Berichten

Vele varianten op risicomanagement: het risico van risico’s

Met ‘prestatie-inkoop’ probeert de opdrachtgever een Best Value-aanbieder te vinden: een aanbieder die de beste bijdrage aan de klantdoelstellingen levert en dit in de praktijk realiseert.

Er is daarbij in de filosofie en de methodiek een belangrijke rol weggelegd voor risicomitigatie door de aanbieder.

In de selectiefase is het risicodossier voor de aanbieder de eerste stap in het aantonen dat men in staat is de risico’s te identificeren en aantoonbaar effectieve beheersmaatregelen te nemen, onderbouwd met meetbare prestatie-informatie.

 

Hoe werkt een aanbieder aan risico’s?

Als aanbieder is het zaak om bij de eerste risico-inventarisatie een selectie te maken tussen ‘interne/technische’ risico’s en externe risico’s. De laatste worden verder uitgewerkt voor de BVP-aanbieding.

De aanbieder weet nu waar hij op moet focussen. We zien veel aanbieders hiermee worstelen:

‘Als ik een risico beheers, is het dan nog een risico?’

‘In mijn werk los ik het gewoon op, zo doen we dat altijd’ (binnen de Best Value methodiek betreft dit een beheersmaatregel en moeten we die juist expliciet maken)

‘Hoe ver moet ik gaan met de beheersmaatregelen?’

 

Schrijven van het risicodossier

Het wordt pas echt lastig bij het uitwerken en schrijven van het risicodossier. Wanneer doe je het goed? Waar let de opdrachtgever op?

In de praktijk zien we hierop vele varianten, zowel binnen de ‘echte’ BVP-projecten als de hybride vormen. De vraag naar en criteria waarop de risico’s worden beoordeeld zijn zeer divers:

  • unieke risico’s benoemen – liefst risico’s die de opdrachtgever niet ziet
  • precies 10 risico’s benoemen – ook al zijn ze niet allemaal belangrijk
  • in de beoordeling letten we erop dat risico’s moeten bijdragen aan de projectdoelstellingen – wat is hiervan de bedoeling? Het gaat waarschijnlijk om beheersmaatregelen, maar dan nog roept het veel onduidelijkheid op
  • risico’s mogen alleen betrekking hebben op een deelaspect van de opdracht – wat is de achterliggende gedachte om dit zo in te perken?
  • voor risico’s die je alloceert bij de opdrachtgever draagt opdrachtnemer de financiële verantwoordelijkheid – bijvoorbeeld verborgen gebreken; dit staat haaks op Best Value, waarbij de risicoallocatie niet verandert en de opdrachtnemer verantwoordelijk wordt voor het risicomanagement
  • de mate waarin optredende risico’s financieel worden overgenomen door de opdrachtnemer wordt beoordeeld door opdrachtgever en telt mee in de score voor de prijsonderbouwing (zie vorig punt)

 

Beoordeling van het risicodossier

De feedback bij de beoordeling van de risico’s is voor aanbieders een leermoment om het volgende keer beter te doen. Helaas is ook hier een variatie die voor de aanbieders het houvast wegneemt:

Voorbeeld 1: opdrachtgever is het niet ‘eens’ met de risico’s

In een gebouw zijn aantoonbaar muizen aanwezig die de de ‘schoonmaakbeleving’ negatief beïnvloeden; in het afgelopen jaar zelfs 30% meer. Opdrachtgever heeft dit negatief beoordeeld, want hij is het niet eens met het feit dat er muizen zijn.

Voorbeeld 2: opdrachtgever vindt de beheersmaatregelen niet voldoende onderbouwd met verifieerbare prestatie-informatie omdat de projecten niet een-op-een te vergelijken zijn

‘Bij twee eerdere projecten hebben we bij werkzaamheden aan de brug over water deze oplossing ingezet’.  Opdrachtgever vraagt zich af of deze ‘twee eerdere projecten’ vergelijkbare projecten met relevante karakteristieken zijn met het huidige project: een brug over water. Hoe ver je moet gaan in het aantonen van ‘gelijksoortigheid’ verschilt per opdrachtgever.

Voorbeeld 3: opdrachtgever geeft aan dat aanbieder geen uitzonderlijke meerwaarde heeft laten zien op de risico’s

Hierbij is het onduidelijk wat men bedoelt met ‘uitzonderlijke meerwaarde’.

