Tel uit je winst met de wekelijkse rapportage

Auteur: Jolanda Hoogkamer
Best Value Support

Een project begint in de uitvoeringsfase pas echt. Ook met een goed projectplan en een risicodossier treden risico’s op en loopt een project vaak uit in tijd en geld.

 Ontstaan van ruis

Vaak is het onduidelijk hoe het project nu eigenlijk loopt en wat de overschrijding in tijd en geld is. En door die overschrijdingen kan er ruis ontstaan hoe de opdrachtnemer nu eigenlijk presteert en is niet duidelijk wie de veroorzaker is van het meerwerk. In de dagelijkse praktijk wordt je (af)geleid omdat je brandjes gaat blussen en vult je agenda zich met de vele overleggen waarbij tal van projectmedewerkers aanwezig zijn. Er wordt overlegd en gerapporteerd op detailniveau, vaak achteraf zodat je als opdrachtgever of projectleider minder gelegenheid hebt om te sturen op het beheersen van het risico; het overkomt je.

 Voorkomen

wekelijkse rapportage - tel uit je winstDe wekelijkse rapportage kan je helpen dit te voorkomen en heeft als doel om in één oogopslag te kunnen zien hoe een project ervoor staat. Het draagt bij aan het minimaliseren van projectrisico’s en het behalen van projectdoelstellingen. Daarnaast geeft het transparantie en meet het de prestaties van opdrachtgever en opdrachtnemer.

 Winst

De winst van werken met de wekelijkse rapportage:

    • Minder/korter (voortgangs- en contract)overleg
    • Korte doorlooptijd contractwijzigingen
    • Minder (tijds)investering voortgangsrapportages
    • Geen ruis over prestaties opdrachtnemer of opdrachtgever
    • Gerichte managementaandacht

 

Geschikt voor alle projecten

De wekelijkse rapportage is geschikt voor alle projecten dus niet alleen voor Best Value projecten. Binnen ieder project kan een projectteam dat transparant en efficiënt wil werken, een team dat wil leren met als doel beter te worden, waarde wil toevoegen en meetbare prestaties wil gebruiken voor toekomstige projecten, werken met de wekelijkse rapportage. Het helpt je het lerend vermogen van je team en organisatie te prikkelen.

Geen inkoop- of verkooptruc

De Best Value aanpak is geen inkoop- of verkooptruc. Het gaat over het minimaliseren van projectrisico’s en het halen van projectdoelstellingen met zo min mogelijk geld en tijdsoverschrijdingen. Hiervoor is een verandering nodig in houding en gedrag. De wekelijkse rapportage helpt je om die verandering om te zetten in zichtbare en meetbare prestaties in je project. De prestatie-informatie is je visitekaartje voor andere projecten.

Ook bij projecten die niet volgens de Best Value methodiek zijn aanbesteedt is dit toe te passen door met de wekelijkse rapportage te gaan werken. Hierdoor ligt de focus op het behalen van de projectdoelstellingen en minimaliseren van risico’s. Je creëert daarnaast je winst: minder overleggen, korte doorlooptijd van contractwijzigingen, alleen managementaandacht waar nodig en geen ruis over de prestatie van opdrachtnemer of opdrachtgever doordat je transparant gaat werken.

Alweer het wiel uitvinden

wiel-uitvinden-wekelijkse-rapportageHoe vaak gebeurt het in een project dat je steeds weer ‘het wiel uitvindt’? Terwijl in andere projecten bepaalde of soortgelijke risico’s al zijn opgetreden en hier een uitgewerkt beheersplan voor is? De wekelijkse rapportage legt de beheersmaatregel(en) vast voor bepaalde risico’s met beknopte (dominante) informatie en bevat zodoende een schat aan informatie om te leren, te verbeteren en te delen.

In het Best Value Experts e-zine van 18 juni 2013 kun je meer lezen over de wekelijkse rapportage.

__________________________________________________________________________________________

Gratis webinar ‘Aan de slag met de wekelijkse rapportage’

Wil je weten hoe je zelf kunt starten met de wekelijkse rapportage? Best Value Experts organiseert een gratis webinar op dinsdag 9 september 2014 van 20.00 tot 21.00 uur.

De agenda:

  • Wat is de wekelijkse rapportage
  • De winst van de wekelijkse rapportage
  • De valkuilen van de wekelijkse rapportage
  • In 5 stappen zelf aan de slag met de wekelijkse rapportage

Klik hier om je aan te melden voor de webinar.

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.