Berichten

Boek Best Value Werkt!

Hoe gaan aanbieders om met aannames en inschattingen?

Auteurs: Anneke van Abeelen, Best Value Trainer, Guido Koreman, STERK en Daniela Verheul, Daniela Verheul Consultancy
Best Value Sales

Worstelingen van aanbieders

Als aanbieder krijg je te maken met verschillende worstelingen bij het inschrijven op BVP-trajecten. Onder andere de vraag ‘Hoe ga je als aanbieder om met aannames en inschattingen bij het maken van een aanbieding?’ werd beantwoord tijdens de kennissessie op 28 maart 2014 in samenwerking met Rijkswaterstaat.

Onze Best Value Experts hebben tijdens deze bijeenkomst aan de hand van voorbeelden uit de praktijk en een casus laten zien hoe je als aanbieder om kunt gaan met deze problematiek. 

 

Kennissessie RWS

 

[button text=”Download de presentatie” link=”https://drive.google.com/file/d/0B0rMp2YQM8GVLXgtN1M4bFdYU28/edit?usp=sharing” style=”default” size=”normal” target=”_self” display=”inline” icon=”no”]

Wat is een aanname?

Aannames verschillen van randvoorwaarden. Een randvoorwaarde is een zaak die de opdrachtgever voorschrijft en die als eis in de uitwerking van het aanbod meegenomen moet worden. Een aanname daarentegen is iets wat je denkt of vindt zonder het zeker te weten. Aannames worden gedaan wanneer:

  • de aanbieder twijfelt aan de uitgangspunten van de opdrachtgever;
  • informatie over de opdracht ontbreekt;
  • de situatie bij de opdrachtgever ingeschat moet worden.

Aan de hand van onderstaande casus wordt uitgelegd hoe aanbieders om kunnen gaan met aannames en inschattingen.

Casus: grond heeft geen waarde

De opdracht betreft het herinrichten van een natuurgebied. Er moet een meter grond afgegraven worden. De opdrachtgever beweert in de inschrijfleidraad: “De hoeveelheid af te voeren grond heeft geen waarde”. Leverancier D weet op basis van zijn ervaring dat de grond wel waarde heeft. De vrijgekomen grond wordt eigendom van de opdrachtnemer.

Hoe gaat leverancier D met dit inzicht om in zijn aanbieding? 

Omgaan met aannames

Voor een aanbieder zijn er drie momenten waarop aannames behandeld kunnen worden:

  • tijdens het voortraject;
  • tijdens het uitwerken van de aanbieding;
  • en tijdens de concretiseringsfase.

In het voortraject

In deze fase zijn er verschillende manieren om aannames aan te pakken. Door de informatie over de uitgangssituatie in de inkoopleidraad te lezen en vragen te stellen tijdens de start-/inlichtingenbijeenkomst. Daarnaast kunnen aanbieders ook observeren tijdens een schouw, vragen indienen bij de nota van inlichtingen en een ‘individuele inlichtingensessie’ afspreken.

In de aanbieding

Tijdens de uitwerking van de aanbieding kunnen aanbieders op de volgende manieren aannames behandelen:

  1. Als prestatiebewering:
    • de opdrachtgever verklaart uitgangspunten informatief
    • er wordt door de opdrachtgever een inschatting gevraagd
  2. Als risico:
    • uitgangspunt van opdrachtgever vormt een risico voor de projectdoelstelling
  3. Als kans:
    • bindende informatie: aanvullende beheersmaatregel die geld kost
    • aanvullend op informatieve uitgangspunten

In de concretiseringsfase

In de concretiseringsfase toont de aanbieder zijn gedane aannames (uit de inschrijffase) in meer detail aan de opdrachtgever. Afwijkingen worden in deze fase naar redelijkheid en billijkheid opgelost.

Wel is het van belang dat beide partijen zich aan de spelregels van het Europees aanbesteden (publieke sector) houden: niet onderhandelen of de scope uitbreiden. Wat opdrachtgevers niet willen is dat zij in deze fase verrast gaan worden. Overigens geldt dit natuurlijk ook andersom.

LET OP!

