Tag Archief van: procurement

Auteur: Wim de Vries, Pro4value
Best Value Procurement expert

Sinds Rijkswaterstaat in 2008 voor het eerst de Best Value-aanpak toepaste bij de Spoedaanpak is de toepassing er van alleen maar gestegen. Nog steeds neemt het aantal opdrachtgevers dat kiest voor de voordelen en de logica van de Best Value-aanpak toe. En dat Best Value meer is dan een inkooptrucje dringt ook steeds meer door. Toch duiken bij de Best Value-practices nog regelmatig verschijningsvormen van traditioneel denken op. Logisch, want zo hebben we het jarenlang gedaan.

Een van die momenten is steevast het moment dat er over de overeenkomst gesproken wordt. Het conform de ‘hardcore’ theorie laten opstellen van de overeenkomst door de opdrachtnemer: no way! Dat is in de meeste gevallen nog een stap te ver. Dan maar zelf doen, zo veel mogelijk in de geest van Best Value en het concept meesturen met de aanbesteding. Maar… hebben we nog wel controle? En als de opdrachtnemer nou niet presteert? Dat is het moment dat boetebedingen en bonus-malusclausules tevoorschijn komen.

 

Gebruik boetebeding

Waarvoor dient eigenlijk een boetebeding? Kort gezegd heeft het gebruik van een boetebeding een tweeledige functie. Enerzijds fungeert het als stok achter de deur voor wat betreft de nakoming, anderzijds heeft het boetebeding een schadefixerende functie.

De schadefixerende functie van een boete treedt in werking in het geval er geen oplossingen meer zijn en nakoming onmogelijk is. In dit artikel wordt daar niet verder op ingegaan. Ten eerste heeft men bij het toepassen van een boete zoals hier bedoeld vooral het controlemiddel voor ogen. En voor schadefixering of -vergoeding zijn er ook andere regelingen en bepalingen. Een derde functie hoorde ik onlangs: vanuit ‘politieke overwegingen’. Bij doorvragen bleek dat niks anders dan indekgedrag van de opdrachtgever te zijn. Zodat men als het fout gaat kan laten zien:

‘Kijk eens, ik heb toch een boete opgenomen. Ik heb er alles aan gedaan.

Gevolgen voor de Best Value-aanpak

Welke gevolgen heeft het opnemen van een boetebeding voor de samenwerking en de Best Value-aanpak en strookt dat wel met het Best Value-gedachtegoed?

 

Een stok om mee te slaan

De stok om mee te slaan is niets anders dan een controlemiddel die de schijnzekerheid geeft dat een opdrachtgever de opdrachtnemer er mee onder controle heeft en beïnvloedt. Een schijnzekerheid? Zeker! Best Value leert ons immers: ‘There’s no control!’ Een boeteclausule is Manage, Direct en Control waarmee een opdrachtgever in plaats van het aan een expert te vragen, een marktpartij wil afdwingen een bepaalde prestatie te leveren.

 

De juiste partij?

Je kunt je afvragen of een partij beter wordt onder dreiging van straf. Zou een opdrachtnemer nou echt harder gaan lopen omdat er een zwaard boven zijn hoofd hangt? En als hij dat nodig heeft om te presteren heb je dan wel de juiste partij geselecteerd? Bovendien zullen marktpartijen door het opnemen van boetebedingen een inschrijving doen op basis van een risicoafweging, waarbij de focus vooral op prijs en beperken van het eigen risico ligt in plaats van op kwaliteit en doelstellingen. Je selecteert op die manier de opdrachtnemer die dat het beste kan in plaats van de partij met het beste plan.

 

Prijsverhogend

En laten we elkaar nou niet voor de gek houden: een opgenomen boetebedrag betaal je als opdrachtgever gewoon zelf. Opdrachtnemers doen vooraf een risicoanalyse en het wordt simpelweg meegenomen in de prijsvorming, als risico-opslag of op andere wijze.

 

Geen focus op resultaat

Verder zorgt een boete voor de verkeerde focus op het moment waarop de juiste focus het hardst nodig is. Wanneer zich een situatie voordoet waarop een boeteclausule gericht is (niet presteren) zal bij het toepassen van de boete altijd een discussie en gevecht ontstaan; beschuldigen, ontwijkend en ontkennend gedrag. Terwijl je juist in die situatie de handen ineen moet slaan en met oplossingen bezig moet zijn.

 

Geen transparantie

En juist in situaties waar iets niet goed gaat, een onverwachte gebeurtenis of een risico optreedt, wil je een opdrachtnemer die transparant handelt en met maatregelen komt om de impact zo veel mogelijk te beperken. Wanneer er dan een boete boven zijn hoofd hangt zal een opdrachtnemer in eerste instantie focussen op beperking van eigen schade en het niet aansprakelijk zijn. Hij zal niet snel tot transparantie geneigd zijn. Het opnemen van een boete werkt dus juist risicoverhogend en zorgt voor non-transparantie.

 

Werking boetebeding

Er is, voor zover ik heb kunnen nagaan, geen onderzoek naar de werking van boetebedingen en de invloed ervan op het resultaat. Daarbij ken ik geen projecten waar boetebedingen aantoonbaar hebben geleid tot een beter project of resultaat. Ook zijn er geen voorbeelden van opdrachtnemers bekend die beter gepresteerd hebben omdat er een boeteclausule was opgenomen.

 

Best Value zonder boetebeding

Gebruik van boetebedingen en bonus-malusclausules om de opdrachtnemer te sturen en te controleren staat haaks op de Best Value-aanpak en werkt juist averechts voor dat wat we met de Best Value-aanpak voor ogen hebben: een aanpak die denkt vanuit het ‘wij’ en win-win situaties nastreeft. Vergeet de schijnzekerheid van boeteclausules en kies voor echte performance. Om daadwerkelijk de filosofie van Best Value toe te passen moeten we elke vorm van Manage, Direct en Control loslaten en gaan voor Listen, Observe en Align.

 

__________________________________________________________________________________________

Best Value Congres 2014

Op 19 en 20 mei 2014 organiseert de Vereniging Best Value Nederland een Best Value Congres aan de TU in Delft. Tijdens het congres vinden er interactieve kennissessies plaats en kun je leren van praktijkervaringen.

Alle zes onze Best Value Experts zullen aanwezig zijn om een track te houden op het congres. Houd het volgende e-zine in de gaten voor meer informatie!

De kosten bedragen € 500, – voor leden en € 600, – voor niet-leden. Meld je aan en kom ook!