Berichten
Misverstand: Best Value aanbieders moeten projectrisico’s managen
Auteur: Anneke van Abeelen, Best Value Trainer
Best Value Sales
Misverstand
Een groot misverstand wat ik in de praktijk bij mijn klanten en hun opdrachtgevers vaak tegenkom is de overtuiging dat Best Value aanbieders projectrisico’s moeten managen. Nee, ze managen risicomitigatie en dat is heel wat anders! Dat doen ze door risico’s te identificeren, zichtbaar te maken middels transparantie en door deze te integreren in hun planning.
Stappenplan risicomitigatie (klik hier voor de audioversie)
Als Best Value aanbieder zou je de volgende aannames moeten doen en deze stappen volgen:
- Een expert heeft geen risico.
- Identificeer het risiconiveau dat je hebt als aanbieder.
- Als je wel risico’s hebt in je aanbodscope verklein dan je scope totdat je geen risico meer hebt (als je de projectdoelstellingen van de klant daarmee niet kunt realiseren bezin je dan op inschrijven op de tender). Als je risico’s ziet die veroorzaakt worden door een gebrek aan informatie, schat dan de situatie in naar je beste kunnen (gebruik je ervaring).
- Nu ben je als aanbieder expert binnen je plan.
- Alles wat gebeurt in afwijking op jouw plan (ongewenste gebeurtenis met effect op tijd en/of geld) is voor rekening van de opdrachtgever. Uitgezonderd fouten die je zelf maakt c.q. missers die je als expert had kunnen voorkomen.
- Je identificeert vervolgens risico’s buiten je invloedssfeer, bedenkt hoe je middels transparantie deze externe risico’s aan alle projectactoren duidelijk over kunt brengen en mitigeert (minimaliseert) de risico’s middels mitigatiestappen (activiteiten in tijd).
- Daarna manage je de risicomitigatie middels de Wekelijkse Risico Rapportage (WRR). Anders gezegd: je doet dan het risicobeheer (administratieve functie). Zorg ervoor dat de WRR ook prestatiemetingen ten aanzien van risicomitigatie bevat. De grote winst hierin is dat je met deze meetgegevens de prestatie in een volgend traject eenvoudig kunt verbeteren. Daarnaast vormt deze prestatiemeting verifieerbare prestatie-informatie die je kunt gebruiken in een volgend project, voorkomt discussies met je klant en beschermt je winstmarge (aangezien de opdrachtgever financieel verantwoordelijk is als de risico’s optreden). Uiteraard handel je wel in het belang van de klant als een risico optreedt (slimme oplossingen kunnen de ‘schade’ voor je klant beperken).
- Het is in het belang van jou als aanbieder om de projectactoren die risico’s veroorzaken, te helpen, zodat je verstoringen van je dienstverlening minimaliseert.
Begrip van dit principe is erg belangrijk: elk mechanisme dat activiteiten (en pro-activiteit) van jou als aanbieder minimaliseert is een risico en is de financiële verantwoordelijkheid van de opdrachtgever!
Risicoverhogende activiteiten
Opdrachtgevers zouden moeten begrijpen dat de volgende activiteiten risicoverhogend werken (en niet tot ‘Best Value’ leiden):
- Aanbieders vragen om hun scope te beschrijven in de inschrijving
- Aanbieders vragen om hun technische bekwaamheid aan te tonen in hun inschrijving
- Personen in het beoordelingsteam gebruiken hun eigen ervaring om inschrijvingen, die gebaseerd zijn op technische randvoorwaarden, te beoordelen
Het is belangrijk voor aanbieders om het ‘Best Value gedrag’ van een opdrachtgever in te schatten vóórdat ze inschrijven. Lees hierover meer in een eerder blog ‘Inschatten: kent de opdrachtgever de principes van BVP?‘.
Best Value Congres 2014
Op 19 en 20 mei 2014 organiseert de Vereniging Best Value Nederland een Best Value Congres aan de TU in Delft. Tijdens het congres vinden er interactieve kennissessies plaats en kun je leren van praktijkervaringen.