De enige juiste manier om om te gaan met een aanname die afwijkt van bindende projectinformatie is door de opdrachtgever erop te wijzen dat er een risico of kans ligt.

Hoe gaan aanbieders om met aannames en inschattingenBindende informatie – beantwoording casus

De bindende projectinformatie, zoals die is aangeleverd door de klant, geeft volgens de aanbieder onjuiste informatie: “De vrijkomende grond heeft geen waarde.” Volgens de aanbieder heeft de grond wel handelswaarde.

De enig goede manier om hiermee om te gaan, is door de opdrachtgever erop te wijzen dat er een kans ligt in het verkopen van de grond (de aanbieder baseert zijn inschrijfprijs op de eis waarde vrijkomende grond is € 0, -).

In het kansendossier kan de verkoop van grond en de opbrengst die hiermee gemoeid is aannemelijk gemaakt worden. Dit zal dus een meerwaarde voor het project opleveren.

Het opnemen van een handelswaarde van de vrijkomende grond anders dan € 0, – in inschrijfprijs kan in deze situatie leiden tot een ongeldige inschrijving!

Niet-bindende informatie – beantwoording casus

Als de aanbieder weet dat het hier NIET om een bindende voorwaarde gaat of er staat bij dat het ’ter inschatting van de expert is’, dan zal de uitwerking die dit element krijgt als volgt zijn:

De aanbieder verrekent de opbrengst van de grond in zijn aanbod en kan hierdoor dus lager inschrijven.

Echter, hij loopt hier ook weer risico omdat de opbrengst van de grond sterk kan fluctueren. Met dit risico van fluctuatie moet de aanbieder zelf iets gaan doen. Hij zal moeten nagaan hoe de fluctuaties zich de afgelopen jaren hebben gemanifesteerd en op basis van deze feitenkennis een inschatting maken van wat er te verwachten is op dit gebied. Optreden van extreme fluctuaties is dan een uitzondering geworden en onderwerp in de wekelijkse rapportage of onderwerp voor de afgesloten verzekering.

 Hoe gaan aanbieders om met aannames en inschattingen

 Meer lezen over worstelingen van aanbieders?

Lees binnenkort het artikel ‘De Best Value-aanpak: dilemma’s voor de aanbieders’ in het boek ‘Best Value Werkt’, geschreven door onze Best Value Experts Anneke van Abeelen, Guido Koreman en Daniela Verheul.

In het boek ‘Best Value Werkt’ zijn de ervaringen van 20 gecertificeerde Best Value adviseurs gebundeld. Het boek zal worden gepresenteerd tijdens het Best Value Congres 2014 en worden uitgereikt aan alle congresdeelnemers.


Best Value Congres 2014

Op 19 en 20 mei 2014 organiseert de Vereniging Best Value Nederland een Best Value Congres aan de TU in Delft. Tijdens het congres vinden er interactieve kennissessies plaats en kun je leren van praktijkervaringen.

Alle zes onze Best Value Experts zullen aanwezig zijn om een track te houden op het congres. Houd het volgende e-zine in de gaten voor meer informatie!

De kosten bedragen € 500, – voor leden en € 600, – voor niet-leden. Meld je aan en kom ook!

Gedrag opdrachtgever waarnemen

Inschatten: kent de opdrachtgever de principes van BVP?

Auteur: Anneke van Abeelen, Best Value Trainer
Best Value Sales

Juiste toepassing

Prestatie-inkoop/Best Value Performance wordt steeds vaker toegepast door de overheid en het bedrijfsleven. Een juiste toepassing van Best Value Performance doet recht aan (inzet en ontwikkeling van) beschikbare expertise in de keten.

Voordelen van BVP in de markt?

  • Als expert-leverancier kun je je gemakkelijker onderscheiden van non-experts in de markt, want je vóóraf kunt aantonen dat je de projectdoelstellingen van de klant kunt realiseren.
  • Als expert-leverancier bouw je in de projectuitvoering prestatie-informatie op waarmee je je prestatie kunt verbeteren in een volgend traject. Daarnaast kun je in een volgende aanbesteding een krachtiger propositie doen zonder dat je financieel verantwoordelijk bent voor opgetreden klantrisico’s.

