wekelijkse rapportage Archieven - Best Value Experts

Berichten

Hoe voorkom je verrassingen in de uitvoeringsfase?

Auteur: Anneke van Abeelen, Best Value Trainer en Jolanda Hoogkamer, Best Value Support
Best Value Sales en Best Value support

Minder verrassingen

Het toepassen van de Best Value-aanpak binnen projecten zorgt voor minder verrassingen voor zowel klant als leverancier. De activiteiten die uitgevoerd dienen te worden zijn helder. Iedereen is op de hoogte van hetgeen hij moet doen en wanneer activiteiten moeten worden uitgevoerd. Dat levert een mooi resultaat op: weinig discussies en een efficiënte uitvoering.

In de praktijk

Toch zien we in de praktijk het tegenovergestelde vaak gebeuren. Er ontstaan veel discussies en de focus ligt vooral op detailniveau.

Hoewel er binnen een project geen afwijkingen zijn op tijd of budget worden er toch veel ongewenste gebeurtenissen gerapporteerd in de wekelijkse rapportage.

Hoe kan dit?

Onduidelijkheid

Hoe zit het met de doelstellingen? Als deze namelijk niet helder zijn ingericht in de wekelijkse rapportage dan kan de klant in de stress schieten. Er onstaan zorgen bij de klant of de leverancier bepaalde processen wel beheerst. Wat gaat de klant dan doen? Hij gaat energie steken in controle en probeert de boel zelf op de rails te krijgen.

Hoe los je dit op?

Je kunt dit oplossen door te controleren of het plan van de leverancier duidelijk en juist vertaald is naar de wekelijkse rapportage.

Controleer of het plan geen hiaten bevat
- Vul ontbrekende informatie aan en kijk of alle raakvlakken duidelijk zijn en benoemd zijn

Controleer of het plan dominante informatie bevat
- Als informatie niet helder en meetbaar is dan is het onduidelijk hoe je prestaties goed kunt volgen tijdens de uitvoering

De leverancier dient dus al in de concretiseringsfase te zorgen voor een transparante omgeving. Dit doet hij door zijn plan naar een heldere mijlpalenplanning te vertalen. Door precies aan te geven hoe de prestaties van de klant alswel als de leverancier gemeten gaan worden, ontstaat er helderheid en een efficiënte uitvoering.

Laat je wekelijkse rapportage checken

Ben je benieuwd of jouw projectplan goed is vertaald naar de wekelijkse rapportage? Kom dan op 14 oktober naar de workshop Wekelijkse Rapportage ‘Voor een vliegende start’.

Tijdens deze workshop komen klanten en leveranciers met hun wekelijkse rapportage bij elkaar om deze samen met twee experts te verbeteren.

35% teamkorting

Tot 3 oktober bedragen de deelnamekosten € 797,- per persoon. Daarna betaal je € 997,- per persoon. Maak ook meteen gebruik van de speciale teamkorting en ontvang 35% korting bij aanmelding van 3 of meer deelnemers.

De workshop vindt plaats op 14 oktober 2014 van 10:00 tot 16:00 uur in IJsselstein. Bestel hier je plaats(en) voor de workshop Wekelijkse Rapportage ‘Voor een vliegende start’.

De wekelijkse rapportage een tijdrovende klus?

Auteur: Jolanda Hoogkamer
Best Value Sales support

Afgelopen dinsdag heb je gratis kunnen deelnemen aan het webinar ‘In 5 stappen aan de slag met de wekelijkse rapportage’. Bekijk hier de video’s om het webinar terug te luisteren.

Tijdens het webinar zijn maar liefst 64 vragen gesteld. Een aantal vragen zijn plenair besproken en Anneke heeft veel vragen individueel beantwoord tijdens het webinar. Er wordt gewerkt aan een overzicht met antwoorden op alle gestelde vragen.

Tijdrovende klus

Wat opvalt bij de analyse van de vragen is dat er veel vragen gericht zijn op het detailniveau, een van de grootste valkuilen bij het werken met de wekelijkse rapportage. Deze detailvragen zijn het gevolg van gebrek aan kennis en ervaring. Zaken die in de workshop Wekelijkse Rapportage: ‘Voor een vliegende start’ uitgebreid aan bod komen.

