Berichten

De concretiseringsfase afbreken: veroorzaakt door de aanbieder zelf

‘Het afbreken van de concretiseringsfase, dat gebeurt hoogst zelden’, was tot voor kort het adagium dat opdrachtgevers lieten horen. Een geruststelling voor aanbieders die veel werk in die fase verzetten zonder contract. Zij zien dit toch vaak als ‘onbetaald werk’. Echter, de laatste maand heb ik concreet van twee projecten vernomen dat ze in de concretiseringsfase juist wel zijn afgebroken.

 

De redenen om deze projecten in de concretiseringsfase af te breken zijn veroorzaakt door de betreffende aanbieders zelf:

Aangedikte prestatieonderbouwing

Binnen een van deze projecten heeft de opdrachtnemer de prestatieonderbouwing overdreven. Deze kan niet gestaafd worden met meetbare prestatieinformatie tijdens het verificatieproces, oftewel men heeft ‘een te grote broek aangetrokken’ en is opportunistisch geweest.

Het is goed dat dit direct ontmaskerd wordt en dat hier consequenties aan verbonden zijn: de concretiseringsfase afbreken. De opdrachtgever gaat verder in de concretiseringsfase met de tweede aanbieder uit de ranking. Deze procedure beschermt de andere aanbieders tegen ‘oneigenlijk’ gedrag van de concurrentie.

Beloftes niet waar kunnen maken

In het tweede geval heeft de opdrachtnemer te veel beloftes gedaan in zijn aanbieding. In de concretiseringsfase blijkt dat hij deze niet kan waarmaken. Aanbieders kunnen hiertoe worden aangezet als opdrachtgevers niet realistische doelstellingen of eisen stellen. Aanbieders zijn niet gewend om aan te geven dat ze iets niet kunnen bieden, of om een beperking van hun mogelijkheden aan te geven.

Het dilemma is dan: hoe eerlijk geef ik aan wat ik wel kan? (overigens alle andere marktpartijen ook want het gevraagde is niet mogelijk). De verleiding (traditioneel commercieel gedrag) is groot om op alles ‘ja’ te zeggen , ‘u vraagt, wij draaien’. En dat is nu net niet de bedoeling met Best Value. Daarom is het goed dat dit in de concretiseringsfase wordt rechtgezet.

Concretiseringsfase afbreken gebeurt wel degelijk

Het blijkt dat het geen wetmatigheid is dat met het halen van de concretiseringsfase ‘de deal’ rond is. Een goede zaak. In de concretiseringsfase wordt immers vastgesteld of de geselecteerde aanbieder zijn aanbod echt kan waarmaken en komt er meer detail in de uitwerking.

De opdrachtgever heeft op basis van enkele A4-tjes de eerste selectie gemaakt. In de concretiseringsfase worden onduidelijkheden verduidelijkt. Als blijkt dat beloftes niet worden waargemaakt of de prestatieonderbouwing is overdreven, dan is het een juist mechanisme om daar niet veel tijd aan te besteden en met de volgende aanbieder in de rangschikking de concretisering verder te doorlopen. Zo is de Best Value-methodiek bedoeld.

boek Prestatieverkoop

Concretiseringsfase voor aanbieders: doel en inhoud

Auteur: Daniela Verheul, Daniela Verheul Consultancy
Best Value Sales

Concretiseringsfase voor gunning

De concretiseringsfase is de fase die vooraf gaat aan de gunning. De gekozen aanbieder wordt beoogde opdrachtnemer. Tijdens de concretiseringsfase werk jij, als beoogde opdrachtnemer, het aanbod uit tot het detailniveau dat de opdrachtgever overtuigt. Contractering volgt als het goed is snel daarna. Veel aanbieders vragen zich af hoe je een goede start maakt met deze fase. Hier een aantal uitgangspunten afkomstig uit het boek ‘Prestatieverkoop, klanten winnen met Best Value’.

Zo, nu kunnen we eindelijk weer gewoon aan het werk…

Dat zei een projectleider na het doorlopen van de aanbodfase. Hij besefte nog niet dat de werkwijze van prestatie-inkoop en prestatieverkoop geen transactie-instrument is, waarmee je snel een goede deal kunt sluiten. Het is daadwerkelijk een andere manier van werken, die aandacht vraagt voor de totale keten en het eindresultaat. Oók, en misschien wel juist, in de concretiseringsfase en de uitvoering.

Wat is de concretiseringsfase?

Dit is de fase die aanbreekt als de rangschikking op basis van Best Value is bepaald. Je bent als aanbieder gekozen op basis van de ingediende kwaliteitsdocumenten, de interviews en de inschrijfprijs. Daarmee heb je je gekwalificeerd als expert voor de betreffende opdrachtgever en het project. Jij bent nu beoogde opdrachtnemer geworden. Tijdens de concretiseringsfase licht je het aanbod verder toe, tot het niveau dat de opdrachtgever voldoende overtuigt.

Wat is het doel van deze fase?

