best value congres Archieven - Best Value Experts

Berichten

anoniem laten zien dat je de expert bent

#1: Hoe laat je anoniem en verifieerbaar zien dat je de expert bent?

Auteur: Anneke van Abeelen, Best Value Trainer, Guido Koreman, STERK en Daniela Verheul, Daniela Verheul Consultancy
Best Value Sales

Vragen van aanbieders

Wij zien in de praktijk (70+ cases) dat Best Value aanbieders nogal wat vragen hebben bij het invullen van hun nieuwe rol. Over de top 3 worstelingen met Best Value Sales hebben we op 28 maart jongstleden een kennissessie gehouden en een artikel geschreven in het nieuwe casusboek ‘Best Value werkt!’.

Tijdens het Best Value congres in Delft op 19 en 20 mei 2014 hebben we naast de top 3 worstelingen, aandacht besteed aan het ontrafelen van andere ‘Best Value Sales’ vraagstukken waar aanbieders voor staan. Deze vraagstukken zijn naar boven gekomen tijdens de bovengenoemde kennisdelingssessie met 100 deelnemers over ‘worstelingen in Best Value Sales’.

Het publiek kon tijdens het Best Value congres 2014 aangeven welke van de geïnventariseerde vraagstukken voor hen het meest urgent zijn. Zij hebben de volgende prioriteit over de vraagstukken ter behandeling aangegeven (aantal keer dat element gekozen is staat tussen haakjes):

Hoe kun je (anoniem en verifieerbaar) laten zien dat je de expert bent? (19)
Hoe kom ik aan meetbare prestaties-informatie? (20)
Wanneer is het plan in de concretiseringsfase dominant genoeg? (16)
Hoe ga ik om met dichtgetimmerde vraagspecificaties? (15)
Hoe voorkom ik dat beide partijen in de uitvoeringsfase in hun oude rol terugvallen? (15)
Hoe ga ik om met projectdoelstellingen die (in mijn beleving) niet passen bij de aard van het project? (10)
Hoe zorg ik ervoor dat ik in de interviews een antwoord geef dat direct duidelijk is? (7)
Hoe kan ik inschatten hoe mijn inschrijving of interviews beoordeeld gaan worden? (5)
Hoe haal ik de opdrachtgever uit het ‘Bahama-model’ (=achterover leunen)? (0)

We zullen in de komende Best Value Experts e-zines de vraagstukken behandelen in de vorm van een stappenplan. Vandaag is de eerste keuze aan de beurt:

Keuzevraagstuk 1

Hoe laat je anoniem en verifieerbaar zien dat je de expert bent?

1. Eerst vraag je je af ‘waar ben ik goed in’ en ‘welke klanten wil ik bedienen’?

Dit kan outside-in, waarbij de klantenbehoeften het uitgangspunt zijn en je de producten en diensten daarop afstemt. Of inside-out, waarbij je op basis van unieke kennis en kunde een propositie ontwikkelt en daar een klantensegment bij zoekt.
Wanneer inzichtelijk is wat je expertrol is en dus wat je prestatiepropositie is, is het tijd om dit over te brengen naar de klant.

2. Hoe breng je expertise over aan de klant?

Weet wat je de klant te bieden hebt en de kans krijgt om dit te tonen in de uitvoering van een opdracht/contract. Om die kans te krijgen moet je ook in staat zijn om vóór uitvoering te laten zien dat je toegevoegde waarde biedt. De meest overtuigende vorm om dit te doen, is gebruik te maken van verifieerbare prestatie informatie. Immers: als je iets al vaker ‘bewezen’ hebt te kunnen, is de kans groot dat het een volgende keer ook zal lukken.
De beste aanbieder laat zien dat hij de klant beter kan bedienen dan zijn concurrent. Hij heeft zijn prestatiepropositie helder voor ogen en weet deze goed uit te werken in de methodiek van de klant. De klant krijgt daarmee antwoord op vragen zoals ‘Wat bied je mij aan en waarom juist dat (hoe weet je wat goed voor mij is)?’, ‘Waaruit blijkt dat jij het kunt waarmaken?’, ‘Wat is de prijs?’, ‘Welke extra’s kun je tegen meerprijs leveren?’, ‘Welke risico’s zie je, waarom juist die en hoe mitigeer je ze voor mij?’, ‘Welke planning stel je voor?’. De expertrol die je formuleert is altijd gericht op het optimaal vervullen van klantwensen, beter dan de concurrent.