Alle zes onze Best Value Experts zullen aanwezig zijn om een track te houden op het congres. Houd het volgende e-zine in de gaten voor meer informatie!
De kosten bedragen € 500, – voor leden en € 600, – voor niet-leden. Meld je aan en kom ook!
Wie stuur je naar de interviews? 5 tips
Auteur: Anneke van Abeelen, Best Value Trainer
Best Value Sales expert
Veel inschrijvers op een Best Value tender worstelen met de vraag ‘Wie stuur ik naar de interviews?’ Best Value Sales expert Anneke van Abeelen geeft 5 tips:
1. Betrokken in dagelijkse operatie van het project
Het doel van de interviews, in het licht van de Best Value filosofie, is de expert-leverancier te selecteren die als beste aantoont het project van A tot Z te kunnen managen in de uitvoering. Dat ‘managen’ in de uitvoering kan natuurlijk het beste als deze persoon een belangrijke rol speelt in de dagelijkse operatie, zodat hij goed zicht heeft op de projectrisico’s die in de klantomgeving op (zullen) gaan treden en dus tijdig kan signaleren/anticiperen.
2. Overziet project van A tot Z
Hoe meer relevante ervaring de sleutelfunctionaris heeft met de gevraagde rol, hoe groter de kans dat hij het project overziet en als ‘eenvoudig’ ervaart in plaats van ‘complex’. Hij kan daardoor beter vooraf inschatten welke risico’s op de loer liggen en kan de klant beter ‘meenemen’ tijdens de projectuitvoering. Belangrijk hierbij is wel, dat de sleutelfunctionaris van zijn ervaring heeft geleerd en die gebruikt en toepast in het voorliggende project. Kijk dus ook naar de prestatie-ontwikkeling in tijd. Als je doet wat je altijd deed, krijg je wat je kreeg.
3. Vooruitziende blik
Best Value gaat om het minimaliseren van faalkosten in de keten. Faalkosten worden voor 95% veroorzaakt door de klant/omgeving van de klant. Daarom wordt er bij de Best Value aanpak veel energie gestoken in het risicomanagementplan (RMP) tijdens de concretiseringsfase.
Als je vóóraf de meeste projectrisico’s kunt waarnemen en mitigerende maatregelen treft, reduceer je daarmee de projectafwijkingskans. Bovendien kan de sleutelfunctionaris zich hierdoor in de uitvoering richten op de uitvoering zelf. Het is zijn rol om, tijdens de projectuitvoering, ongewenste gebeurtenissen (voorzien of onvoorzien) vroegtijdig te signaleren en daar pro-actief en in het belang van de klant naar te handelen: het risicomitigatie management. Wanneer de sleutelfunctionaris het project onvoldoende overziet zal dit tot uitdrukking komen in zijn prestatie ten aanzien van risicomitigatie management.
4. Zaken kernachtig en helder over kunnen brengen
De ‘best value’ taak die de sleutelfunctionaris heeft is een transparante omgeving creëren en communicatie minimaliseren met dominante informatie.
Wat is transparantie? Kenmerken van transparantie zijn: vroegtijdig, voor iedereen duidelijk, gebruik van dominante informatie, ‘dwingt’ het nemen van verantwoordelijkheid af.
Wat is dominante informatie? Kenmerken van dominante informatie zijn: meetgegevens, feiten, objectief, simpel, duidelijk, eenduidig. Dominante informatie minimaliseert het nemen van beslissingen. Met beslissingen wordt hier bedoeld: als iets onvoldoende helder is, bijvoorbeeld dát een bepaalde activiteit uitgevoerd moet worden, gaat men hierover vergaderen. In de vergadering gaan deelnemers de ‘missende’ informatie vanuit hun eigen ervaring invullen en op basis daarvan een besluit nemen (wel of niet uitvoeren), vanuit hun eigen silo. Het besluit dient daarom enkel het belang van de beslisser. Hiermee creëren ze een risico.