Het doel is om het project van A tot Z te plannen, de opdrachtgever te overtuigen dat je het aanbod kan waarmaken en de projectdoelstellingen van de opdrachtgever daarmee realiseert. De concretiseringsfase wordt ook wel pre-award genoemd. In het Engels heet het de ‘clarification phase’. Dat is een mooie omschrijving die weergeeft waar het om gaat. De opdrachtnemer gebruikt deze periode om zijn aanbieding te verduidelijken voor de opdrachtgever.

Doelstelling van de concretiseringsfase is de opdrachtnemer het werk te laten verduidelijken, niet om het werk al te laten uitvoeren. We kennen situaties waarin de opdrachtnemer door de opdrachtgever gevraagd werd het hele ontwerp al te maken. Dit is niet de bedoeling in de concretiseringsfase fase. Het maken van het ontwerp is ‘echt werk’, en vindt plaats nadat het contract is afgesloten. In de concretiseringsfase wordt het maken van het ontwerp voorbereid (inclusief een doorkijkje naar de uitvoering).

Contract

Na de concretiseringsfase volgt vrijwel altijd gunning door de opdrachtgever. Dan kan de feitelijke uitvoering beginnen. In theorie is het mogelijk dat een opdrachtnemer tijdens de concretiseringsfase nog afvalt, omdat hij de opdrachtgever onvoldoende kan overtuigen dat hij de projectdoelstellingen realiseert met de aangeboden prestatie. Dit gebeurt zelden. Het kan ook voorkomen dat de aanbieder er tijdens deze fase achter komt dat de aangeboden prestatie niet te realiseren valt om onverwachte redenen. Ook dit komt niet vaak voor. Toch is het voor opdrachtnemers goed om te weten dat zij er tijdens de concretiseringsfase nog ‘uit kunnen stappen’ als daartoe aanleiding is.

Opdrachtnemer neemt voortouw

Zoals in alle fases van prestatieverkoop neemt de opdrachtnemer het voortouw. In deze fase ga je voor het eerst samen met je opdrachtgever ‘de diepte in’, waarbij jij het werk doet door de aanbieding uit te diepen. Het is uitdrukkelijk niet de bedoeling om samen problemen te gaan oplossen! Je komt nu met technische details met betrekking tot het aanbod. En de opdrachtgever maakt jou deelgenoot van zijn zorgen rondom het project.

Dit is de enige fase van prestatieverkoop waarin de opdrachtnemer verantwoording geeft over technische details en alle andere benodigde gegevens. De opdrachtgever wil in deze deelfase wat meer inzicht in de aanpak van de opdrachtnemer, zodat hij zich daarna geen zorgen meer hoeft te maken over de realisatie van het project.

Doorlooptijd

Het is belangrijk dat de opdrachtnemer de tijd neemt die hij nodig heeft voor de concretiseringsfase fase. Gebruikelijk is dat deze vier tot acht weken duurt. Het is aan de opdrachtnemer om de doorlooptijd te bepalen. De duur is afhankelijk van de complexiteit van de aangeboden prestatie. Tijdens de concretiseringsfase zet je de gehele prestatie alvast in de steigers. Als je dit goed doet, kan de uitvoering relatief eenvoudig verlopen. Wij raden je aan de concretiseringsfase te vergelijken met werkvoorbereiding in traditionele trajecten.

Soms heeft een opdrachtnemer haast om de concretiseringsfase te doorlopen. Dit hebben we meegemaakt in een traject waar de opdrachtgever nou juist niet zo snel werkte. Dat maakte de concretiseringsfase lastig. De opdrachtnemer bleek ook niet de beste motivatie te hebben voor dit haastwerk. Het contract moest en zou voor het einde van het fiscale jaar worden getekend, omdat een voorlopig contract niet geldt voor de financiële jaarsluiting. Dit is weliswaar begrijpelijk, maar het legt onnodig druk op het proces waarmee een geslaagde uitvoering zelfs in het geding kan komen.

Trainingsmarathon

Je weet nu waar de concretiseringsfase voor dient, wat er moet gebeuren en wat de doorlooptijd is. Wil je meer weten en leren hoe je, op basis van je ervaring, kunt verbeteren? Schrijf je dan in voor de Best Value Trainingsmarathon op 3, 10, en 17 september 2013. Dit event is geheel gewijd aan de concretiseringsfase en de uitvoeringsfase. Vijf Best Value experts helpen jou aan de hand van jouw praktijkvoorbeelden om je rol te ontwikkelen.

  • Trainings 3-daagse inclusief lunch en borrel
  • Tijd: 10.00 uur tot en met 17.00 uur
  • Locatie: regio Utrecht
  • Doelgroep: Best Value Practitioners uit sales-, inkoop- en projectmanagement
  • Deelnamekosten: € 1997 per persoon
  • Let op: ervaring met minimaal 1 Best Value traject (lopend of afgerond) is vereist om deel te nemen
  • Certificaat: na afloop ontvang je van ons het Best Value B certificaat.

Aanmelden kan op onze aanbodpagina.