3. Wat is ‘Verifieerbare prestatie-informatie’?

Prestatie-informatie betreft meetgegevens over prestaties. Wanneer je in je projecten de effectiviteit van je plan meet, kun je op basis van de meetgegevens verbeteringen bedenken en doorvoeren. Met meetgegevens van eerdere prestaties kun je aan (potentiële) klanten je expertise aantonen.
Verifieerbaar wil zeggen dat de wijze waarop de metingen tot stand gekomen zijn door derden te begrijpen en te volgen zijn (repeteerbaar en tot de bron te herleiden). Een derde weet daarmee wat en hoe er gemeten wordt.

4. Waarom anoniem? Anonimiteit beschermt zowel de opdrachtgever/beoordelaar als de opdrachtnemer/indiener.

Namen van bedrijven en merken maken dat beoordelaars informatie (lees ‘beleving’) kunnen toevoegen naast het beoordelen van de gepresenteerde informatie. [Bovendien wordt een prestatie niet bepaald door de naam van een bedrijf of merk, maar door de kenmerken van de omgeving waar de prestatie gerealiseerd is]. Bij het komen tot consensus dienen ze feiten te overleggen die ze uit de stukken gehaald hebben ter onderbouwing van hun oordeel.
Ook voor de opdrachtnemer voegt het niets toe om zijn naam genoemd te hebben, want de eventuele ‘vooringenomenheid’ kan zowel voor als tegen hem werken. Het kan later een bron van discussie zijn, omdat ‘beleving van een verwachte prestatie, niet meetbaar en dus aantoonbaar is. Daarmee beschermt anonimiteit de aanbesteder tegen het maken van een verkeerde keuze en de aanbieder tegen (niet) gekozen worden op verkeerde gronden.

Best Value gaat uit van het minimaliseren van communicatie door gebruik te maken van dominante informatie en logica.

Dominante informatie is informatie die voor de lezer direct duidelijk is en geen interpretatiekader/inhoudelijke kennis behoeft;
de meest dominante vorm van minimale communicatie is gebruik van numerieke gegevens. Immers: cijfers vergen weinig schrijfruimte en zijn voor iedereen meteen duidelijk.

In ons volgende E-zine besteden we aandacht aan ‘Keuzevraagstuk 2 ‘Hoe kom ik aan meetbare prestatie-informatie?‘.

Kennisdelingsbijeenkomst Rijkswaterstaat

Op 30 juni 2014 vindt een kennisdelingsbijeenkomst plaats bij Rijkswaterstaat in Utrecht. Tijdens dit event zullen Best Value Procurement experts Jannie Koster-Robaard (Consistender) en Antoinette Bos (Hanzehogeschool Groningen) spreken over verandermanagement voor opdrachtgevers van BVP-projecten.

Helaas is de bijeenkomst al volgeboekt. Wil je het event online volgen, geef dan je interesse door via het formulier. Bij voldoende interesse gaan we kijken of het mogelijk is een livestream op te zetten.

Hoe gaan aanbieders om met aannames en inschattingen?

Auteurs: Anneke van Abeelen, Best Value Trainer, Guido Koreman, STERK en Daniela Verheul, Daniela Verheul Consultancy
Best Value Sales

Worstelingen van aanbieders

Als aanbieder krijg je te maken met verschillende worstelingen bij het inschrijven op BVP-trajecten. Onder andere de vraag ‘Hoe ga je als aanbieder om met aannames en inschattingen bij het maken van een aanbieding?’ werd beantwoord tijdens de kennissessie op 28 maart 2014 in samenwerking met Rijkswaterstaat.