Voorbeeld 4: opdrachtgever geeft aan dat het niet duidelijk is waarom het risico een belangrijk risico is

De onderbouwing ‘bij één ander vergelijkbaar project voor opdrachtgever is een vertraging van meer dan een jaar opgetreden als gevolg van dit risico’ maakt weinig helder dat het risico op dit project belangrijk is. Opdrachtgevers verschillen in de mate waarin zij de onderbouwing willen zien waarom een risico een risico is.
 

Variatie draagt niet bij aan risicomitigatie

Aanbieders volgen braaf voor iedere procedure de instructies en stemmen hun aanbieding daarop af. Het mag duidelijk zijn dat een variatie in de omschrijving en beoordeling niet helpt bij het doorgronden van de rol van risicomitigatie binnen Best Value door aanbieders; het stimuleert dat zij acteren volgens het credo ’u vraagt wij draaien’ en dat is nu net niet wat Best Value beoogt.
 

Risico’s worden een risico

Ik ben benieuwd hoe in de genoemde voorbeeldprojecten het riscomanagement in de uitvoering verloopt. Hoewel, benieuwd, op basis van de initiële condities kunnen we de uitkomst voorspellen: risicomitigatie zoals bedoeld binnen de Best Value werkwijze wordt op deze wijze niet succesvol gerealiseerd.

En daarmee wordt het ‘effect’ van Best Value in de uitvoering al bij aanvang van de tenderprocedure de nek omgedraaid. Daarmee zijn de ‘risico’s’ verworden tot een risico.
 

Tip voor opdrachtgevers

Opdrachtgevers, realiseer je dat, hoe logisch de eigen BVP-procedure ook is, aanbieders door de bomen het bos niet zien als er per aanbesteding andere uitgangspunten en beoordelingscriteria worden opgesteld. Leg aanbieders goed uit wat risicomanagement is en houd daarbij de uitgangspunten van de Best Value filosofie en methodiek vast.
 

Tip voor aanbieders

Aanbieders, verdiep je grondig in de door opdrachtgever gehanteerde methodiek en stel vragen over afwijkingen van de standaard aanpak. Waarom kiest opdrachtnemer daarvoor? En is het nog wel Best Value? Als het geen Best Value betreft, kies dan voor een meer ‘traditionele’ benadering van risicomanagement.

Risicomitigatiemanagement in 7 stappen

Misverstand: Best Value aanbieders moeten projectrisico’s managen

Auteur: Anneke van Abeelen, Best Value Trainer
Best Value Sales

Misverstand

Een groot misverstand wat ik in de praktijk bij mijn klanten en hun opdrachtgevers vaak tegenkom is de overtuiging dat Best Value aanbieders projectrisico’s moeten managen. Nee, ze managen risicomitigatie en dat is heel wat anders! Dat doen ze door risico’s te identificeren, zichtbaar te maken middels transparantie en door deze te integreren in hun planning.

Stappenplan risicomitigatie (klik hier voor de audioversie)

Als Best Value aanbieder zou je de volgende aannames moeten doen en deze stappen volgen:

  1. Een expert heeft geen risico.
  2. Identificeer het risiconiveau dat je hebt als aanbieder.
  3. Als je wel risico’s hebt in je aanbodscope verklein dan je scope totdat je geen risico meer hebt (als je de projectdoelstellingen van de klant daarmee niet kunt realiseren bezin je dan op inschrijven op de tender). Als je risico’s ziet die veroorzaakt worden door een gebrek aan informatie, schat dan de situatie in naar je beste kunnen (gebruik je ervaring).
  4. Nu ben je als aanbieder expert binnen je plan.
  5. Alles wat gebeurt in afwijking op jouw plan (ongewenste gebeurtenis met effect op tijd en/of geld) is voor rekening van de opdrachtgever. Uitgezonderd fouten die je zelf maakt c.q. missers die je als expert had kunnen voorkomen.
  6. Je identificeert vervolgens risico’s buiten je invloedssfeer, bedenkt hoe je middels transparantie deze externe risico’s aan alle projectactoren duidelijk over kunt brengen en mitigeert (minimaliseert) de risico’s middels mitigatiestappen (activiteiten in tijd).
  7. Daarna manage je de risicomitigatie middels de Wekelijkse Risico Rapportage (WRR). Anders gezegd: je doet dan het risicobeheer (administratieve functie). Zorg ervoor dat de WRR ook prestatiemetingen ten aanzien van risicomitigatie bevat. De grote winst hierin is dat je met deze meetgegevens de prestatie in een volgend traject eenvoudig kunt verbeteren. Daarnaast vormt deze prestatiemeting verifieerbare prestatie-informatie die je kunt gebruiken in een volgend project, voorkomt discussies met je klant en beschermt je winstmarge (aangezien de opdrachtgever financieel verantwoordelijk is als de risico’s optreden). Uiteraard handel je wel in het belang van de klant als een risico optreedt (slimme oplossingen kunnen de ‘schade’ voor je klant beperken).
  8. Het is in het belang van jou als aanbieder om de projectactoren die risico’s veroorzaken, te helpen, zodat je verstoringen van je dienstverlening minimaliseert.