Elementen en principes van BVP

We zien steeds vaker dat er tenders worden uitgeschreven waarbij aanbestedende diensten aangeven gebruik te maken van ‘elementen van prestatie-inkoop’. Een opdrachtgever die:

  • een minimale standaard voorschrijft (gespecificeerde oplossing + contract)
  • inschrijvers vraagt naar een risico- en kansendossier
  • interviews houdt met sleutelfunctionarissen

Soms wordt gevraagd een gedegen plan van aanpak bij te voegen bij de inschrijving.

Inschatten

Maar hoe kun je nu inschatten of de opdrachtgever de principes van BVP zelf ook begrijpt en doorgrondt? Het is namelijk van belang goed in te schatten of een opdrachtgever een win-win contract wil aangaan of dat hij BVP als inkooptruc hanteert om een win-lose contract te sluiten.

Gedrag van opdrachtgever waarnemen

Je kunt dit inschatten door het gedrag van de opdrachtgever waar te nemen: is er sprake van manage-direct-control gedrag of listen-observe-align gedrag in de inschrijvingsleidraad, marktinformatie bijeenkomst en nota van inlichtingen?

Listen – Observe – Align
gerelateerde acties (win-win)

  • Juiste informatie
  • Ervaring
  • Efficiënt
  • Leiderschap
  • Prestatiemetingen
  • Continue verbetering
  • Vrijheid
  • Diversiteit
  • Trial & Error
  • Strategisch
  • Plan, planning
  • Voorbereid
  • Kwaliteitsbeheersing
  • Proactief
  • Visionair
  • Professioneel
  • Transparantie
Manage – Direct – Control
gerelateerde acties (win-lose)

  • Veel informatie
  • Verwachting
  • Emotie
  • Positie/macht
  • Controle
  • Korte termijn
  • Zorgen
  • Gedetailleerde technische informatie
  • Excuses
  • Alleen werken
  • De schuld geven
  • Slechte coördinatie
  • Veel communicatie
  • Niet op tijd
  • Met politiek bezig
  • Agressief
  • Wil niet opgeleid worden

Stel de vraag

Deze observaties geven vaak voldoende informatie om het verloop van het traject in te schatten: herkent de opdrachtgever dominante informatie als het hem wordt aangereikt, handelt hij in belang van alle partijen en zal hij de expert-leverancier faciliteren in de uitvoering van de opdracht? Stel gerust de vraag aan de opdrachtgever: waaruit blijkt dat hij/zij prestatie-inkoop juist kan toepassen?

Wil je meer leren? Volg de online cursus!


Online cursus – Best Value Procurement

Wil jij ook prestaties zichtbaar beter maken? Schrijf je dan in voor de online cursus BVP en maak kennis met het begrip ‘Best Value Procurement’. 6 Best Value experts leren hoe je de best presterende partij kan herkennen die jouw doelstellingen kan waarmaken en hoe je ervoor zorgt dat jij als beste herkend wordt én de doelstellingen van de klant kunt waarmaken: Best Value Performance!

  • Online cursus gedurende 6 weken (deelnemen vanaf je PC, laptop, tablet of smartphone)
  • Elke dinsdag van 19.00 uur t/m 21.00 uur
  • In december 2013 start de volgende cursus
  • Voor en met inkoop-, sales-, contract- en projectprofessionals bij de overheid en in het bedrijfsleven: je leert het meest van anderen
  • Deelnamekosten: € 1997 per deelnemer
  • Inclusief certificaat Prestatie-inkoop/Prestatieverkoop

Meld je aan op onze aanbodpagina

3 lessons learned in Las Vegas 2012

Aandachtspunten succesvolle Best Value trajecten

Auteur: Anneke van Abeelen, Best Value Trainer
Best Value Sales

3 ‘lessons learned in Las Vegas’

De Best Value aanpak leidt bij een juiste toepassing tot een transparante omgeving, gecreëerd door de expert-leverancier. Hij kan met zijn aanpak als beste de projectdoelstellingen realiseren tegen de laagst mogelijke (eind)kosten voor de klant waarbij er sprake is van een win-win situatie voor beide partijen.