Onze Best Value Experts hebben tijdens deze bijeenkomst aan de hand van voorbeelden uit de praktijk en een casus laten zien hoe je als aanbieder om kunt gaan met deze problematiek.

[button text=”Download de presentatie” link=”https://drive.google.com/file/d/0B0rMp2YQM8GVLXgtN1M4bFdYU28/edit?usp=sharing” style=”default” size=”normal” target=”_self” display=”inline” icon=”no”]

Wat is een aanname?

Aannames verschillen van randvoorwaarden. Een randvoorwaarde is een zaak die de opdrachtgever voorschrijft en die als eis in de uitwerking van het aanbod meegenomen moet worden. Een aanname daarentegen is iets wat je denkt of vindt zonder het zeker te weten. Aannames worden gedaan wanneer:

de aanbieder twijfelt aan de uitgangspunten van de opdrachtgever;
informatie over de opdracht ontbreekt;
de situatie bij de opdrachtgever ingeschat moet worden.

Aan de hand van onderstaande casus wordt uitgelegd hoe aanbieders om kunnen gaan met aannames en inschattingen.

Casus: grond heeft geen waarde

De opdracht betreft het herinrichten van een natuurgebied. Er moet een meter grond afgegraven worden. De opdrachtgever beweert in de inschrijfleidraad: “De hoeveelheid af te voeren grond heeft geen waarde”. Leverancier D weet op basis van zijn ervaring dat de grond wel waarde heeft. De vrijgekomen grond wordt eigendom van de opdrachtnemer.

Hoe gaat leverancier D met dit inzicht om in zijn aanbieding?

Omgaan met aannames

Voor een aanbieder zijn er drie momenten waarop aannames behandeld kunnen worden:

tijdens het voortraject;
tijdens het uitwerken van de aanbieding;
en tijdens de concretiseringsfase.

In het voortraject

In deze fase zijn er verschillende manieren om aannames aan te pakken. Door de informatie over de uitgangssituatie in de inkoopleidraad te lezen en vragen te stellen tijdens de start-/inlichtingenbijeenkomst. Daarnaast kunnen aanbieders ook observeren tijdens een schouw, vragen indienen bij de nota van inlichtingen en een ‘individuele inlichtingensessie’ afspreken.

In de aanbieding

Tijdens de uitwerking van de aanbieding kunnen aanbieders op de volgende manieren aannames behandelen:

Als prestatiebewering:
- de opdrachtgever verklaart uitgangspunten informatief
- er wordt door de opdrachtgever een inschatting gevraagd
Als risico:
- uitgangspunt van opdrachtgever vormt een risico voor de projectdoelstelling
Als kans:
- bindende informatie: aanvullende beheersmaatregel die geld kost
- aanvullend op informatieve uitgangspunten

In de concretiseringsfase

In de concretiseringsfase toont de aanbieder zijn gedane aannames (uit de inschrijffase) in meer detail aan de opdrachtgever. Afwijkingen worden in deze fase naar redelijkheid en billijkheid opgelost.

Wel is het van belang dat beide partijen zich aan de spelregels van het Europees aanbesteden (publieke sector) houden: niet onderhandelen of de scope uitbreiden. Wat opdrachtgevers niet willen is dat zij in deze fase verrast gaan worden. Overigens geldt dit natuurlijk ook andersom.

LET OP!

De enige juiste manier om om te gaan met een aanname die afwijkt van bindende projectinformatie is door de opdrachtgever erop te wijzen dat er een risico of kans ligt.

Bindende informatie – beantwoording casus

De bindende projectinformatie, zoals die is aangeleverd door de klant, geeft volgens de aanbieder onjuiste informatie: “De vrijkomende grond heeft geen waarde.” Volgens de aanbieder heeft de grond wel handelswaarde.