Begrip van dit principe is erg belangrijk: elk mechanisme dat activiteiten (en pro-activiteit) van jou als aanbieder minimaliseert is een risico en is de financiële verantwoordelijkheid van de opdrachtgever!

Risicoverhogende activiteiten

Opdrachtgevers zouden moeten begrijpen dat de volgende activiteiten risicoverhogend werken (en niet tot ‘Best Value’ leiden):

  • Aanbieders vragen om hun scope te beschrijven in de inschrijving
  • Aanbieders vragen om hun technische bekwaamheid aan te tonen in hun inschrijving
  • Personen in het beoordelingsteam gebruiken hun eigen ervaring om inschrijvingen, die gebaseerd zijn op technische randvoorwaarden, te beoordelen

Het is belangrijk voor aanbieders om het ‘Best Value gedrag’ van een opdrachtgever in te schatten vóórdat ze inschrijven. Lees hierover meer in een eerder blog ‘Inschatten: kent de opdrachtgever de principes van BVP?‘.


Best Value Congres 2014

Op 19 en 20 mei 2014 organiseert de Vereniging Best Value Nederland een Best Value Congres aan de TU in Delft. Tijdens het congres vinden er interactieve kennissessies plaats en kun je leren van praktijkervaringen.

Alle zes onze Best Value Experts zullen aanwezig zijn om een track te houden op het congres. Houd het volgende e-zine in de gaten voor meer informatie!

De kosten bedragen € 500, – voor leden en € 600, – voor niet-leden. Meld je aan en kom ook!

er is maar 1 uitkomst

Uitkomst voorspellen vóór projectstart – het kan!

Sleutelfunctionaris overziet project van A tot Z

Wie stuur je naar de interviews? 5 tips

Auteur: Anneke van Abeelen, Best Value Trainer
Best Value Sales expert

Veel inschrijvers op een Best Value tender worstelen met de vraag ‘Wie stuur ik naar de interviews?’ Best Value Sales expert Anneke van Abeelen geeft 5 tips:

1. Betrokken in dagelijkse operatie van het project

Het doel van de interviews, in het licht van de Best Value filosofie, is de expert-leverancier te selecteren die als beste aantoont het project van A tot Z te kunnen managen in de uitvoering. Dat ‘managen’ in de uitvoering kan natuurlijk het beste als deze persoon een belangrijke rol speelt in de dagelijkse operatie, zodat hij goed zicht heeft op de projectrisico’s die in de klantomgeving op (zullen) gaan treden en dus tijdig kan signaleren/anticiperen.

2. Overziet project van A tot Z

Hoe meer relevante ervaring de sleutelfunctionaris heeft met de gevraagde rol, hoe groter de kans dat hij het project overziet en als ‘eenvoudig’ ervaart in plaats van ‘complex’. Hij kan daardoor beter vooraf inschatten welke risico’s op de loer liggen en kan de klant beter ‘meenemen’ tijdens de projectuitvoering. Belangrijk hierbij is wel, dat de sleutelfunctionaris van zijn ervaring heeft geleerd en die gebruikt en toepast in het voorliggende project. Kijk dus ook naar de prestatie-ontwikkeling in tijd. Als je doet wat je altijd deed, krijg je wat je kreeg.

3. Vooruitziende blik

Best Value gaat om het minimaliseren van faalkosten in de keten. Faalkosten worden voor 95% veroorzaakt door de klant/omgeving van de klant. Daarom wordt er bij de Best Value aanpak veel energie gestoken in het risicomanagementplan (RMP) tijdens de concretiseringsfase.