Elk jaar organiseert Dr. Dean Kashiwagi, de grondlegger van de Best Value (BV) aanpak , een congres waarin ‘Best Value Practitioners’, onder andere, voortschrijdende inzichten delen. Dit artikel beschrijft 3 belangrijke aandachtspunten die in het congres van januari 2013 in Las Vegas zijn besproken. LET OP: de aandachtspunten zijn beschreven vanuit de 100% zuivere Best Value filosofie; de praktijk voor de publieke sector is anders!

Implementatie Best Value Procurement

In de praktijk blijkt dat beoogd opdrachtnemers in deze fase moeite hebben hun inschrijving in korte tijd uit te werken naar een gedetailleerd plan van aanpak waarmee ze aantonen het project van A tot Z te hebben voorbereid en het voor iedereen duidelijk is wat er wanneer moet gebeuren.  Dit leidt wel eens tot vertragingen in de planning of tot een zenuwachtige opdrachtgever, die zich afvraagt of hij wel de juiste leverancier herkend heeft als expert.

De belangrijkste oorzaak van ‘problemen’ met toepassing van Best Value Procurement is het niet goed begrijpen van de essentie van de BV aanpak door opdrachtgevers en leveranciers. Een andere oorzaak van problemen is het niet goed volgen van de fasering van het BV model.

Oorzaak van problemen met implementatie

Als we de problemen beter bekijken zien we dat beoogd opdrachtnemers nog al eens een afwachtende houding aannemen om de volgende redenen:

  • Ze zijn onzeker over wat er van hen verwacht wordt in verificatiefase (opdrachtgevers zijn dat overigens ook). Het doel en het nut van deze fase is hen onvoldoende duidelijk.
  • Het komt ook wel eens voor dat beoogd opdrachtnemers zorgen hebben over het hoge risicoprofiel van hun inschrijving: dit wordt duidelijker zichtbaar als ze hun inschrijving uit gaan werken naar een gedetailleerd plan van aanpak. Sommige leveranciers bieden een grotere aanbod-scope dan ze vanuit risico-oogpunt zouden moeten doen. Doordat ze risico’s naar zich toegetrokken hebben, hebben ze zorgen in de verificatie- en uitvoeringsfase. Hierdoor zijn ze niet volledig gericht op de beste voorbereiding en uitvoering van het project en zijn ze onvoldoende proactief.
  • Opdrachtgevers hebben de neiging de regie te nemen in de verificatiefase. Dit veroorzaakt reactief gedrag bij de (beoogd) opdrachtnemer, die juist in zijn expert-rol proactief zijn klant moet ontzorgen.

3 aandachtspunten voor succesvolle Best Value trajecten in 2013

Om bovenstaande problemen te voorkomen in 2013, zijn er aandachtspunten geformuleerd tijdens het congres:

#1 Opdrachtnemer heeft géén risico’s; opdrachtgever is financieel verantwoordelijk voor alle risico’s

  • De Best Value leverancier kan zijn expert-rol het beste vervullen als hij geen onbeheersbare risico’s heeft: daarom is het belangrijk dat de opdrachtgever geen vraag-scope meegeeft in de offerte uitvraag, maar enkel de projectdoelstellingen definieert.
  • Alleen wanneer de expert-leverancier zijn aanbod-scope zodanig minimaliseert, dat hij geen onbeheersbare risico’s heeft, kan hij zich volledig richten op de projectvoorbereiding en -uitvoering, het meten van zijn prestatie en het mitigeren van (effecten van) ongewenste gebeurtenissen die zullen gaan optreden of zijn opgetreden.
  • Het is meestal de opdrachtgever, of zijn omgeving, die risico’s veroorzaakt die projectafwijkingen veroorzaken.

