Berichten

Interviewvragen van tevoren doorsturen: goed of fout?

Best Value wordt steeds vaker toegepast. Het aantal inschrijvers die eerder aan een Best Value-aanbesteding hebben meegedaan neemt daarmee ook toe en zijn steeds beter voorbereid op de interviews.

Is dat goed of fout? Is het erg als inschrijvers de vragen voor de interviews vooraf al weten? Ik vind van niet. Mijn ervaring is dat er dan nog steeds onderscheid is.

‘Interviewvragen nooit van tevoren doorsturen’

Bij opdrachtgevers bestaat vaak huiver als ik voorstel om de interviewvragen van tevoren toe te sturen aan de inschrijvers.

Dan weten ze precies wat we gaan vragen. Dan zijn ze voorbereid.

Ook bij mijn activiteiten voor de Best Value-certificeringsboard, waarbij ik mensen begeleid bij het schrijven van hun artikel voor de certificering, is een vaak gezien statement dat de interviewvragen nooit van tevoren aan de inschrijvers bekend mogen worden gemaakt. Met het toenemen van de toepassing van Best Value is zelfs het advies om de vragen voor de interviews steeds te wijzigen zodat je de inschrijvers verrast.

Laten zien dat je expert bent

Een uitspraak waar ik het als Best Value-expert pertinent mee oneens ben. Het doel van het interview is niet om de inschrijver pootje te lichten of om de geïnterviewde beter te laten zijn dan hij is, het is juist de bedoeling om de inschrijver alle ruimte en mogelijkheden te geven om te laten zien dat hij of zij expert is. Om de opdrachtgever via dominante informatie te laten zien dat ze een goede match zijn voor de opdracht.

Verkeerde beoordelingscriteria

Als je de inschrijvers onvoorbereid het interview in laat gaan, loop je het risico inschrijvers meer op hun kwaliteit in het omgaan met dergelijke situaties te beoordelen in plaats van degene te selecteren die de klus het beste kan uitvoeren.

Net als bij de schriftelijke documenten gaat het bij de interviews ook om verifieerbare, dominante informatie die voor het onderscheid zorgt. Laat inschrijvers zich juist wel voorbereiden op het interview. Het onderscheid wordt er juist groter door en de selectie wordt er alleen maar beter van.

Door de mand vallen

Als je als geïnterviewde of inschrijver geen verifieerbare dominante informatie hebt, wordt het namelijk niet makkelijk. Het mooier verkopen dan het is (‘jokken’) kan uiteraard, maar dan val je later door de mand bij de verificatie en kunnen de mooie praatjes niet waargemaakt worden.

Bewijs

Ik gebruik een set hoofdvragen (ca. 10) die van tevoren naar alle inschrijvers gestuurd worden, zoals ‘Waarom ben jij de expert?’ en ‘Wat is je plan?’. Tijdens het interview nemen we de informatie in de beantwoording voor waar aan. In de fase daarna, bij de start van de concretiseringsfase of net daarvoor, vindt de verificatie plaats en moet er met verifieerbare informatie worden aangetoond dat hetgeen gezegd is tijdens het interview ook daadwerkelijk de waarheid is. Het bewijs. Degene die een mooi verhaal heeft bedacht en heeft gejokt valt op deze manier altijd door de mand met als gevolg een hoop tijd besteed voor niks en ‘jokken’ tijdens een aanbesteding is niet goed voor je reputatie.

Laat inschrijvers wel voorbereiden

Stuur dus juist wel alle inschrijvers de vragen van tevoren toe. Het gaat uiteindelijk om verifieerbare, dominante informatie die voor onderscheid zorgt en aantoont dat iemand de juiste expert is voor de klus.

Sleutelfunctionaris overziet project van A tot Z

Wie stuur je naar de interviews? 5 tips

Auteur: Anneke van Abeelen, Best Value Trainer
Best Value Sales expert

Veel inschrijvers op een Best Value tender worstelen met de vraag ‘Wie stuur ik naar de interviews?’ Best Value Sales expert Anneke van Abeelen geeft 5 tips:

1. Betrokken in dagelijkse operatie van het project

Het doel van de interviews, in het licht van de Best Value filosofie, is de expert-leverancier te selecteren die als beste aantoont het project van A tot Z te kunnen managen in de uitvoering. Dat ‘managen’ in de uitvoering kan natuurlijk het beste als deze persoon een belangrijke rol speelt in de dagelijkse operatie, zodat hij goed zicht heeft op de projectrisico’s die in de klantomgeving op (zullen) gaan treden en dus tijdig kan signaleren/anticiperen.

2. Overziet project van A tot Z

Hoe meer relevante ervaring de sleutelfunctionaris heeft met de gevraagde rol, hoe groter de kans dat hij het project overziet en als ‘eenvoudig’ ervaart in plaats van ‘complex’. Hij kan daardoor beter vooraf inschatten welke risico’s op de loer liggen en kan de klant beter ‘meenemen’ tijdens de projectuitvoering. Belangrijk hierbij is wel, dat de sleutelfunctionaris van zijn ervaring heeft geleerd en die gebruikt en toepast in het voorliggende project. Kijk dus ook naar de prestatie-ontwikkeling in tijd. Als je doet wat je altijd deed, krijg je wat je kreeg.

3. Vooruitziende blik

Best Value gaat om het minimaliseren van faalkosten in de keten. Faalkosten worden voor 95% veroorzaakt door de klant/omgeving van de klant. Daarom wordt er bij de Best Value aanpak veel energie gestoken in het risicomanagementplan (RMP) tijdens de concretiseringsfase.