Een van de opmerkingen die gemaakt werd tijdens het webinar is dat het invullen van de wekelijkse rapportage tijdrovend is. Blijkt het in de praktijk inderdaad zo te zijn dat het werken met de wekelijkse rapportage veel tijd kost dan betekent dit dat er iets in het proces niet goed loopt.

Waarom kost het veel tijd?

Bij het werken met de wekelijkse rapportage zijn er een aantal veelvoorkomende valkuilen waar veel mensen instappen.

Te veel focus op detail
Niet werken met dominante informatie
Er worden te veel mensen betrokken op detailniveau

Te detailgericht en geen dominante informatie

De opdrachtnemer vult de wekelijkse rapportage in, stuurt deze naar de opdrachtgever welke tevredenheidsscores geeft. Het noteren van veel inhoudelijke en technische informatie kost veel tijd. Het gevolg hiervan is dat de opdrachtgever betrokken wordt bij jouw inhoudelijke proces en het veel tijd kost om de wekelijkse rapportage te beoordelen. Hierbij is de kans op een lage tevredenheidsscore groot en ontstaat er alsnog ruis over de prestaties van beide partijen. De valkuil is ook dat de opdrachtgever ’iets van je proces gaat vinden’ of voor de opdrachtnemer ‘gaat denken’.

Te veel mensen

Als je naast alle detailinformatie ook te veel mensen betrekt bij de inhoud van je wekelijkse rapportage dan is de kans groot dat er steeds meer ruis ontstaat, waardoor vergaderingen langer gaan duren en de helderheid verdwijnt. Wat ga je dan doen? Je gaat er nog meer mensen bijhalen om dingen helder te krijgen. Een oplossing die alleen maar averechts werkt en een sneeuwbaleffect heeft.

Maximaal 30 minuten werk

Natuurlijk kost het werken aan de wekelijkse rapportage in het begin meer tijd, omdat het nieuw is en het een andere manier van samenwerken is. Maar als je de kern van de rapportage goed doorhebt hoeft het geen tijdrovende klus te zijn en haal je maximale winst uit de wekelijkse rapportage. Voldoende oefenen en een goede opleiding zijn hierbij key. Dan ben je er maximaal 30 minuten per week aan kwijt. Best Value Experts helpt je hier graag bij en organiseert op 14 oktober 2014 een workshop WR: ‘Voor een vliegende start’.

Webversie wekelijkse rapportage

In het webinar zijn ook opmerkingen gemaakt over de werkbaarheid van de wekelijkse rapportage zoals Rijkswaterstaat deze beschikbaar heeft gesteld. Deze versie werkt niet in iedere omgeving even optimaal. Jolanda is bezig met het ontwikkelen van een webversie van de wekelijkse rapportage. Met de webversie heb je overal en altijd toegang tot de template, ongeacht locatie of systeem. Zodra er meer duidelijkheid is over de opleverdatum wordt dit in ons e-zine gecommuniceerd.

__________________________________________________________________________________________

Workshop wekelijkse rapportage ‘Voor een vliegende start’

Op 14 oktober 2014 organiseert Best Value Experts de workshop ‘Voor een vliegende start’. Samen met twee experts ga je aan de slag om je de wekelijkse rapportage helemaal eigen te maken.

Details:

Datum: 14 oktober 2014
Tijd: 10:00 tot 16:00 uur
Plaats: omgeving Utrecht

Actie tot 17 september: € 497,- per persoon!

Klik hier om je aan te melden en voor meer informatie.

Tel uit je winst met de wekelijkse rapportage

Auteur: Jolanda Hoogkamer
Best Value Support

Een project begint in de uitvoeringsfase pas echt. Ook met een goed projectplan en een risicodossier treden risico’s op en loopt een project vaak uit in tijd en geld.