#2 Géén aanbod-scope in selectiefase: de beoogd opdrachtnemer specificeert zijn aanbod-scope in de verificatiefase

  • In de praktijk blijkt dat veel beoogd opdrachtnemers moeite hebben hun aanbod uit te werken naar een plan van aanpak.
  • Dat komt omdat ze niet goed weten wat er van hen verwacht wordt in de verificatiefase, of omdat ze worstelen met de aanpak van onbeheersbare risico’s in hun aanbod-scope.
  • Ze hebben, in het laatste geval, een te grote aanbod-scope gehanteerd bij de inschrijving om te voorkomen dat ze de opdracht mislopen op scope.
  • Dit is veroorzaakt door de opdrachtgever die aanbod-scope als gunningscriterium hanteert (beredeneerd vanuit de misvatting ‘hoe groter de aanbod-scope, hoe beter’. De juiste opvatting is: ‘geen risico’s voor opdrachtnemer in aanbod-scope is beter’. Daarom kun je beter geen aanbodscope uitvragen als onderdeel van de gunningscriteria. Let op: voor aanbestedingen door publieke sector geldt dit niet!

#3 Beoogd opdrachtnemer is ‘in the lead’ vanaf het moment waarop hij door opdrachtgever uitgenodigd wordt deel te nemen aan de verificatiefase.

  • In een groot aantal Best Value trajecten houdt de opdrachtgever een kick-off aan het begin van de verificatiefase, waarin hij de beoogd opdrachtnemer uitlegt wat er van hem verwacht wordt in deze fase. Dit veroorzaakt reactiviteit.
  • Het is beter veel aandacht te schenken aan het nut en doel van de verificatiefase tijdens de marktbijeenkomsten aan het begin van een tendertraject en de beoogd opdrachtnemer volledig het voortouw te laten nemen vanaf het moment dat de ranking van inschrijvers/aanbieders bekend is gemaakt. Dit stimuleert een pro-actieve houding. Daarom: geen kick-off meeting van de verificatiefase door opdrachtgever.

Wil je de .pdf-versie van dit artikel lezen? Registreer je dan hier.

Beste aanbieder: hoe laat je dat zien?

Auteur: Daniela Verheul, Daniela Verheul Consultancy
Best Value Sales

Het realiseren van toegevoegde waarde kan alleen als je als beste aanbieder BVP weet wat je de klant te bieden hebt en de kans krijgt om dit te tonen in de uitvoering van een opdracht/contract.

Om die kans te krijgen moet je ook in staat zijn om vóór uitvoering te laten zien dat je toegevoegde waarde biedt. Voor de klant betekent dit dat hij de beste aanbieder krijgt, die onderscheidend is van de andere aanbieders.

D beste aanbieder

Hij heeft zijn prestatiepropositie helder voor ogen en weet deze goed uit te werken in de methodiek van de klant. De klant krijgt daarmee antwoord op vragen zoals:

  • Wat biedt je mij als expert aan en waarom juist dat?
  • Waaruit blijkt dat jij expert bent?
  • Wat is de prijs?
  • Welke extra’s kun je tegen meerprijs leveren?
  • Welke risico’s zie je?
  • Welke planning stel je voor?

Expertrol formuleren

In de Prestatiepropositie fase beantwoordt de aanbieder de vraag ‘waarin ben ik de expert’? In deze fase vraag je je af “waar ben ik goed in” en “welke klanten wil ik bedienen”? Dit kan outside-in, waarbij de klantenbehoeften het uitgangspunt zijn en je de producten en diensten daarop afstemt. Of inside-out, waarbij je op basis van unieke kennis en kunde een propositie ontwikkelt en daar een klantensegment bij zoekt. Hoe dan ook, de expertrol die je formuleert is altijd gericht op het optimaal vervullen van klantwensen, beter dan de concurrent.

Expertrol overbrengen aan de klant

Wanneer inzichtelijk is wat je expertrol is en dus wat je prestatiepropositie is, is het tijd om dit over te brengen naar de klant.

Over de expertrol en de uitwerking daarvan in de methodiek van de klant (hoe schrijf je een winnende propositie), geven de trainers van Best Value-Experts gratis webinars, speciaal voor Best Value-Experts E-zine abonnees.

Webinar over ‘de expertrol’

Een webinar is een online seminar: je volgt met PC, laptop of iPad, vanuit een luie stoel als je dat wilt, real-time een presentatie via internet. Niemand kan je zien of horen. Je kunt vragen stellen via de chatfunctie. Tijdens het webinar zijn er momenten waarop ingekomen vragen worden behandeld.

Wil je ons webinar eens gratis bijwonen? Meld je aan voor ons E-zine!