Als je vóóraf de meeste projectrisico’s kunt waarnemen en mitigerende maatregelen treft, reduceer je daarmee de projectafwijkingskans. Bovendien kan de sleutelfunctionaris zich hierdoor in de uitvoering richten op de uitvoering zelf. Het is zijn rol om, tijdens de projectuitvoering, ongewenste gebeurtenissen (voorzien of onvoorzien) vroegtijdig te signaleren en daar pro-actief en in het belang van de klant naar te handelen: het risicomitigatie management. Wanneer de sleutelfunctionaris het project onvoldoende overziet zal dit tot uitdrukking komen in zijn prestatie ten aanzien van risicomitigatie management.

 4. Zaken kernachtig en helder over kunnen brengen

De ‘best value’ taak die de sleutelfunctionaris heeft is een transparante omgeving creëren en communicatie minimaliseren met dominante informatie.

Wat is transparantie? Kenmerken van transparantie zijn: vroegtijdig, voor iedereen duidelijk, gebruik van dominante informatie, ‘dwingt’ het nemen van verantwoordelijkheid af.

Wat is dominante informatie? Kenmerken van dominante informatie zijn: meetgegevens, feiten, objectief, simpel, duidelijk, eenduidig. Dominante informatie minimaliseert het nemen van beslissingen. Met beslissingen wordt hier bedoeld: als iets onvoldoende helder is, bijvoorbeeld dát een bepaalde activiteit uitgevoerd moet worden, gaat men hierover vergaderen. In de vergadering gaan deelnemers de ‘missende’ informatie vanuit hun eigen ervaring invullen en op basis daarvan een besluit nemen (wel of niet uitvoeren), vanuit hun eigen silo. Het besluit dient daarom enkel het belang van de beslisser. Hiermee creëren ze een risico.

De sleutelfunctionaris heeft een belangrijke taak te zorgen dat er geen beslissingen genomen worden door de diverse actoren in de projectomgeving. Dit doet hij door vroegtijdig kernachtig en dominant noodzakelijke acties over te brengen aan de klant in de wekelijkse risicorapportage. Hij communiceert in getallen (meetgegevens), zodat voor iedereen meteen duidelijk is wát er moet gebeuren en waarom.

5. Leiderschap

Een ander kenmerk van de Best Value aanpak is het leiderschapsprincipe. Denken vanuit de ‘wij’-gedachte, niet vanuit de ‘ik’-gedachte: personen accepteren zoals ze zijn en niet ‘managen’ vanuit controle en invloed, maar afstemmen van expertise vanuit waargenomen competenties en eigenschappen.

Een sleutelfunctionaris met de volgende overtuigingen zal het beste in staat zijn om met zijn managementfilosofie een excellente groepsprestatie neer te zetten, kosten te beperken en het aantal productieve acties groter te laten zijn dan het aantal acties gebaseerd op management:

  1. niets wat hem overkomt gebeurt ‘zomaar’
  2. problemen kunnen worden voorspeld/voorzien en door hem geminimaliseerd worden
  3. niemand in zijn omgeving heeft ‘controle’ over hem en hij heeft geen ‘controle over een ander persoon (je kunt iemand niet ‘beheersen’ of veranderen en dwingen tot prestaties)
  4. wanneer er iets misgaat, neemt hij aan dat iets dat hij deed heeft geleid tot een mager resultaat (hij is aanspreekbaar/accountable en gaat uit van logica en gezond verstand)
  5. hij meet en hanteert het principe van continue verbetering altijd. Hiermee gebruikt hij zijn ervaring om steeds zijn prestatie te verbeteren en creërt hij transparantie en accountability voor hemzelf én voor degenen met wie hij samenwerkt
  6. als iemand hem in een andere richting tracht te sturen, houdt hij diegene verantwoordelijk voor de resultaten daarvan (hij gelooft niet in verantwoordelijkheid voor de acties van een ander)

Wil je meer tips ontvangen?

Wil je meer leren over de succes- en faalfactoren van Best Value Performance? Op 3, 10 en 17 september 2013 organiseren we een Best Value Practitioners trainingsmarathon. Kijk op onze aanbodpagina.


 

Profiteer: zomeraanbod

Wie stuur je naar de interviews?