Ontstaan van ruis

Vaak is het onduidelijk hoe het project nu eigenlijk loopt en wat de overschrijding in tijd en geld is. En door die overschrijdingen kan er ruis ontstaan hoe de opdrachtnemer nu eigenlijk presteert en is niet duidelijk wie de veroorzaker is van het meerwerk. In de dagelijkse praktijk wordt je (af)geleid omdat je brandjes gaat blussen en vult je agenda zich met de vele overleggen waarbij tal van projectmedewerkers aanwezig zijn. Er wordt overlegd en gerapporteerd op detailniveau, vaak achteraf zodat je als opdrachtgever of projectleider minder gelegenheid hebt om te sturen op het beheersen van het risico; het overkomt je.

Voorkomen

De wekelijkse rapportage kan je helpen dit te voorkomen en heeft als doel om in één oogopslag te kunnen zien hoe een project ervoor staat. Het draagt bij aan het minimaliseren van projectrisico’s en het behalen van projectdoelstellingen. Daarnaast geeft het transparantie en meet het de prestaties van opdrachtgever en opdrachtnemer.

Winst

De winst van werken met de wekelijkse rapportage:

- Minder/korter (voortgangs- en contract)overleg
- Korte doorlooptijd contractwijzigingen
- Minder (tijds)investering voortgangsrapportages
- Geen ruis over prestaties opdrachtnemer of opdrachtgever
- Gerichte managementaandacht

Geschikt voor alle projecten

De wekelijkse rapportage is geschikt voor alle projecten dus niet alleen voor Best Value projecten. Binnen ieder project kan een projectteam dat transparant en efficiënt wil werken, een team dat wil leren met als doel beter te worden, waarde wil toevoegen en meetbare prestaties wil gebruiken voor toekomstige projecten, werken met de wekelijkse rapportage. Het helpt je het lerend vermogen van je team en organisatie te prikkelen.

Geen inkoop- of verkooptruc

De Best Value aanpak is geen inkoop- of verkooptruc. Het gaat over het minimaliseren van projectrisico’s en het halen van projectdoelstellingen met zo min mogelijk geld en tijdsoverschrijdingen. Hiervoor is een verandering nodig in houding en gedrag. De wekelijkse rapportage helpt je om die verandering om te zetten in zichtbare en meetbare prestaties in je project. De prestatie-informatie is je visitekaartje voor andere projecten.

Ook bij projecten die niet volgens de Best Value methodiek zijn aanbesteedt is dit toe te passen door met de wekelijkse rapportage te gaan werken. Hierdoor ligt de focus op het behalen van de projectdoelstellingen en minimaliseren van risico’s. Je creëert daarnaast je winst: minder overleggen, korte doorlooptijd van contractwijzigingen, alleen managementaandacht waar nodig en geen ruis over de prestatie van opdrachtnemer of opdrachtgever doordat je transparant gaat werken.

Alweer het wiel uitvinden

Hoe vaak gebeurt het in een project dat je steeds weer ‘het wiel uitvindt’? Terwijl in andere projecten bepaalde of soortgelijke risico’s al zijn opgetreden en hier een uitgewerkt beheersplan voor is? De wekelijkse rapportage legt de beheersmaatregel(en) vast voor bepaalde risico’s met beknopte (dominante) informatie en bevat zodoende een schat aan informatie om te leren, te verbeteren en te delen.

In het Best Value Experts e-zine van 18 juni 2013 kun je meer lezen over de wekelijkse rapportage.

__________________________________________________________________________________________

Gratis webinar ‘Aan de slag met de wekelijkse rapportage’

Wil je weten hoe je zelf kunt starten met de wekelijkse rapportage? Best Value Experts organiseert een gratis webinar op dinsdag 9 september 2014 van 20.00 tot 21.00 uur.

De agenda:

Wat is de wekelijkse rapportage
De winst van de wekelijkse rapportage
De valkuilen van de wekelijkse rapportage
In 5 stappen zelf aan de slag met de wekelijkse rapportage

Klik hier om je aan te melden voor de webinar.

