Interviewvragen van tevoren doorsturen: goed of fout?
Best Value wordt steeds vaker toegepast. Het aantal inschrijvers die eerder aan een Best Value-aanbesteding hebben meegedaan neemt daarmee ook toe en zijn steeds beter voorbereid op de interviews.
Is dat goed of fout? Is het erg als inschrijvers de vragen voor de interviews vooraf al weten? Ik vind van niet. Mijn ervaring is dat er dan nog steeds onderscheid is.
‘Interviewvragen nooit van tevoren doorsturen’
Bij opdrachtgevers bestaat vaak huiver als ik voorstel om de interviewvragen van tevoren toe te sturen aan de inschrijvers.
Dan weten ze precies wat we gaan vragen. Dan zijn ze voorbereid.
Ook bij mijn activiteiten voor de Best Value-certificeringsboard, waarbij ik mensen begeleid bij het schrijven van hun artikel voor de certificering, is een vaak gezien statement dat de interviewvragen nooit van tevoren aan de inschrijvers bekend mogen worden gemaakt. Met het toenemen van de toepassing van Best Value is zelfs het advies om de vragen voor de interviews steeds te wijzigen zodat je de inschrijvers verrast.
Laten zien dat je expert bent
Een uitspraak waar ik het als Best Value-expert pertinent mee oneens ben. Het doel van het interview is niet om de inschrijver pootje te lichten of om de geïnterviewde beter te laten zijn dan hij is, het is juist de bedoeling om de inschrijver alle ruimte en mogelijkheden te geven om te laten zien dat hij of zij expert is. Om de opdrachtgever via dominante informatie te laten zien dat ze een goede match zijn voor de opdracht.
Verkeerde beoordelingscriteria
Als je de inschrijvers onvoorbereid het interview in laat gaan, loop je het risico inschrijvers meer op hun kwaliteit in het omgaan met dergelijke situaties te beoordelen in plaats van degene te selecteren die de klus het beste kan uitvoeren.
Net als bij de schriftelijke documenten gaat het bij de interviews ook om verifieerbare, dominante informatie die voor het onderscheid zorgt. Laat inschrijvers zich juist wel voorbereiden op het interview. Het onderscheid wordt er juist groter door en de selectie wordt er alleen maar beter van.
Door de mand vallen
Als je als geïnterviewde of inschrijver geen verifieerbare dominante informatie hebt, wordt het namelijk niet makkelijk. Het mooier verkopen dan het is (‘jokken’) kan uiteraard, maar dan val je later door de mand bij de verificatie en kunnen de mooie praatjes niet waargemaakt worden.
Bewijs
Ik gebruik een set hoofdvragen (ca. 10) die van tevoren naar alle inschrijvers gestuurd worden, zoals ‘Waarom ben jij de expert?’ en ‘Wat is je plan?’. Tijdens het interview nemen we de informatie in de beantwoording voor waar aan. In de fase daarna, bij de start van de concretiseringsfase of net daarvoor, vindt de verificatie plaats en moet er met verifieerbare informatie worden aangetoond dat hetgeen gezegd is tijdens het interview ook daadwerkelijk de waarheid is. Het bewijs. Degene die een mooi verhaal heeft bedacht en heeft gejokt valt op deze manier altijd door de mand met als gevolg een hoop tijd besteed voor niks en ‘jokken’ tijdens een aanbesteding is niet goed voor je reputatie.
Laat inschrijvers wel voorbereiden
Stuur dus juist wel alle inschrijvers de vragen van tevoren toe. Het gaat uiteindelijk om verifieerbare, dominante informatie die voor onderscheid zorgt en aantoont dat iemand de juiste expert is voor de klus.
In de praktijk zien we dat meer dan de helft van de vragen bij een Nota van Inlichtingen bestaat uit ‘domme vragen’. Dit zijn vragen waar de expert, vanuit het gedachtegoed van Best Value, zelf antwoord op kan geven. De opdrachtgever antwoordt dan steevast: ‘Zegt u het maar, u bent de expert.’