best Value Congres 2014 en worden uitgereikt aan alle congresdeelnemers.
Best Value Congres 2014
Op 19 en 20 mei 2014 organiseert de Vereniging Best Value Nederland een Best Value Congres aan de TU in Delft. Tijdens het congres vinden er interactieve kennissessies plaats en kun je leren van praktijkervaringen.
Alle zes onze Best Value Experts zullen aanwezig zijn om een track te houden op het congres. Houd het volgende e-zine in de gaten voor meer informatie!
De kosten bedragen € 500, – voor leden en € 600, – voor niet-leden. Meld je aan en kom ook!