De sleutelfunctionaris heeft een belangrijke taak te zorgen dat er geen beslissingen genomen worden door de diverse actoren in de projectomgeving. Dit doet hij door vroegtijdig kernachtig en dominant noodzakelijke acties over te brengen aan de klant in de wekelijkse risicorapportage. Hij communiceert in getallen (meetgegevens), zodat voor iedereen meteen duidelijk is wát er moet gebeuren en waarom.
5. Leiderschap
Een ander kenmerk van de Best Value aanpak is het leiderschapsprincipe. Denken vanuit de ‘wij’-gedachte, niet vanuit de ‘ik’-gedachte: personen accepteren zoals ze zijn en niet ‘managen’ vanuit controle en invloed, maar afstemmen van expertise vanuit waargenomen competenties en eigenschappen.
Een sleutelfunctionaris met de volgende overtuigingen zal het beste in staat zijn om met zijn managementfilosofie een excellente groepsprestatie neer te zetten, kosten te beperken en het aantal productieve acties groter te laten zijn dan het aantal acties gebaseerd op management:
- niets wat hem overkomt gebeurt ‘zomaar’
- problemen kunnen worden voorspeld/voorzien en door hem geminimaliseerd worden
- niemand in zijn omgeving heeft ‘controle’ over hem en hij heeft geen ‘controle over een ander persoon (je kunt iemand niet ‘beheersen’ of veranderen en dwingen tot prestaties)
- wanneer er iets misgaat, neemt hij aan dat iets dat hij deed heeft geleid tot een mager resultaat (hij is aanspreekbaar/accountable en gaat uit van logica en gezond verstand)
- hij meet en hanteert het principe van continue verbetering altijd. Hiermee gebruikt hij zijn ervaring om steeds zijn prestatie te verbeteren en creërt hij transparantie en accountability voor hemzelf én voor degenen met wie hij samenwerkt
- als iemand hem in een andere richting tracht te sturen, houdt hij diegene verantwoordelijk voor de resultaten daarvan (hij gelooft niet in verantwoordelijkheid voor de acties van een ander)
Wil je meer tips ontvangen?
Wil je meer leren over de succes- en faalfactoren van Best Value Performance? Op 3, 10 en 17 september 2013 organiseren we een Best Value Practitioners trainingsmarathon. Kijk op onze aanbodpagina.
Profiteer: zomeraanbod
Neem een ketenpartner mee voor slechts € 497,- i.p.v. € 1.997,-
Het Best Value model kent een ketenbenadering; dit principe hanteren wij ook in onze trainingen: opdrachtgevers én opdrachtnemers leren veel van elkaar in onze trainingen.
Wat wij je leren op 3, 10 en 17 september:
- Hoe je het gunningscriterium Prestatie-onderbouwing kunt hanteren
- Hoe je invulling kunt geven aan gunningscriterium Risico- en kansendossier
- Wat belangrijk is bij het voorbereiden en het houden van/deelnemen aan de interviews
- Hoe je documenten opstelt die nodig zijn om tot gunning over te gaan
- Hoe je procedurele afspraken maakt
- Hoe je prestatiemeting vanaf dag 1 op simpele wijze kunt gebruiken
- Hoe je met elkaar omgaat vanuit je nieuwe rol (houding en gedrag)
Ervaring met minimaal 1 Best Value traject (in uitvoeringsfase) is aan te raden als je aan deze trainingsmarathon wilt deelnemen.
[highlight]Let op: het ketenpartneraanbod is geldig tot zaterdag 10 augustus 2013.[/highlight]
Schrijf je nu in of neem een ketenpartner mee voor maar € 497,-!
Heb je een voorkeur voor een andere betaalwijze (overmaken in plaats van iDeal-betaling), stuur ons dan een e-mail met het verzoek.
Lees meer op onze aanbodpagina of neem contact met ons op als je vragen hebt.
Graag tot ziens op 3, 10 en 17 september; wij hebben er ontzettend veel zin in!