De enig goede manier om hiermee om te gaan, is door de opdrachtgever erop te wijzen dat er een kans ligt in het verkopen van de grond (de aanbieder baseert zijn inschrijfprijs op de eis waarde vrijkomende grond is € 0, -).

In het kansendossier kan de verkoop van grond en de opbrengst die hiermee gemoeid is aannemelijk gemaakt worden. Dit zal dus een meerwaarde voor het project opleveren.

Het opnemen van een handelswaarde van de vrijkomende grond anders dan € 0, – in inschrijfprijs kan in deze situatie leiden tot een ongeldige inschrijving!

Niet-bindende informatie – beantwoording casus

Als de aanbieder weet dat het hier NIET om een bindende voorwaarde gaat of er staat bij dat het ’ter inschatting van de expert is’, dan zal de uitwerking die dit element krijgt als volgt zijn:

De aanbieder verrekent de opbrengst van de grond in zijn aanbod en kan hierdoor dus lager inschrijven.

Echter, hij loopt hier ook weer risico omdat de opbrengst van de grond sterk kan fluctueren. Met dit risico van fluctuatie moet de aanbieder zelf iets gaan doen. Hij zal moeten nagaan hoe de fluctuaties zich de afgelopen jaren hebben gemanifesteerd en op basis van deze feitenkennis een inschatting maken van wat er te verwachten is op dit gebied. Optreden van extreme fluctuaties is dan een uitzondering geworden en onderwerp in de wekelijkse rapportage of onderwerp voor de afgesloten verzekering.

Meer lezen over worstelingen van aanbieders?

Lees binnenkort het artikel ‘De Best Value-aanpak: dilemma’s voor de aanbieders’ in het boek ‘Best Value Werkt’, geschreven door onze Best Value Experts Anneke van Abeelen, Guido Koreman en Daniela Verheul.

In het boek ‘Best Value Werkt’ zijn de ervaringen van 20 gecertificeerde Best Value adviseurs gebundeld. Het boek zal worden gepresenteerd tijdens het Best Value Congres 2014 en worden uitgereikt aan alle congresdeelnemers.

Best Value Congres 2014

Op 19 en 20 mei 2014 organiseert de Vereniging Best Value Nederland een Best Value Congres aan de TU in Delft. Tijdens het congres vinden er interactieve kennissessies plaats en kun je leren van praktijkervaringen.

Alle zes onze Best Value Experts zullen aanwezig zijn om een track te houden op het congres. Houd het volgende e-zine in de gaten voor meer informatie!

De kosten bedragen € 500, – voor leden en € 600, – voor niet-leden. Meld je aan en kom ook!

Wat doe je als de plafondprijs te laag is?

Auteurs: Anneke van Abeelen, Best Value Trainer en Guido Koreman, STERK
Best Value Sales experts

Plafondprijs versus vraagscope

Het gebeurt wel eens: de klant (non-expert) formuleert een vraagscope en geeft een plafondprijs mee waar jij als expert-leverancier je vraagtekens bij zet. Een te hoge plafondprijs is geen probleem: je weet wat de klant nodig heeft en calculeert je prijs op het aanbod waarmee je de doelstellingen van de klant kunt realiseren. Dat maakt dat je een passende oplossing voor de klant biedt tegen de laagst mogelijke prijs.

Wat te doen als de plafondprijs veel te laag is om de projectdoelstellingen te realiseren?

Je besluit al vrij snel niet in te schrijven omdat jouw aanbod niet bij de klant past (je wilt immers geen ‘vecht-contract’ aangaan als Best Value Vendor en vindt dat eindwaarde hand in hand gaat met initiële prijs);
Je hanteert ‘het voordeel van de twijfel’ en stelt de klant in staat zijn ‘vergissing’ te corrigeren. Bijvoorbeeld door een vraag te stellen zoals: “Bent u zich bewust van…? Dit brengt de volgende risico’s met zich mee….. Wij verzoeken u de vraagscope te beperken tot… of het plafondbedrag te verhogen met …%”. Uiteraard geef je dominante informatie mee waaruit blijkt dat jouw verzoek gebaseerd is op feiten;
Je schrijft gewoon in voor een veel te laag bedrag en gokt erop je marge in de uitvoering wel weer terug te halen;
Je schrijft in voor het bedrag waarmee je de doelstellingen van de klant kunt realiseren. Met deze minimale aanbodscope overschrijd je de plafondprijs die de klant heeft meegegeven.