Neem een ketenpartner mee voor slechts € 497,- i.p.v. € 1.997,-

Het Best Value model kent een ketenbenadering; dit principe hanteren wij ook in onze trainingen: opdrachtgevers én opdrachtnemers leren veel van elkaar in onze trainingen.

Wat wij je leren op 3, 10 en 17 september:

  • Hoe je het gunningscriterium Prestatie-onderbouwing kunt hanteren
  • Hoe je invulling kunt geven aan gunningscriterium Risico- en kansendossier
  • Wat belangrijk is bij het voorbereiden en het houden van/deelnemen aan de interviews
  • Hoe je documenten opstelt die nodig zijn om tot gunning over te gaan
  • Hoe je procedurele afspraken maakt
  • Hoe je prestatiemeting vanaf dag 1 op simpele wijze kunt gebruiken
  • Hoe je met elkaar omgaat vanuit je nieuwe rol (houding en gedrag)

Ervaring met minimaal 1 Best Value traject (in uitvoeringsfase) is aan te raden als je aan deze trainingsmarathon wilt deelnemen.

[highlight]Let op: het ketenpartneraanbod is geldig tot zaterdag 10 augustus 2013.[/highlight]

Schrijf je nu in of neem een ketenpartner mee voor maar € 497,-!

Heb je een voorkeur voor een andere betaalwijze (overmaken in plaats van iDeal-betaling), stuur ons dan een e-mail met het verzoek.

Lees meer op onze aanbodpagina of neem contact met ons op als je vragen hebt.

Graag tot ziens op 3, 10 en 17 september; wij hebben er ontzettend veel zin in!

BVP? De Best Value aanpak!

Auteur: Anneke van Abeelen, Best Value Trainer
Best Value Sales

De Best Value aanpak staat voornamelijk bekend als een inkoopmethodiek (prestatie-inkoop, Best Value Procurement) waarbij de leverancier die in zijn inschrijving als beste aantoont expert te zijn, de opdracht “wint”.

Best Value Vendor

Deze “Best Value Vendor” zal, naar alle waarschijnlijkheid, als beste in staat zijn om samen met de opdrachtgever, de projectdoelstellingen te realiseren tegen het laagst mogelijke kostenniveau binnen het budget van de opdrachtgever.

Wie is de expert?

Wat maakt dat laagste kostenniveau? Het niet of beperkt hebben van risico’s! Een expert weet wat hij doet, maakt minder fouten dan een non-expert en kan daarom tegen minder kosten de doelstellingen van zijn klant realiseren (hij beheerst interne risico’s).

Als de expert (aanbieder) minder fouten maakt dan de non-expert (klant): wie zou er dan het meest moeten praten?

In de praktijk

Wat zien we in de praktijk? De klant (non-expert) schrijft voor aan de aanbieder (expert) hoe deze zijn werk moet doen. En als het mis gaat, verwacht de klant dat de aanbieder ervoor betaalt. Deze overtuiging heeft ertoe geleid dat aanbieders (externe) risico’s afprijzen in hun aanbod: daarmee betaalt de klant op voorhand al voor risico’s die hij zelf veroorzaakt. Niet handig.

Best Value aanpak

De Best Value aanpak gaat ervan uit dat de klant de leverancier de ruimte geeft om zijn expertise te gebruiken. De klant bepaalt de projectdoelstellingen (op hoofdlijnen) en de aanbieder (expert) bedenkt de oplossing waarmee hij die doelstellingen kan realiseren. De Best Value aanpak werkt eenvoudig:

  1. Stel slimme mensen in staat hun expertise toe te passen.
  2. Plan trajecten van begin tot eind waarbij je potentiële risico’s identificeert met maatregelen om die risico’s te beheersen.
  3. Meet prestaties en afwijkingen op het traject en pas die informatie toe om je prestatie te verbeteren.

Verantwoordelijk voor risicomitigatiemanagement

Beperk als opdrachtnemer je verantwoordelijkheid tot risico’s die binnen je invloedssfeer liggen en zorg dat je je klant helpt om “zijn” risico’s te mitigeren. Daarmee kun je stellen dat je verantwoordelijk bent voor risico mitigatie-management (administratieve rol) en is Best Value meer dan een inkoop- of verkooptruc. Het is een andere manier van samenwerken in de keten!

Over dit vraagstuk organiseren we regelmatig webinars. Meld je aan voor ons E-zine voor meer informatie.