Als je vóóraf de meeste projectrisico’s kunt waarnemen en mitigerende maatregelen treft, reduceer je daarmee de projectafwijkingskans. Bovendien kan de sleutelfunctionaris zich hierdoor in de uitvoering richten op de uitvoering zelf. Het is zijn rol om, tijdens de projectuitvoering, ongewenste gebeurtenissen (voorzien of onvoorzien) vroegtijdig te signaleren en daar pro-actief en in het belang van de klant naar te handelen: het risicomitigatie management. Wanneer de sleutelfunctionaris het project onvoldoende overziet zal dit tot uitdrukking komen in zijn prestatie ten aanzien van risicomitigatie management.

 4. Zaken kernachtig en helder over kunnen brengen

De ‘best value’ taak die de sleutelfunctionaris heeft is een transparante omgeving creëren en communicatie minimaliseren met dominante informatie.

Wat is transparantie? Kenmerken van transparantie zijn: vroegtijdig, voor iedereen duidelijk, gebruik van dominante informatie, ‘dwingt’ het nemen van verantwoordelijkheid af.

Wat is dominante informatie? Kenmerken van dominante informatie zijn: meetgegevens, feiten, objectief, simpel, duidelijk, eenduidig. Dominante informatie minimaliseert het nemen van beslissingen. Met beslissingen wordt hier bedoeld: als iets onvoldoende helder is, bijvoorbeeld dát een bepaalde activiteit uitgevoerd moet worden, gaat men hierover vergaderen. In de vergadering gaan deelnemers de ‘missende’ informatie vanuit hun eigen ervaring invullen en op basis daarvan een besluit nemen (wel of niet uitvoeren), vanuit hun eigen silo. Het besluit dient daarom enkel het belang van de beslisser. Hiermee creëren ze een risico.

De sleutelfunctionaris heeft een belangrijke taak te zorgen dat er geen beslissingen genomen worden door de diverse actoren in de projectomgeving. Dit doet hij door vroegtijdig kernachtig en dominant noodzakelijke acties over te brengen aan de klant in de wekelijkse risicorapportage. Hij communiceert in getallen (meetgegevens), zodat voor iedereen meteen duidelijk is wát er moet gebeuren en waarom.

5. Leiderschap

Een ander kenmerk van de Best Value aanpak is het leiderschapsprincipe. Denken vanuit de ‘wij’-gedachte, niet vanuit de ‘ik’-gedachte: personen accepteren zoals ze zijn en niet ‘managen’ vanuit controle en invloed, maar afstemmen van expertise vanuit waargenomen competenties en eigenschappen.

Een sleutelfunctionaris met de volgende overtuigingen zal het beste in staat zijn om met zijn managementfilosofie een excellente groepsprestatie neer te zetten, kosten te beperken en het aantal productieve acties groter te laten zijn dan het aantal acties gebaseerd op management:

  1. niets wat hem overkomt gebeurt ‘zomaar’
  2. problemen kunnen worden voorspeld/voorzien en door hem geminimaliseerd worden
  3. niemand in zijn omgeving heeft ‘controle’ over hem en hij heeft geen ‘controle over een ander persoon (je kunt iemand niet ‘beheersen’ of veranderen en dwingen tot prestaties)
  4. wanneer er iets misgaat, neemt hij aan dat iets dat hij deed heeft geleid tot een mager resultaat (hij is aanspreekbaar/accountable en gaat uit van logica en gezond verstand)
  5. hij meet en hanteert het principe van continue verbetering altijd. Hiermee gebruikt hij zijn ervaring om steeds zijn prestatie te verbeteren en creërt hij transparantie en accountability voor hemzelf én voor degenen met wie hij samenwerkt
  6. als iemand hem in een andere richting tracht te sturen, houdt hij diegene verantwoordelijk voor de resultaten daarvan (hij gelooft niet in verantwoordelijkheid voor de acties van een ander)

Wil je meer tips ontvangen?

Wil je meer leren over de succes- en faalfactoren van Best Value Performance? Op 3, 10 en 17 september 2013 organiseren we een Best Value Practitioners trainingsmarathon. Kijk op onze aanbodpagina.

 

Profiteer: zomeraanbod

Wie stuur je naar de interviews?

Neem een ketenpartner mee voor slechts € 497,- i.p.v. € 1.997,-

Het Best Value model kent een ketenbenadering; dit principe hanteren wij ook in onze trainingen: opdrachtgevers én opdrachtnemers leren veel van elkaar in onze trainingen.

Wat wij je leren op 3, 10 en 17 september:

  • Hoe je het gunningscriterium Prestatie-onderbouwing kunt hanteren
  • Hoe je invulling kunt geven aan gunningscriterium Risico- en kansendossier
  • Wat belangrijk is bij het voorbereiden en het houden van/deelnemen aan de interviews
  • Hoe je documenten opstelt die nodig zijn om tot gunning over te gaan
  • Hoe je procedurele afspraken maakt
  • Hoe je prestatiemeting vanaf dag 1 op simpele wijze kunt gebruiken
  • Hoe je met elkaar omgaat vanuit je nieuwe rol (houding en gedrag)

Ervaring met minimaal 1 Best Value traject (in uitvoeringsfase) is aan te raden als je aan deze trainingsmarathon wilt deelnemen.

[highlight]Let op: het ketenpartneraanbod is geldig tot zaterdag 10 augustus 2013.[/highlight]

Schrijf je nu in of neem een ketenpartner mee voor maar € 497,-!

Heb je een voorkeur voor een andere betaalwijze (overmaken in plaats van iDeal-betaling), stuur ons dan een e-mail met het verzoek.

Lees meer op onze aanbodpagina of neem contact met ons op als je vragen hebt.

Graag tot ziens op 3, 10 en 17 september; wij hebben er ontzettend veel zin in!