Misverstand: Best Value aanbieders moeten projectrisico’s managen

Auteur: Anneke van Abeelen, Best Value Trainer
Best Value Sales

Misverstand

Een groot misverstand wat ik in de praktijk bij mijn klanten en hun opdrachtgevers vaak tegenkom is de overtuiging dat Best Value aanbieders projectrisico’s moeten managen. Nee, ze managen risicomitigatie en dat is heel wat anders! Dat doen ze door risico’s te identificeren, zichtbaar te maken middels transparantie en door deze te integreren in hun planning.

Stappenplan risicomitigatie (klik hier voor de audioversie)

Als Best Value aanbieder zou je de volgende aannames moeten doen en deze stappen volgen:

Een expert heeft geen risico.
Identificeer het risiconiveau dat je hebt als aanbieder.
Als je wel risico’s hebt in je aanbodscope verklein dan je scope totdat je geen risico meer hebt (als je de projectdoelstellingen van de klant daarmee niet kunt realiseren bezin je dan op inschrijven op de tender). Als je risico’s ziet die veroorzaakt worden door een gebrek aan informatie, schat dan de situatie in naar je beste kunnen (gebruik je ervaring).
Nu ben je als aanbieder expert binnen je plan.
Alles wat gebeurt in afwijking op jouw plan (ongewenste gebeurtenis met effect op tijd en/of geld) is voor rekening van de opdrachtgever. Uitgezonderd fouten die je zelf maakt c.q. missers die je als expert had kunnen voorkomen.
Je identificeert vervolgens risico’s buiten je invloedssfeer, bedenkt hoe je middels transparantie deze externe risico’s aan alle projectactoren duidelijk over kunt brengen en mitigeert (minimaliseert) de risico’s middels mitigatiestappen (activiteiten in tijd).
Daarna manage je de risicomitigatie middels de Wekelijkse Risico Rapportage (WRR). Anders gezegd: je doet dan het risicobeheer (administratieve functie). Zorg ervoor dat de WRR ook prestatiemetingen ten aanzien van risicomitigatie bevat. De grote winst hierin is dat je met deze meetgegevens de prestatie in een volgend traject eenvoudig kunt verbeteren. Daarnaast vormt deze prestatiemeting verifieerbare prestatie-informatie die je kunt gebruiken in een volgend project, voorkomt discussies met je klant en beschermt je winstmarge (aangezien de opdrachtgever financieel verantwoordelijk is als de risico’s optreden). Uiteraard handel je wel in het belang van de klant als een risico optreedt (slimme oplossingen kunnen de ‘schade’ voor je klant beperken).
Het is in het belang van jou als aanbieder om de projectactoren die risico’s veroorzaken, te helpen, zodat je verstoringen van je dienstverlening minimaliseert.

Begrip van dit principe is erg belangrijk: elk mechanisme dat activiteiten (en pro-activiteit) van jou als aanbieder minimaliseert is een risico en is de financiële verantwoordelijkheid van de opdrachtgever!

Risicoverhogende activiteiten

Opdrachtgevers zouden moeten begrijpen dat de volgende activiteiten risicoverhogend werken (en niet tot ‘Best Value’ leiden):

Aanbieders vragen om hun scope te beschrijven in de inschrijving
Aanbieders vragen om hun technische bekwaamheid aan te tonen in hun inschrijving
Personen in het beoordelingsteam gebruiken hun eigen ervaring om inschrijvingen, die gebaseerd zijn op technische randvoorwaarden, te beoordelen

Het is belangrijk voor aanbieders om het ‘Best Value gedrag’ van een opdrachtgever in te schatten vóórdat ze inschrijven. Lees hierover meer in een eerder blog ‘Inschatten: kent de opdrachtgever de principes van BVP?‘.

Best Value Congres 2014

Op 19 en 20 mei 2014 organiseert de Vereniging Best Value Nederland een Best Value Congres aan de TU in Delft. Tijdens het congres vinden er interactieve kennissessies plaats en kun je leren van praktijkervaringen.

Alle zes onze Best Value Experts zullen aanwezig zijn om een track te houden op het congres. Houd het volgende e-zine in de gaten voor meer informatie!

De kosten bedragen € 500, – voor leden en € 600, – voor niet-leden. Meld je aan en kom ook!

Tag Archief van: wekelijkse rapportage