Reactie #1 kan zeker een goede reactie zijn als er voldoende informatie is dat de klant willens en wetens de markt ‘wil uitknijpen’. Een Best Value Vendor werkt niet voor klanten die voor win-lose situaties gaan.

Met reactie #2 kun je je afvragen of je je con-cullega’s slimmer maakt dan ze zijn en ze hiermee over horden loodst die ze zelfstandig niet hadden kunnen nemen. Aan de andere kant kan het zijn dat jij met jouw bedrijfsproces misschien niet in staat bent om een passende aanbieding te doen, maar je con-cullega’s dat, met hun inventiviteit, wel zijn.

Wees geen altruist of “don quichot” door te denken dat jij in jouw alwetendheid het bij het rechte eind hebt. Het is ook niet jouw rol om de klant voor ‘fouten’ te behoeden.

In de praktijk zien we dat in een prijsgedreven markt reactie #3 het meest voorkomt. Meerwerk moet de benodigde kostendekking + winstmarge veilig stellen. Dit is niet volgens de filosofie van een Best Value leverancier, die communicatie minimaliseert en vooraf duidelijk kan maken dat zijn aanpak leidt tot een meetbare leveringsbelofte waarmee de projectdoelstellingen van de klant gerealiseerd worden.

Reactie #4 geeft een probleem met de uitgangspunten van prestatie inkoop, namelijk dat leveranciers die boven de plafondprijs aanbieden buitengesloten worden van deelname. Reactie #4 is dus geen goede optie en bovendien zonde van alle moeite.

Zelf blijven nadenken

Het meest zuivere wat je kunt doen is vanuit jezelf blijven nadenken: “Gegeven de vraag die mij gesteld wordt en de competenties die ik als bedrijf heb (unieke verkooppunten), tot welke prijsstelling kom ik dan realistischer wijze”. Dit vraagt dus om opbouwen vanaf de grond in plaats van de prijs van de klant als uitgangspunt nemen en kijken of je daar aan kunt voldoen.

Is de berekende prijs te hoog, dan moet je bezien of je niet een te ruim aanbod hebt gedaan. Sommige elementen van je aanbieding zijn misschien eerder een kans om de vraag nog beter in te vullen dan een onlosmakelijk deel van je aanbieding. Daarnaast kun je kijken of je slimmere oplossingen voor je beheersmaatregelen kunt verzinnen.

Werkt dit allemaal niet, bied dan niet aan. Als blijkt dat de klant echt gedwaald heeft in zijn budgetstelling dan komt deze daar van zelf (wellicht door schade en schande) achter.

_____

Meer weten? Bezoek het Best Value Congres op 28 en 29 mei 2013 in Delft.

Best Value Congres 2013

Volgende week is het zover: het eerste Nederlandse Best Value congres wordt in Delft gehouden. We vertellen daar, onder andere, over onze praktijkervaring met Best Value trajecten: Jannie organiseert een track voor de waterschappen, waar het delen van ervaringen nu en in de toekomst centraal staat. Sjoerd vertelt over de pre-awardfase. Ik vertel je welke mogelijkheden er zijn op het gebied van opleiding, coaching en certificering in Best Value Performance. Daniela presenteert de eerste druk van het boek Prestatieverkoop dat zij met Scenter heeft geschreven en Guido presenteert zijn onderzoek over de pre-awardfase.

Het congres belooft een succes te worden: ruim 30 sprekers en zo’n 180 deelnemers ontmoeten elkaar in interactieve sessies. Heb je je nog niet aangemeld? Het kan nog tot 27 mei op http://bestvaluenederland.nl

Tag Archief van: best value congres